HR forecasting adalah cara departemen HR untuk dapat merencanakan kebutuhan SDM perusahaan di masa mendatang. Tidaknya menentukan jumlah staf tapi juga membantu dalam menentukan kompetensi dan keahlian seperti apa yang perlu dimiliki karyawan tersebut.
Cara ini tidak hanya dilakukan untuk melakukan perekrutan secara eksternal, tapi juga bisa dilakukan untuk perekrutan internal. Penjelasan selengkapnya bisa Anda temukan dalam artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu HR Forecasting
HR forecasting adalah proses memprediksi bagaimana kebutuhan staf berubah seiring dengan berjalannya waktu sehingga perusahaan dapat tetap adaptif dan operasional tidak terganggu.
Prediksi SDM ini sangat membantu organisasi dalam manpower planning, apakah perlu mengurangi atau menambahkan jumlah staff, atau menyesuaikan peran dan pembagian tanggung jawab.
HR sebagai pihak yang menangani perekrutan, onboarding, dan pelatihan menjadi pihak yang punya kapasitas untuk melakukan hal ini.Perusahaan dapat melakukan prediksi HR secara berkala atau secara terus menerus bila model bisnis melibatkan turnover yang cukup sering.
Mengapa HR Forecasting Penting
HR forecasting penting karena memastikan perusahaan memiliki operasional yang efektif, menghindari biaya yang hilang karena menurunya produktivitas atau karena over staffing.
Bisnis besar dan kecil akan mengalami perubahan dalam hal manpower, bisa karena hal-hal eksternal yang memengaruhi kebutuhan klien, menghasilkan produk yang cukup, atau menyelesaikan berbagai tugas.
Nah, prediksi HR akan membantu mengurangi konsekuensi finansial dan operasional dari hal-hal ini dan melindungi keuntungan bisnis.
Berikut ini beberapa contoh bagaimana HR forecasting mendukung kepentingan perusahaan:
1. Perubahan Permintaan
Dengan adanya prediksi dalam manajemen human resource, perusahaan dapat menyesuaikan ukuran tim untuk memenuhi permintaan yang berubah secara musiman atau karena tren konsumen.
Misalnya, bisnis ritel biasanya mempekerjakan lebih banyak staf menjelang musim liburan. Di sini, tentu perusahaan perlu menyesuaikan kembali ukuran tim sehingga operasional bisa berjalan dengan baik.
2. Perubahan Pasokan
Bagi perusahaan yang bergantung pada bahan atau barang tertentu untuk beroperasi, perusahaan bisa melakukan penyesuaian staf saat perubahaan pasokan terjadi.
Misalnya, pabrik manufaktur komputer dapat mengurangi operasinya selama beberapa bulan saat kekurangan microchip.
3. Perubahan Pasar
Keadaan ekonomi dan pasar yang sering berubah dapat memengaruhi jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, adanya UU mengenai kenaikan upah, yang menyebabkan beberapa perusahaan dapat berencana untuk mengurangi karyawan.
4. Perubahan Staf Internal
Adanya karyawan yang memasuki usia pensiun, mendapatkan promosi jabatan atau mengalami PHK, ini adalah hal-hal yang bisa diperkirakan oleh perusahaan, di sini perusahaan perlu merespons dengan tepat mengenai pergantian yang diperlukan.
Strategi Efektif untuk Melakukan HR Forecasting
Berikut ini beberapa strategi yang bisa diterapkan oleh HR untuk melakukan prediksi dengan efektif:
1. Metode Delphi
Teknik metode delphi adalah metode di mana Anda mengumpulkan pendapat dari beberapa ahli untuk menganalisis suatu masalah. Metode ini menggunakan perantara untuk memfasilitasi pertukuran ide tanpa bias pribadi.
Penggunaan metode ini bisa sangat efektif untuk diterapkan pada perusahaan yang memiliki departemen HR yang besar, serta menjadi strategi efektif untuk menyeimbangkan perspektif berbeda mengenai kebutuhan staf.
Masing-masing secara pribadi menyampaikan ide mereka tentang bagaimana mempersiapkan masa depan kepada perantara. Nantinya Tugas HRD manager akan menyesuaikan prediksi mereka sesuai dengan ide yang didapatkan.
2. Analisis Tren
Strategi analisis tren menggunakan data historis mengenai jumlah karyawan sebelumnya untuk memprediksi kebutuhan di masa depan.
HR akan melakukan perbandingan jumlah karyawan pada titik waktu yang berbeda-beda dengan metrik penting dalam bisnis.
Misalnya, sebuah dealer mobil dapat mempelajari histori untuk melihat jumlah staf sales yang sesuai dengan jumlah rata-rata tertinggi mobil yang terjual per karyawan.
Walau tidak selalu tepat, mengidentifikasi tren dapat membantu bisnis menyiapkan biaya tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.
3. Analisis Rasio
Cara lain untuk melakukan HR forecasting adalah dengan analisis rasio. Cara ini memiliki fungsi yang sama dengan analisis tren karena analisis ini menetapkan hubungan antara metrik utama dan jumlah staf.
