Era teknologi telah menghadirkan pergeseran besar dalam operasi manajemen Human Resource (HR).
Tantangan baru yang muncul adalah adanya tekanan pada tim sumber daya manusia untuk meningkatkan tingkat adaptasi mereka dan mengambil lebih banyak tanggung jawab.
Oleh karena itu, perusahaan yang telah menerapkan HR digital transformation memiliki keunggulan dalam menghadapi perubahan budaya kerja dan meningkatkan kemampuan HR mereka.
Artikel LinovHR ini akan membahas tentang HR Digital Transformation mulai dari pengertian, pentingnya, keuntungan, tantangan, roadmap, dan contohnya.
Apa Itu HR Digital Transformation?
HR digital transformation adalah suatu pendekatan yang melibatkan pembaruan proses HR dengan memanfaatkan otomatisasi, pemanfaatan data, dan teknologi cloud untuk meningkatkan efisiensi operasional HR.
Dalam konteks digital HR transformation ini, banyak dari aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara manual akan digantikan oleh komputer dan perangkat lunak cerdas.
Dengan kata lain, teknologi digunakan untuk keuntungan yang lebih besar dan untuk menjalankan proses-proses secara otomatis, meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dari tugas-tugas yang monoton dan repetitif.
Selain itu, pendekatan ini dapat mengurangi risiko kesalahan manusia, mengendalikan biaya, dan berpotensi menciptakan departemen HR yang lebih berkelanjutan secara lingkungan.
Mengapa Perlu Memprioritaskan HR Digital Transformation
HR digital transformation membawa sejumlah keuntungan, termasuk meningkatkan employee experience, menyederhanakan proses bisnis, pengambilan keputusan yang lebih baik berbasis data, dan berbagai manfaat lainnya.
Pemanfaatan alat digital membantu perusahaan menghemat waktu dan sumber daya finansial, sekaligus meningkatkan komunikasi. Hasilnya produktivitas karyawan pun menjadi lebih baik.
Dalam jangka panjang, hal ini juga mendukung HR dalam merekrut talenta terbaik, memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk bekerja dari mana saja, menyediakan informasi yang dapat mempengaruhi keputusan bisnis, dan lebih banyak lagi.
Ketika HR memimpin pergerakan menuju digital transformation, menggandeng para pemimpin dan melibatkan setiap anggota tim dalam seluruh proses, mereka dapat memastikan bahwa pilihan teknologi dan proses yang diadopsi menjunjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan dan budaya perusahaan.
Hal ini juga memastikan bahwa perubahan ini diterima dengan baik oleh seluruh pihak.
Keuntungan Digital HR Transformation
Kehadiran cloud computing yang juga hadir dalam bidang human resource membuat pekerjaan menjadi lebih sederhana, lebih efektif, dan lebih sedikit repetitif.
Secara praktis, hal ini memberikan keunggulan kompetitif dan mengubah cara-cara yang biasa dilakukan dalam bisnis.
Berikut ini beberapa manfaat dari transformasi digital dalam HR:
1. Meningkatkan Efisiensi Manajemen Sumber Daya Manusia (HR)
Melakukan transformasi digital membuat manajemen HR bekerja lebih efisien dari sebelumnya. Misalnya saja, sekarang untuk mengelola cuti karyawan melalui software absensi LinovHR bisa dilakukan hanya dalam hitungan menit.
Pengajuan cuti karyawan pun bisa dilakukan lebih sederhana, hanya melalui ESS LinovHR. Manajer tim secara otomatis diberitahu dan dapat langsung memvalidasi permintaan tersebut.
Ini menggantikan proses yang lebih rumit dan memperbaiki komunikasi internal. Selain itu, Anda dapat melacak aktivitas karyawan secara historis untuk memprediksi hasil di masa depan.
2. Penggunaan Data untuk Pengambilan Keputusan
Teknologi yang diimplementasi dalam human resource memungkinkan proses pengambilan keputusan dilakukan berbasis data. Hal ini karena teknologi umumnya dibekali kemampuan untuk mengumpulkan dan menganalisis data.
Setelah tim Anda mengumpulkan semua informasi dalam satu sistem yang akurat, mereka dapat dengan cepat mengambil tindakan dan membuat keputusan strategis berdasarkan analisis HR yang didukung oleh data.
3. Otomatisasi Proses HR
Otomatisasi membuat Anda dapat mengoptimalkan proses bisnis, sehingga membuat Anda tetap kompetitif dan patuh.
