Pada dasarnya HR to employee ratio merupakan suatu rasio perbandingan jumlah HR dengan karyawan lainnya yang bukan HR.
Rasio SDM ini adalah suatu pengukuran yang berguna bagi perusahaan atau organisasi untuk melakukan evaluasi dalam departemen sumber daya manusia.
Berbeda dengan departemen lain seperti engineering, sales atau marketing, departemen HR sendiri biasanya hanya memiliki beberapa anggota inti. Bahkan beberapa perusahaan dalam skala kecil dapat bertahan tanpa adanya departemen HR.
Tetapi, apabila perusahaan mengalami perkembangan yang cukup pesat, dari titik tersebutlah akan muncul kebutuhan untuk berada di top employee management. Hal tersebut tentunya untuk mempertahankan, dan meningkatkan kualitas dari karyawan itu sendiri.
Untuk itu, agar bisa membantu Anda dalam memiliki perbandingan jumlah HR dan karyawan yang ideal, artikel dari LinovHR ini akan membahas secara detail hingga rumus perhitungan yang dapat Anda gunakan.
Simak penjelasannya berikut ini ya!
Apa Itu HR to Employee Ratio?
HR to employee ratio merupakan suatu rasio perbandingan jumlah HR dengan karyawan lainnya. Rasio ini mengukur berapa banyak jumlah perwakilan HR untuk setiap karyawan lainnya. Pengertian HR to Employee ratio juga punya arti jumlah karyawan HR yang ideal untuk mendukung 100 karyawan tetap.
Rasio ini berguna untuk memberikan roadmap, kapan waktu yang tepat untuk meningkatkan jumlah tim HR secara bersamaan dengan karyawan lainnya yang bekerja di perusahaan. Hal ini tentunya akan menunjukkan efisiensi dan efektifitas dari kinerja HR.
Bila rasio terlalu tinggi seperti terlalu banyak HR di perusahaan dapat menunjukkan efisiensi yang lebih rendah dalam penyampaian layanan HR terhadap para karyawan. Oleh sebab itu, rasio yang tinggi tidak dapat selalu menjadi patokan karena dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor.
Mengapa HR to Employee Ratio Penting
HR to employee ratio cukup penting bagi perusahaan karena akan memberikan informasi yang penting mengenai efisiensi kinerja bisnis.
Pihak manajemen dapat menggunakan rasio ini untuk mengurangi staff HR jika memang kinerjanya tidak terlalu dibutuhkan di perusahaan.
Dengan begitu, perusahaan dapat melakukan pengelolaan tenaga kerjanya secara lebih efektif dan efisien.Â
Rasio HRD juga dapat membantu organisasi dalam mendelegasikan masalah seperti:
- Pelatihan dan pengembangan
- Pengarahan
- Kompensasi dan benefit
- Kesehatan dan keselamatan
- Hubungan kerja
- Kepatuhan
Berapa HR to Employee Ratio yang Baik
HR to employee ratio yang baik memang tergantung dari ukuran perusahaan. Perusahaan dengan skala besar, akan memiliki rasio yang lebih tinggi ketimbang perusahaan dengan skala kecil.Â
Berikut rata-rata HR to employee ratio yang baik untuk perusahaan, antara lain:
- Kurang dari 100 karyawan tetap dengan rasio 2.70%
- 100 hingga 249 karyawan tetap dengan rasio 1.26%
- 250 hingga 499 karyawan tetap dengan rasio 1.07%
- 500 hingga 999 karyawan tetap dengan rasio 0.82%
- 1000 hingga 2499 karyawan tetap dengan rasio 0.79%
- 2500 hingga 7499 karyawan tetap dengan rasio 0.53%
- 7500 karyawan tetap atau selebihnya, dengan rasio 0.42%
Bila rasio HRD terhadap karyawan tidak termasuk dalam kategori di atas, cobalah lakukan peninjauan bagaimana fungsi departemen HRD perusahaan Anda.
Baca Juga: Daftar Jabatan HRD dalam Perusahaan
Bagaimana Menghitung HR to Employee Ratio
Untuk menghitung berapa rasio HR yang sesuai di perusahaan Anda, bisa dilakukan dengan menggunakan HR to employee ratio formula.
