HR Cloud Based System: Pengertian & Manfaatnya untuk Perusahaan

Semua perusahaan menginginkan performa kinerja karyawan yang efektif dan efisien. HRD adalah divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM).

Dengan pengelolaan yang tepat, karyawan dapat memberikan kontribusi terbaik dari perusahaan. Pengelolaan SDM melalui cara konvensional sangat memakan waktu lama dan memerlukan tumpukan dokumen yang banyak.

Kini, dengan adanya teknologi dari HR Cloud Based System, HRD dapat mengucapkan selamat tinggal pada cara konvensional dan tumpukan kertas yang rumit. 

 

Apa itu HR Cloud Based System? 

Sederhananya, HR Cloud Based System adalah sebuah kesatuan sistem yang menawarkan otomatisasi dan integrasi pengelolaan SDM menjadi lebih cepat, aman, akurat, dan mudah.

Sistem akan memfasilitasi HRD dengan berbagai fungsi seperti payroll, rekrutmen, pelatihan, pencatatan kehadiran, dan fungsi lainnya yang mencakup aspek kinerja HRD berkaitan dengan pengelolaan SDM. Cloud Based

System menyimpan semua data dan informasi berhubungan dengan pengelolaan karyawan dalam satu tempat, sehingga membuat HRD hemat waktu dan lebih mudah dalam melakukan pencarian atau akses data. 

HR Cloud Based System dapat diakses secara online oleh karyawan dan manajer yang mempunyai hak akses.

Pemberian hak akses dimaksudkan agar data dan informasi yang tersimpan dalam cloud terjamin keamanannya tanpa jamahan dari tangan tak bertanggung jawab.

Hal ini juga berkaitan dalam antisipasi maraknya pencurian dan manipulasi data yang ada di era modern. Jadi, penyimpanan data dan informasi terjamin keamanan dan kerahasiaannya.  

 

Transformasi Manual Menuju HR Cloud Based System

Saat ini  banyak perusahaan yang memprioritaskan SDM untuk mendorong kesuksesan bisnis yang signifikan.

Sebagai  kekuatan penggerak terbesar dari seluruh organisasi, karyawan harus dikelola dengan cermat dan efisien untuk mendapatkan hasil terbaik.

Tuntutan akan efisiensi kinerja berkembang pesat karena persaingan dan iklim bisnis terus berubah secara berkala.

Pihak internal perusahaan pun menginginkan meningkatkan kualitas kinerja karyawan akibat adanya kesenjangan skill karyawan saat ini dan skill yang sesungguhnya dibutuhkan.

 

Baca Juga: Indikator Apa Saja yang Digunakan untuk Penilaian Kinerja Karyawan?

 

Cara konvensional dalam pengelolaan SDM cukup rumit dan memakan waktu lama. Berinovasi dan bertransformasi melalui teknologi dapat mengubah kinerja HRD dari birokrasi yang kacau menjadi berorientasi kepada bisnis.

Teknologi HR Cloud Based System mampu mengembangkan fungsi kerja HRD dalam pengelolaan SDM menjadi saling terintegrasi dan terotomatisasi. Karyawan sebagai sasaran utama pengelolaan SDM menjadi lebih puas dan akhirnya dapat menampilkan performa terbaik untuk perusahaan. 

Transformasi manual menuju HR Cloud Based System dapat menggerakkan seluruh bagian dalam perusahaan.

Sebab, karyawan dari setiap divisi yang berbeda menjadi lebih produktif dalam bekerja yang akan berdampak pada kinerja divisi lain. Berkenaan dengan hal tersebut, perusahaan semakin menyadari betapa pentingnya untuk mulai beralih kepada HR Cloud Based System. 

 

Manfaat HR Cloud Based System

HRD menangani berbagai macam tugas dalam pengelolaan SDM, seperti perekrutan, pelatihan, manajemen kinerja, dan penyimpanan data karyawan, pencatatan kehadiran, dan payroll.

Salah satu hal umum yang cukup berat dalam tugas HRD adalah pemrosesan data, mengingat jumlah data dari karyawan sangat banyak. Satu karyawan dapat mempunyai berbagai informasi, data, dan komponen yang berbeda satu sama lain.

Kemunculan HR Cloud Based System menjadi angin sejuk bagi HRD dengan memberi beberapa manfaat.

 

Otomatisasi

Sebelum menggunakan sistem, HRD harus berkutat dengan tumpukan data dan kesulitan dalam mengatasinya.