Selain itu, digital HR juga mendukung perampingan alur kerja manajemen.
4. Mensentralisasi Data Karyawan
Manfaat lainnya dari transformasi ini adalah proses pencarian data karyawan dapat berjalan sederhana. Anda pun dapat mengurangi kebutuhan akan data dokumen fisik.
Database karyawan akhirnya menjadi lebih efisien, Anda pun dapat mengakses informasi sesuai kebutuhan dengan mudah.
Sentralisasi data ini juga akan menjadi elemen kunci dalam membedakan diri dalam persaingan bisnis.
5. Efisiensi Waktu dan Penghematan Biaya
Penggunaan teknologi digital akan mengurangi tekanan terkait dengan tugas-tugas administratif.
Hal ini akan mendorong karyawan untuk memiliki waktu yang lebih banyak untuk melakukan tugas-tugas yang bersifat strategis. Mereka menjadi lebih produktif dan kreatif.
Selain itu, proses penggajian akan menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi biaya tidak langsung terkait dengan solusi ini, seperti penyusunan laporan triwulanan atau menghadapi aktivitas carry-forward.
6. Meningkatkan Pengalaman Karyawan
Dengan memberikan akses ke inovasi kepada karyawan, Anda meningkatkan efektivitas, adaptabilitas, dan produktivitas mereka. Selain itu, tim Anda akan lebih setia, kompetitif, terlibat, dan puas.
Mereka akan lebih fokus pada pekerjaan yang memiliki dampak positif dan membebaskan waktu berharga yang dapat digunakan untuk aktivitas yang menghasilkan return on investment (ROI).
Berkat aplikasi berbasis cloud, big data, otomatisasi proses, integrasi cerdas, dan penggunaan bot, departemen HR dapat menciptakan pengalaman karyawan yang terhubung secara menyeluruh untuk mendukung kebutuhan mereka yang berkelanjutan.
7. Peningkatan Komunikasi dan Kolaborasi
Alat-alat digital, seperti pesan instan dan konferensi video, meningkatkan tingkat transparansi dan memfasilitasi komunikasi antara tim HR, karyawan, dan manajemen.
Ini membawa perbaikan dalam kolaborasi dan memungkinkan pemecahan masalah yang lebih efektif.
8. Pengoperasian yang Disederhanakan
Alat-alat digital memungkinkan para ahli HR untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti manajemen cuti karyawan, proses orientasi, pengolahan penggajian, dan administrasi tunjangan.
Ini menghasilkan penghematan waktu dan sumber daya, sehingga tim HR dapat fokus pada pekerjaan strategis yang lebih penting.
9. Mendukung Tenaga Kerja Jarak Jauh
Dengan semakin meningkatnya kerja jarak jauh, transformasi digital memungkinkan tim HR untuk efektif mengelola dan mendukung karyawan yang terpencar.
Alat-alat kolaborasi virtual, sistem manajemen kinerja, dan platform employee engagement berperan penting dalam mendukung model kerja ini.
10. Kepatuhan dan Manajemen Risiko
Perangkat digital dapat membantu para profesional HR tetap mematuhi perkembangan hukum dan peraturan ketenagakerjaan yang terus berubah, sehingga memastikan kepatuhan dan mengurangi potensi risiko.
Selain itu, platform digital seringkali menyertakan fitur keamanan yang memadai untuk melindungi data karyawan yang bersifat sensitif.
Baca Juga: 7 Macam Perubahan Human Resource di Era Digital
Tantangan dalam HR Digital Transformation
Transformasi digital dalam manajemen human resource (HR) adalah upaya yang penuh tantangan. Chief Human Resources Officer (CHRO) harus mendapatkan persetujuan dari berbagai pihak, termasuk mitra bisnis HR, stakeholder, dan karyawan, sebelum bisa melanjutkan.
Ini bukan hanya pekerjaan yang memerlukan kerja keras, tetapi juga memerlukan penelitian yang mendalam dan bukti konsep untuk mencapai kesepakatan bersama.
Transformasi HR menjadi semakin tidak terhindarkan, dan tujuannya adalah untuk memberikan keunggulan kompetitif dan operasional.
Oleh karena itu, penting untuk berfokus pada strategi bisnis, proses, dan teknologi yang dapat diselaraskan dengan tujuan bisnis dan memberikan nilai tambah bagi semua pemangku kepentingan.
