HRIS cloud menjadi salah satu alternatif bagi perusahaan untuk mengoptimalkan kinerja HR secara mudah dan efisien.
Dengan HRIS berbasis cloud, data karyawan dapat disimpan secara aman dan mudah diakses dalam satu lokasi.
Bagi perusahaan yang memiliki data karyawan dalam jumlah banyak, berbagai permasalahan dapat diatasi dengan menggunakan HRIS cloud yang tepat.
Misalnya, mengelola tugas administratif HR, seperti absensi, cuti, gaji, dan hal lainnya dengan mudah.
Untuk itu, LinovHR akan membahas perihal HRIS cloud dan rekomendasi terbaiknya yang dapat Anda gunakan untuk perkembangan perusahaan.
Simak hingga selesai ya!
Apa Itu HRIS Cloud?
Apa itu cloud HRIS? HRIS kepanjangan dari Human Resource Information System, sebuah sistem informasi sumber daya manusia yang digunakan dalam perusahaan atau industri.
Sedangkan cloud atau cloud computing secara sederhana merupakan pengiriman berbagai layanan komputasi, termasuk server, perangkat lunak, penyimpanan data, database, jaringan, serta analitik melalui internet (cloud)
Jadi HRIS cloud adalah Sistem ini mencakup informasi tentang anggota atau SDM, rekrutmen, absensi, dan penggajian.
Awalnya, pengelolaan HRIS dilakukan secara manual oleh staf personalia, namun sekarang telah berkembang menjadi sistem berbasis cloud.
Sistem berbasis cloud, memungkinkan penyimpanan, pengolahan, dan akses data secara fleksibel, dimanapun dan kapan pun.
Dengan HRIS berbasis cloud, perusahaan dapat menerapkan konsep WFH atau Hybrid Work, karena karyawan dapat melakukan absensi dan melaporkan hasil kerja mereka menggunakan smartphone.
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan HRIS Cloud?
Mengapa perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan HRIS cloud? Semakin banyak perusahaan, baik besar maupun kecil, yang menyadari nilai penting sistem ini dalam meningkatkan efektivitas kinerja mereka.
Terdapat sejumlah keunggulan HRIS berbasis cloud yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan, antara lain:
1. Mengurangi Penggunaan Dokumen
Dengan menggunakan HRIS berbasis cloud, kebutuhan untuk menyimpan dokumen karyawan secara fisik dapat dikurangi.
Semua dokumen terkait karyawan dapat disimpan dengan aman di cloud, yang tentu mengurangi beban kerja HR dalam hal administrasi dan pengelolaan dokumen.
2. HR sebagai Mitra Strategis
Dengan adanya HRIS cloud, karyawan dapat mengakses informasi terkait kehadiran, cuti, penggajian, kebijakan perusahaan, dan lainnya melalui portal karyawan secara mandiri.
Hal ini memungkinkan karyawan untuk melihat dan mengurus tugas-tugas sederhana tanpa harus bergantung pada HR atau manajer.
Dengan demikian, HR memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada fungsi strategis dan menjadi mitra bisnis yang berharga.
3. Akses Data untuk Karyawan Remote
HRIS berbasis cloud memungkinkan akses dan pengelolaan data karyawan dari mana saja di seluruh dunia.
Karyawan yang bepergian atau bekerja secara remote dapat dengan mudah mengakses dan memperbarui file dan dokumen mereka, baik itu terkait cuti, kehadiran, pelatihan, pencapaian tujuan, dan lainnya.
Hal ini memudahkan komunikasi dan kolaborasi antara karyawan yang berbeda lokasi.
4. Koneksi Karyawan yang Terjaga
Dengan penggunaan HRIS cloud, HR dapat mengirimkan pengingat otomatis tentang berbagai peristiwa penting kepada karyawan, seperti ulang tahun, hari jadi, dan tunjangan karyawan.
Melalui portal penerbitan, HR juga dapat berbagi informasi, berita, file, dan pembaruan dengan seluruh karyawan atau kelompok tertentu.
Hal ini memastikan karyawan tetap terhubung dan terlibat dalam informasi perusahaan.
5. Hemat Biaya
Penggunaan HRIS berbasis cloud tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi biaya. Tidak ada kebutuhan untuk membeli atau menginstal perangkat keras atau perangkat lunak tambahan.
Tidak ada biaya pemeliharaan tambahan atau kebutuhan tenaga kerja yang berlebihan. Dengan demikian, perusahaan dapat bekerja secara efisien dengan pengeluaran yang lebih hemat.
6. Integrasi yang Mudah
HRIS berbasis cloud dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem perangkat lunak perusahaan yang sudah ada.
Data dapat diimpor dengan mudah dari sistem lain, memungkinkan pembaruan data karyawan dilakukan secara efisien.
Dengan adanya integrasi yang mudah, perusahaan dapat memastikan konsistensi data dan efektivitas pengelolaan informasi.
7. Meminimalisir Human Error
HRIS berbasis cloud membantu meminimalkan kemungkinan terjadinya human error.
Sistem HRIS dirancang untuk melakukan perhitungan dan pengumpulan data lebih cermat, dengan catatan bahwa data yang dimasukkan juga akurat.