Agar mendapatkan rasio HR terhadap karyawan, Anda memerlukan data berikut ini, antara lain:
- Jumlah HR full time di perusahaanÂ
- Jumlah total karyawan full time
Setelah itu Anda hanya perlu untuk mengikuti rumus sederhana ini agar mendapatkan jumlah perbandingan HR dengan jumlah total karyawan, antara lain:
Â
HR to employee ratio = (Jumlah HR : Total Karyawan Full Time) X 100%
Contohnya:
Perusahaan yang sedang berkembang dengan pesar memiliki total 2,000 karyawan dengan rincian 1,700 karyawan full time. Manajer HR memerhatikan banyaknya tekanan pada HR yang berdampak pada beban kerja yang berat melebihi kapasitas HR yang ada.
Tim HR pada saat ini terdiri dari 30 orang dan 28 di antaranya adalah karyawan tetap atau full time. Setelah itu, manajer HR ingin mengajukan lebih banyak anggaran untuk tim rekrutmen HR.
Sebelum memutuskan untuk merekrut HR tambahan, manajer HR menghitung rasio HR terhadap karyawan pada saat ini, yaitu:
HR : 28 orang
Karyawan : 1,700 orang
Rasio HR terhadap karyawan : (28 : 1700) x 100%
Maka dapatlah rasio HR terhadap karyawan = 1,6%
Faktor yang Mempengaruhi HR to Employee Ratio
Dalam penerapannya, praktik terbaik dari HR to employee ratio akan bergantung pada beberapa faktor. Beberapa faktor tersebut akan memengaruhi rasio HR terhadap karyawan. Berikut adalah beberapa faktornya, yakni:
- Teknologi
- Peran HR
- Kontrol terhadap anggaran dana
- Industri
- Skala perusahaan
- Serikat pekerja dan perjanjian secara kolektif
Software HRIS LinovHR Bantu Atasi Kesenjangan Jumlah HR di Perusahaan
HR to employee ratio akan sangat menentukan seberapa efektif dan efisien HR dalam menyelesaikan pekerjaannya dan membantu pencapaian bisnis.
Apabila jumlah HR to employee ratio di perusahaan Anda lebih besar terhadap karyawan lainnya, maka perusahaan dapat mengurangi jumlah HR dan mengalihfungsikan pekerjaan administrasi HR kepada pihak ketiga, atau dikenal dengan istilah outsourcing.
Namun, untuk perusahaan yang sedang berkembang mungkin akan sulit bagi mereka dalam menyesuaikan rasio HR dan jumlah karyawan. Alhasil, satu orang HR mungkin bisa merangkap beberapa pekerjaan.
Jika sudah seperti ini, penggunaan teknologi HR adalah jalan keluar yang efisien untuk mengatasi hal ini. Penggunaan teknologi bisa membantu mempersingkat proses kerja HR terutama yang bersifat administratif.
Untuk itu, sudah saatnya perusahaan mengadopsi software HRIS seperti LinovHR. Didukung dengan banyak modul dan fitur yang membantu HR mengerjakan tugas administratif dan repetitif lebih cepat.
Mulai dari pengelolaan organisasi yang bisa dilakukan dalam Modul Organization Management, lalu database karyawan di dalam Personal Organization, jadwal kerja dengan Modul Time Management.
Sampai ada juga modul ESS yang memungkinkan karyawan untuk terlibat secara aktif dalam mengelola human resource mereka, seperti absen, izin, cuti, sampai memperbarui profile.
Hal tersebut tentunya akan membantu mengatasi kesenjangan jumlah HR di perusahaan, sehingga HR bisa lebih fokus mengerjakan tugas yang bersifat analisis dan strategis.
Penggunaan Software HRIS LinovHR yang sudah berbasis cloud ini juga akan membuat seluruh data Anda terpusat, sehingga pengelolaan bisa dilakukan dengan mudah.
Segala kemudahan mengatasi kesenjangan jumlah HR di perusahaan dengan Software HRIS LinovHR. Gunakan aplikasinya sekarang juga!