Pengenalan transformasi digital HR dapat menghadapi resistensi dari individu dan proses lama yang enggan berubah.
Banyak pihak mungkin tidak setuju dengan konsep transformasi digital karena mengharuskan seluruh perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan teknologi dan proses kerja baru.
Selain itu, ada kemungkinan kurangnya anggaran yang cukup untuk menerapkan transformasi digital dalam proses HR.
Perusahaan juga harus mengatasi tantangan terkait privasi data dan alokasi sumber daya untuk pelatihan, pembelajaran, dan pengembangan karyawan.
Sebagian besar pemimpin HR, sekitar 93%, merasa khawatir tentang dampak lambatnya pertumbuhan ekonomi karena mereka harus menghabiskan waktu dan upaya untuk mengelola kompensasi karyawan dan insentif berbasis kinerja.
Dalam konteks ini, kecerdasan buatan (AI) telah terbukti efektif sebagai alat untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.
HR Digital Transformation Roadmap
Ketika Anda memutuskan untuk mengadopsi perubahan ini dan menghadapi berbagai tantangan, penting untuk merancang roadmap yang jelas dan mengevaluasi prioritas Anda.
Roadmap ini memiliki peran yang sangat krusial dalam mengurangi risiko kegagalan proyek dan mengoptimalkan biaya implementasi.
1. Mengedepankan Pendekatan Berpusat pada Manusia
Salah satu pendekatan yang menjadi fokus utama, bahkan semakin penting, adalah memposisikan sumber daya manusia sebagai pusat dari upaya transformasi digital dalam HR Anda.
Laporan terbaru dari Ward Howell menekankan bahwa memiliki perspektif yang “mengedepankan manusia” akan menjadi kunci keberhasilan perusahaan. Perusahaan juga harus menilai tingkat kesiapan mereka terhadap transformasi digital.
Penting bahwa seluruh elemen dalam perusahaan, mulai dari karyawan hingga pimpinan, serta pemangku kepentingan eksternal dan klien, harus terlibat dalam proses ini.
2. Menilai Pengelolaan Perubahan
Dalam situasi saat ini, dengan berbagai ketidakpastian geopolitik dan gangguan yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis, perusahaan menghadapi perubahan yang cepat dalam berbagai proses kerja mereka.
Salah satu risiko utama adalah ketika karyawan merasa kelelahan akibat perubahan yang terus-menerus, yang dapat mengganggu pengalaman kerja mereka.
Menurut laporan dari Gartner, persentase pekerja yang mendukung perubahan perusahaan mengalami penurunan hingga mencapai 38% pada tahun 2022.
Dalam menghadapi tantangan ini, pendekatan yang baru dan semakin penting adalah memahami bahwa melaksanakan transformasi digital dalam operasi HR bisa menghadapi hambatan tertentu.
Oleh karena itu, upaya untuk membantu karyawan dalam menghadapi perubahan tersebut telah terbukti efektif, dan hal ini menjadi prioritas bagi para pemimpin HR untuk menjaga kesejahteraan karyawan dan memperbaiki pengalaman mereka.
Fakta ini tercermin dalam survei yang menunjukkan bahwa sekitar 53% profesional HR menempatkan manajemen perubahan sebagai prioritas utama di lingkungan kerja mereka.
Dalam mengambil pendekatan yang baru dan semakin penting, evaluasi terhadap prioritas Anda dalam perjalanan menuju transformasi digital HR menjadi langkah yang esensial.
3. Menilai Teknologi HR yang Ada
Pendekatan yang pertama, dan semakin penting, adalah mengevaluasi teknologi HR yang saat ini tersedia.
Berdasarkan survei Gartner 2021 HR Leaders Agenda Poll, sebanyak 48% pemimpin HR setuju bahwa alat-alat HR yang ada saat ini belum mampu memberikan pengalaman yang memuaskan bagi karyawan.
Dalam banyak kasus, teknologi dan alat-alat HR tidak sejalan dengan proses yang dapat meningkatkan kinerja karyawan.
Sebagai contoh, ketika karyawan mencari jawaban atas pertanyaan umum seperti masalah kredensial, kata sandi, cuti, kebijakan peraturan, dan lain-lain, waktu tunggu yang panjang dapat terjadi, terutama jika sistem Anda kurang terintegrasi dan tidak mengikuti perkembangan zaman.
Penting bagi Anda untuk mengkaji ulang kemampuan adaptasi alat-alat HR yang sudah ada terhadap teknologi dan proses kerja yang baru.