Analisis ini memprioritaskan identifikasi rasio yang tepat yang memungkinkan bisnis beroperasi dengan baik dan kemudian menerapkannya di masa depan.
4. Supply Forecasting
Strategi supply forecasting mengacu pada strategi di mana perusahaan menganalisis sumber internal dan eksternal mereka kepada kandidat yang memenuhi syarat.
Secara internal, perusahaan akan menilai karyawan di dalam tim yang layak untuk mendapatkan promosi atau transisi secara lateral ke dalam peran lainnya.
Perusahaan akan meninjau kualifikasi dan evaluasi kinerja karyawan dan memutuskan bagaimana seorang karyawan bisa diberdayakan untuk mengisi posisi yang kosong karena resign atau pensiun.
Kemudian secara eksternal, HRD akan mempelajari pasar tenaga kerja saat ini dan undang-undangan terkait ketenagakerjaan yang relevan untuk menentukan bagaimana faktor-faktor ini akan memengaruhi perekrutan.
Lalu HRD akan menyusun perkiraan mengenai berapa biaya yang dibutuhkan untuk merekrut karyawan baru.
Baca Juga: Bagaimana Membentuk Human Resource Planning yang Efektif
Tips Melakukan Human Resource Forecasting
Agar Anda dapat dengan efektif melakukan prediksi mengenai SDM di perusahaan. Cobalah beberapa tips berikut ini!
1. Manfaatkan Peluang Perekrutan
HR forecasting membantu Anda untuk melakukan perekrutan yang praktis dan mendatangkan peluang untuk menambah talenta dengan skill yang belum dimiliki organisasi saat ini.
Sambil mengumpulkan informasi dan membuat proyeksi mengenai masa depan, cobalah untuk temui manajer lain di dalam organisasi untuk lebih memahami keterampilan dan kemampuan apa yang dirasa kurang di dalam tim.
Daripada hanya sekadar menjadi proses pergantian, HR forecasting dapat menjadi peluang untuk merevitalisasi organisasi dan meningkatkan kemampuan untuk berinovasi.
2. Mempertimbangkan Beberapa Tipe Karyawan
Saat membuat HR forecasting, pastikan untuk meneliti tipe karyawan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mengetahui bahwa mereka dapat memenuhi target produksi yang sama dengan menggunakan karyawan part time alih-alih karyawan full time.
Mengembangkan rencana perekrutan dengan cermat yang mencakup berbagai jenis karyawan dapat menghemat pengeluaran bisnis untuk tunjangan dan biaya lainnya yang terkait dengan penggajian.
3. Tinjau Bagan Organisasi
Sebelum merencanakan perekrutan, tentukan apakah perusahaan telah mendelegasikan pekerjaan dengan sebijak mungkin. Caranya adalah dengan meninjau bagan organisasi yang menggambarkan alur kerja dan hubungan pelaporan yang menjadi andalan bisnis.
Namun, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, sistem-sistem tersebut perlu dipertimbangkan kembali.
HRD perlu mengidentifikasi posisi-posisi yang dapat digabungkan daripada mempekerjakannya secara terpisah-pisah, atau mungkin merekomendasikan untuk menambah posisi yang sama sekali baru untuk meringankan beban kerja yang sulit ditangani oleh satu departemen.
4. Survei Karyawan
Cobalah untuk mempertimbangkan survei karyawan untuk mengumpulkan data substansi untuk memengaruhi prakiraan SDM.
Cara ini akan sangat membantu perusahaan untuk melacak semua perkembangan personalia yang penting dan memperhitungkannya saat membuat perencanaan.
Mudahkan Perencanaan SDM dengan Software HR LinovHR
HR forecasting adalah salah satu cara perusahaan untuk dapat dengan tepat melakukan perencanaan jumlah SDM dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk melakukan perekrutan.
Melakukan perencanaan SDM ini akan semakin mudah dan efektif ketika dilengkapi dengan data-data yang relevan dan terkini mengenai keadaan internal perusahaan.
Software HRIS LinovHR menunjang hal itu, dengan sejumlah modul dan fiturnya HR dan manajerial bisa mendapatkan data komprehensif mengenai keadaan SDM yang mereka miliki.
Mulai dari bagaimana workflow yang dijalankan, jumlah karyawan berdasarkan gender, usia, dan keahlian sampai dengan kinerjanya.
Selain itu, ditunjang juga dengan modul Recruitment yang akan membantu HR secara efektif menyederhanakan proses rekrutmen.
Tiap modul yang ada di Software HRIS LinovHR juga sudah dilengkapi dengan dashboard yang merangkum berbagai informasi mengenai keadaan human resource yang ada.
Sehingga perencanaan SDM dapat dilakukan lebih efektif dan efisien, HR pun dapat bekerja dengan cara-cara paling strategis untuk mencapai tujuan perusahaan.
Ayo, ajukan demo gratis Software HRIS LinovHR sekarang juga!