HRIS cloud telah dirancang khusus untuk memudahkan proses bisnis dengan menghitung gaji dan menangani administrasi kepegawaian secara efisien, termasuk perhitungan Pajak Penghasilan PPh 21 dan potongan lainnya.
Dengan HRIS ini, karyawan juga dapat melihat langsung slip gaji dan potongan yang terjadi.
Alasan-alasan itulah yang membuat HRIS berbasis cloud sangat penting untuk dipertimbangkan oleh perusahaan, baik skala besar maupun kecil, dalam upaya meningkatkan efektivitas kinerja untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
Apa Perbedaan HRIS Cloud dan On-Premise HRIS?
Untuk memilih sistem HR yang sesuai, penting memahami perbedaan antara HR cloud dan on-premise. Berikut penjelasannya.
1. Efisiensi Biaya
Pada sistem HRM on-premise, perusahaan harus mengeluarkan biaya investasi besar di awal. Ini meliputi infrastruktur, penyimpanan server, dan tenaga IT untuk mengoperasikan dan memelihara pusat data.
Di sisi lain, layanan HR cloud memiliki biaya awal yang lebih rendah karena semua infrastruktur disediakan oleh penyedia layanan.
Perusahaan hanya membayar sesuai dengan kebutuhan cloud yang digunakan tanpa perlu biaya pemeliharaan. Namun, harga dapat berubah saat perusahaan ingin meningkatkan kapasitas penyimpanannya.
2. Deployment
Dalam hal deployment, sistem HR on-premise memungkinkan perusahaan memiliki kendali penuh terhadap pemeliharaan dan masalah yang mungkin muncul.
Semua infrastruktur berada di dalam perusahaan dan perusahaan perlu melakukan pemeliharaan rutin untuk menghindari gangguan server.
Di sisi lain, layanan HR cloud menyediakan dukungan IT, pemeliharaan, pemantauan, dan pembaruan oleh penyedia layanan. Perusahaan hanya perlu mengakses layanan sesuai kebutuhan.
3. Tingkat Keamanan
Meskipun keduanya memiliki tingkat keamanan yang terjamin, sistem HR on-premise cenderung memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi dibandingkan dengan cloud.
Oleh karena itu, sistem on-premise lebih sering digunakan oleh perusahaan yang sangat sensitif terhadap data dan kerahasiaan, seperti pemerintahan dan perbankan.
Namun, layanan HR cloud juga dapat menjamin keamanan dan menyediakan proses backup secara berkala, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang kehilangan data.
4. Akses Data
Pada sistem on-premise, akses data dibatasi dan hanya diberikan kepada perangkat yang telah terinstal dengan perangkat lunak tersebut. Di sisi lain, sistem HR cloud memberikan akses data yang lebih fleksibel.
Perusahaan dapat mengakses data kapan saja dan di mana saja dengan menggunakan berbagai perangkat asalkan terhubung ke internet.
Baca Juga: On Premise vs Cloud, Ini Dia Kelebihan dan Kekurangannya
Rekomendasi HRIS Cloud Terbaik: LinovHR
Saat ini sudah banyak cloud HRIS yang dapat Anda gunakan dengan mudah di perusahaan. Walau begitu, pemilihan software HRIS cloud terbaik bagi sebagian perusahaan merupakan hal yang krusial.
Apalagi software untuk pengelolaan manajemen SDM ini nantinya akan mengatur berbagai hal tentang karyawan perusahaan.
Untuk membantu perusahaan menentukan mana software cloud HRIS yang tepat, rekomendasinya jatuh pada Cloud HRIS LinovHR.
Software ini menyediakan berbagai modul yang lengkap dan saling terintegrasi untuk memudahkan pengelolaan sumber daya manusia dan penggajian perusahaan secara teknis maupun strategis.
LinovHR menawarkan modul yang komprehensif dan ideal untuk menghasilkan data yang akurat, memungkinkan pengambilan keputusan strategis dalam pengembangan perusahaan, tanpa khawatir dengan masalah teknis dan administratif.
Misalnya modul Payroll, dapat membantu HR dalam mengelola perhitungan gaji karyawan dari awal hingga akhir, termasuk pembuatan laporan penggajian.
Ada juga modul Reimbursement yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola sistem reimbursement karyawan, seperti asuransi kesehatan, BPJS Kesehatan/ Ketenagakerjaan, dana pensiun, lembur, serta tunjangan lainnya.
HR juga akan lebih mudah dalam proses merekrut karyawan terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan modul Recruitment.
Bahkan proses manajemen kinerja karyawan seperti penentuan target kerja, penilaian kinerja, hingga hasil review karyawan dapat dilakukan secara tepat dan akurat melalui modul Performance Management.
Selain itu, masih banyak modul-modul terbaik lainnya yang saling terintegrasi untuk mengelola SDM di perusahaan dengan mudah, efektif, dan efisien.
Jadi, jangan berpikir terlalu lama, ajukan demo gratisnya sekarang dan rasakan manfaat terbaik dari Cloud HRIS LinovHR ini!