Sebagai contoh, Anda dapat mengevaluasi sistem perusahaan Anda seperti HRMS atau alat bantu HCM untuk menentukan sejauh mana sistem tersebut dapat diintegrasikan dengan solusi otomatisasi.
4. Mengidentifikasi Area Transformasi dalam HR
Pendekatan yang pertama, yang juga semakin krusial, adalah mengidentifikasi area-area dalam proses HR yang memerlukan transformasi segera demi meningkatkan pengalaman karyawan dan produktivitas.
Proses-proses kunci seperti manajemen kompensasi, manajemen basis data, rekrutmen, waktu dan kehadiran, serta manajemen orientasi, bergantung pada berbagai sistem perangkat lunak dan alat bantu.
Lakukan evaluasi untuk menentukan area mana dalam proses HR yang memerlukan transformasi mendesak guna memastikan pengalaman karyawan yang lebih baik dan produktivitas yang lebih tinggi.
Pastikan bahwa Anda memutuskan apakah solusi otomatisasi diperlukan untuk semua proses ini atau hanya dalam beberapa proses tertentu yang memerlukannya.
5. Menjamin Integrasi yang Lancar untuk Teknologi Baru
Pendekatan yang harus diambil pertama, dan menjadi semakin penting, adalah berkomunikasi secara aktif dengan tim teknologi informasi (TI) dan merencanakan bagaimana Anda akan mengintegrasikan teknologi baru ke dalam proses perusahaan.
Diskusi bersama dengan tim TI sangat dianjurkan untuk mengurangi risiko terkait integrasi dan untuk memastikan kesuksesan penerapan solusi baru.
Dengan cara ini, Anda dapat memulai untuk merasakan manfaat otomatisasi dan mengoptimalkan investasi Anda pada teknologi yang baru.
6. Membangun Budaya Kolaborasi
Pendekatan yang paling penting, dan semakin krusial, adalah merancang rencana yang mempersiapkan departemen HR untuk mendukung pelatihan karyawan dan memfasilitasi proses pembelajaran.
Jika Anda menerapkan perubahan secara bertahap atau dalam tahap-tahap tertentu, komunikasikan hal ini kepada karyawan dan bantu mereka untuk beradaptasi dengan perubahan dengan lancar.
Pastikan untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan agar dapat mengevaluasi kinerja proyek dan mengidentifikasi ruang untuk perbaikan.
Proses evaluasi berkala akan membantu Anda meningkatkan efisiensi dan membangun rasa percaya diri karyawan.
7. Batas Waktu Implementasi
Pendekatan yang harus diambil pertama, dan menjadi semakin penting, adalah menentukan dengan jelas kapan Anda berencana untuk menerapkan inisiatif transformasi digital.
Keputusan mengenai jadwal implementasi ini sangat penting, terutama jika perusahaan Anda memiliki skala besar.
Untuk bisnis kecil atau menengah, perspektif implementasi dapat berbeda, dan mungkin bermanfaat untuk mempertimbangkan percobaan konsep sebagai langkah awal.
Sebagai alternatif dari penerapan transformasi digital secara menyeluruh dalam semua operasi HR, pertimbangkan untuk menerapkannya pada satu area tertentu dalam proses HR.
Pastikan Anda berkomunikasi secara efektif dengan vendor dan menjalankan implementasi sesuai jadwal yang telah ditentukan.
8. Memilih Vendor dengan Bijak
Pendekatan yang harus diambil pertama, dan semakin penting, adalah memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan mampu membantu Anda mengelola anggaran dengan bijaksana.
Alat otomatisasi HR yang sudah tersedia secara siap pakai mungkin bisa segera digunakan untuk memulai. Namun, perlu diingat bahwa solusi ini mungkin memiliki keterbatasan dalam hal kemampuan kustomisasi dan perluasan.
Jika Anda memiliki tujuan bisnis khusus yang ingin dicapai, sebaiknya pilih solusi otomatisasi yang dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang dengan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.
Penting untuk menjadikan alat ini efektif dan efisien dalam memberikan hasil bisnis, terutama dalam hal rekrutmen, komunikasi karyawan, dan orientasi, dengan memanfaatkan kemampuan otomatisasi.
Platform AI percakapan, sebagai contoh, dapat menjadi alat yang penting untuk menciptakan dialog yang disesuaikan atau kuesioner berbasis FAQ untuk menangani berbagai masalah karyawan secara efisien.