Akan tetapi, cloud based system dalam pengelolaan SDM menawarkan solusi otomatisasi tugas-tugas HRD seperti timesheet kehadiran, penilaian kinerja, approval pengajuan cuti, dan lain-lain.

Otomatisasi membuat kinerja HRD lebih cepat dan sigap untuk fokus kepada hal penting lain tanpa perlu mengkhawatirkan kesalahan dalam pengelolaan SDM.  

 

Memudahkan Rekrutmen

Proses rekrutmen melibatkan penjadwalan wawancara, penyusunan feedback wawancara dan mem-posting tawaran pekerjaan.

Cara konvensional menjadikan data rekrutmen mengalami redudansi, tidak sinkron dan akhirnya menghambat rekrutmen.

Proses perekrutan secara online menawarkan analitik data berkualitas tinggi.

Misalnya, data gaji dapat digunakan untuk melakukan benchmarking gaji. Data pendidikan terakhir dapat digunakan untuk mengambil kesimpulan terkait hubungan antara latar belakang kandidat dan periode retensi. 

 

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

HRD sebagai pengelola SDM juga sering berinteraksi dengan karyawan, terutama saat karyawan melakukan pengajuan kepada HRD seperti cuti, slip gaji, lembur, dan lain-lain.

Pengajuan biasanya mengharuskan karyawan membuat surat pengajuan, melalui beberapa tahapan, dan menunggu approval.

Proses tersebut tidaklah efisien, khususnya jika karyawan membutuhkan approval secepatnya untuk keperluan mendesak seperti cuti sakit atau anggota keluarga yang meninggal. 

 

Baca Juga: 5 Manfaat Aplikasi Cuti Dibandingkan Proses Cuti Manual

 

Berkat integrasi sistem, karyawan tidak perlu lagi melalui tahapan tersebut karena sistem dapat mengotomatisasi proses pengajuan.

Tidak ada lagi berlama-lama dalam menunggu approval. Kepuasan karyawan akan meningkat dan membuat karyawan semakin termotivasi untuk bekerja. 

 

Efisiensi Bisnis 

Memanfaatkan integrasi dapat membuat HRD mengurangi penggunaan dokumen fisik, meminimalisir kesalahan, dan menghemat biaya.

Contohnya dalam payroll, sistem dapat memproses komponen gaji secara otomatis dan serentak.

Cara ini menjadikan perhitungan gaji menjadi akurat tanpa adanya kemungkinan kesalahan hitung, karena semua telah dilakukan oleh sistem.

HRD juga tidak perlu lagi mengeluarkan  biaya untuk membeli peralatan dan perlengkapan untuk dokumen fisik seperti map, kertas, dan lain-lain. Maka, efisiensi bisnis akan meningkat secara keseluruhan.

 

Baca Juga: Pentingnya HR Integerated System Bagi Perusahaan

 

Memperkuat Reputasi Perusahaan di Mata Karyawan

Sebagian besar perusahaan berlomba-lomba untuk menjaring bakat dari kandidat terbaik. Profesionalisme dalam pengelolaan SDM juga akan memperkuat reputasi perusahaan, membuat kandidat berbakat tertarik untuk bergabung dan mengembangkan karir dalam perusahaan.

Pengelolaan SDM yang baik dengan bantuan sistem akan membantu meningkatkan kepuasan kinerja karyawan, sehingga perusahaan dapat mempertahankan bakat terbaik. 

 

 

Keamanan Data

HRD harus bertanggung jawab untuk menjaga data dan informasi karyawan yang mereka kelola. Data dan informasi karyawan bersifat konfidensial dan riskan mengalami manipulasi. Faktanya, cara konvensional tidak mendukung keamanan tersebut.

Menggunakan HR Cloud Bases System yang memiliki keamanan berlapis membuat HRD lebih mudah dalam mengelola serta tetap memastikan bahwa data dan informasi karyawan tersimpan dengan aman. 

Banyak vendor eksternal yang menawarkan bantuan kepada perusahaan dalam menyediakan sistem pemrosesan HRD.

Namun, perusahaan harus selektif dalam memilih sistem seperti apa yang paling cocok untuk mereka, mengingat proses bisnis setiap perusahaan pasti berbeda tergantung di bidang apa perusahaan tersebut bergerak. LinovHR menyediakan HR Cloud Based System untuk membantu perusahaan mengelola SDM.

 

Seperti apa perbedaanya? Segera hubungi LinovHR dan dapatkan uji coba gratis dari LinovHR!