Contoh HR Digital Transformation
Berikut ini adalah contoh dari penerapan HR Digital Transformation:
1. Proses Orientasi Digital
Menggunakan chatbot yang bebasis AI bukan hanya membantu mengurangi tingkat perpindahan karyawan, tetapi juga mempercepat proses orientasi digital.
Karena proses orientasi karyawan adalah hal yang bisa diprediksi, maka lebih mudah untuk merancang alur kerja berdasarkan peran masing-masing dan memberikan fleksibilitas yang memadai kepada calon yang ingin memahami lebih banyak tentang perusahaan Anda atau tahap selanjutnya dalam proses kerja.
Jika proses orientasi tidak mencapai standar yang diharapkan, karyawan cenderung membuat lebih banyak kesalahan dan membutuhkan lebih banyak bantuan. Akibatnya, mereka mungkin merasa kurang puas dan frustasi.
Transformasi digital strategis dalam HR melibatkan pembangunan metode orientasi yang lebih menarik dan responsif bagi karyawan baru Anda.
Kehadiran AI percakapan memainkan peran kunci dalam menentukan tujuan orientasi digital Anda dan mencegah kerugian finansial yang besar.
2.Employee Self-Service Portal
Menurut studi McKinsey, karyawan menghabiskan hampir satu hari penuh setiap minggunya untuk mencari informasi perusahaan, termasuk informasi dasar human resource.
Sebagai bagian dari transformasi digital SDM Anda, setiap pertanyaan dapat diselesaikan dengan employee self service portal yang mudah diakses.
Tidak hanya terbatas pada informasi harian, portal ESS ini dapat memungkinkan karyawan dan manajer untuk melihat informasi penting seperti:
- Skor NPS
- Informasi manajemen kinerja
- Informasi perusahaan seperti kebijakan tempat kerja
- Pelatihan
3. People Analytics
People analytics adalah penerapan pengambilan keputusan berbasis data pada proses SDM dengan tujuan meningkatkan produktivitas, keterlibatan, dan kinerja karyawan.
Organisasi menggunakan people analytics untuk membuat keputusan yang lebih baik mengenai manajemen talenta, retensi karyawan, perencanaan suksesi, dan bahkan perekrutan.
HR menggunakan data yang terkumpul dalam tools untuk mengembangkan strategi dalam meningkatkan kepuasan karyawan, melakukan pelatihan dan pengembangan tim, serta meningkatkan produktivitas karyawan.
Mulai Digital HR Transformation dengan LinovHR
HR digital transformation menjadi bagian penting di era HR saat ini. Penerapannya akan mendukung HR untuk bekerja lebih efektif dan efisien.
Ketika HR dapat melakukan hal ini, maka akan berdampak langsung kepada kesuksesan perusahaan.
Maka tidak heran saat ini transformasi digital dalam tubuh HR menjadi hal yang tidak bisa diabaikan lagi. Di dalam transformasi ke arah digital ini, pemilihan teknologi yang mumpuni menjadi bagian penting.
Penting bagi perusahaan untuk dapat memilih teknologi seperti apa yang perlu diimplementasikan dalam menunjang transformasi digital dalam tubuh HR.
Pastikan teknologi tersebut dapat mendigitalisasi, otomatisasi, serta mengintegrasikan semua kegiatan yang berkaitan dengan human resource.
Semua kemampuan itu, bisa Anda temukan dalam Software HRIS LinovHR. Di mana software ini adalah salah satu HRIS yang memiliki modul dan fitur lengkap dalam manajemen human resource.
Dari mengelola data terkait organisasi yang bisa dilakukan dengan modul Organization Management, mengelola daftar database karyawan secara lengkap dengan modul Personnel Administration, sampai mengelola jadwal kerja dengan modul Time Management. Semua bisa dilakukan di satu perangkat.
Software HRIS LinovHR juga memungkinkan HR mengelola kegiatan rekrutmen, memantau kinerja, menyusun kompetensi karyawan, merencanakan suksesi, sampai dengan pelatihan dan pengembangan karyawan.
Semua bisa dilakukan dalam satu perangkat yang saling terintegrasi. Hal ini tentu akan membuat transformasi dalam manajemen HR dapat berjalan lebih optimal.
Ayo ajukan demo gratis Software HRIS LinovHR, dapatkan kesempatan mengetahui lebih lengkap modul dan fiturnya.
