Di masa kemajuan teknologi seperti sekarang, beberapa tugas repetitif mulai dialihfungsikan menggunakan kemampuan AI. Salah satunya dalam pengelolaan human resource yang sudah mulai menggunakan HR chatbot.
Penggunaan teknologi satu ini membawa banyak manfaat bahkan memengaruhi pengalaman karyawan di perusahaan.
Mari simak penjelasan lebih lanjut dalam artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu HR Chatbot
Seperti namanya, HR chatbot adalah virtual assistant berbasis kecerdasan buatan yang bertujuan untuk membantu tugas-tugas terkait human resource.
Layanan dilakukan lewat interaksi dengan karyawan melalui email, pesan teks, maupun aplikasi khusus.
Sebagai conversational interface, chatbot HR menggunakan AI dan machine learning untuk membantu aktivitas HR yang mendasar. AI digunakan untuk membaca dan memproses data percakapan dan mengembalikan respons yang sesuai kepada pengirim.
Kegunaan HR Chatbot
Sebagai salah satu teknologi yang dapat membantu meringankan tugas HR, berikut ini beberapa kegunaan chatbot HR:
1. Menjawab Pertanyaan Karyawan
Alat ini berfungsi untuk menjawab secara otomatis pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan karyawan, seperti masalah cuti, kebijakan perusahaan, tunjangan, prosedur internal, dan semacamnya.
2. Keperluan Presensi dan Cuti
Setiap pekerja memiliki jatah cuti yang pengelolaannya merupakan tanggung jawab HR. Lewat chatbot, para karyawan dapat mengajukan permintaan cuti dan memperoleh persetujuan tanpa perlu menunggu terlalu lama.
Selain itu, chatbot juga bisa dipakai untuk mengetahui sisa jatah cuti.
Selain itu, data presensi, absensi, serta jam kerja karyawan juga bisa dipantau melalui chatbot dan diperbarui secara terus menerus.
3. Melakukan Onboarding Karyawan Baru
Ketika menyambut karyawan baru, chatbot bisa membantu proses onboarding dengan memberikan informasi penting seputar kebijakan perusahaan, tugas yang diemban, serta pelatihan dan jadwal yang harus diikuti.
4. Pengingat dan Notifikasi
Chatbot juga berperan sebagai pengingat hal-hal penting, seperti jadwal rapat, pelatihan, kursus, serta perubahan kebijakan perusahaan.
Tak hanya mengingat jadwal kursus dan pelatihan, chatbot juga mampu memberikan rekomendasi dan ketersediaan kelas.
5. Mengumpulkan dan Mengelola Data Karyawan
Chatbot mampu mengakses dan memperbarui data pribadi karyawan seperti alamat, nomor telepon, kontak darurat, dan informasi semacamnya.
Selain itu, kuesioner atau survei yang diisi oleh karyawan sebagai feedback dan masukan untuk perusahaan juga dapat dikumpulkan di chatbot.
6. Membuat Analisis dan Laporan Singkat
Dari data-data yang dimasukkan oleh karyawan, chatbot mampu membuat analisis mengenai tren atau masalah yang mungkin timbul serta menghasilkan laporan sederhana.
Baca Juga: Apa Itu HR Virtual Assistant dan Manfaatnya
Manfaat HR Chatbots
Lalu, apa saja manfaat yang bisa diperoleh perusahaan jika memakai bantuan HR chatbot? Berikut sederet kegunaannya.
1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
Oleh kemampuannya mengotomasi tugas-tugas repetitif HR, karyawan bisa berfokus pada tugas inti yang lebih penting sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan secara menyeluruh.
Tidak hanya dalam menjawab pertanyaan dan menanggapi keluhan, chatbot HR juga bisa menyederhanakan proses rekrutmen dan pemberian rujukan karyawan.
Hal ini dilakukan chatbot dengan secara proaktif memberikan informasi kepada para karyawan mengenai posisi yang tersedia dan mengundang mereka untuk merujuk kandidat yang dirasa pas.
Selain itu, chatbot juga bisa melacak referensi kandidat dan memberi informasi teranyar mengenai status referensi kepada karyawan.
2. Menghemat Biaya
Kemampuan chatbot HR untuk mengerjakan berbagai tugas manusia lewat teknologi otomasi membuat perusahaan mampu menghemat budget karena tidak perlu merekrut dan menggaji lebih banyak karyawan.
Selain itu, skalabilitas chatbot juga membuatnya mampu menangani beban kerja yang semakin berat tanpa membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan lagi.
Keunggulan ini membuat chatbot cocok dipakai untuk bisnis yang sedang berkembang.
Bagaimana Pengaruh Employee Experience dan HR Chatbot
Ini bisa terjadi karena chatbot bisa menjadi titik kontak pertama bagi para karyawan dalam menangani berbagai kebutuhan manajemen human resource.
Ada pun beberapa kegunaan chatbot HR dalam meningkatkan employee experience antara lain:
1. Memperoleh Layanan Instan 24/7 di Mana Saja
Lewat pekerjaan yang dilakukan oleh mesin, karyawan dapat mengakses informasi dan layanan chatbot selama 24/7 sehingga mereka tidak harus menunggu jam kerja untuk memperoleh bantuan.
Hal ini juga membantu karyawan yang bekerja dengan sistem WFH alias Work From Home untuk menjembatani kesenjangan jarak dan kehadiran fisik, karena chatbot mampu melayani mereka secara real time dari lokasi manapun.
2. Tanggapan yang Lebih Transparan
Informasi yang diberikan oleh HR chatbot bersifat transparan dan akurat karena didasarkan pada data.
Hal ini sangat berguna terutama ketika membahas hal yang sensitif, seperti mengenai kebijakan atau menangani keluhan, karena keduanya memerlukan kejelasan dan kepastian.
Tanggapan berbasis data ini juga menghilangkan adanya bias atau keberpihakan sehingga karyawan bisa dengan bebas mengajukan keluhan atau pertanyaan tanpa perlu takut dihakimi.
Keadaan ini akan mendorong budaya kerja yang jujur dan terbuka sehingga membawa dampak baik bagi perusahaan.
Digitalisasi Tugas HR Menggunakan HRIS LinovHR
HR chatbot adalah salah satu cara perusahaan dalam mendigitalisasi pekerjaan repetitif dalam rangka mengoptimalkan sumber daya yang ada.
Selain dengan chatbot, penggunaan HRIS juga amat penting dalam rangka menyederhanakan tugas administrasi dan manajemen human resource.
Software HRIS LinovHR bisa menjadi pilihan yang tepat untuk Anda mendigitalisasi berbagai urusan HRM dengan solusi komprehensif yang ditawarkan.
Di dalam satu aplikasi HR, Anda bisa mendapatkan bantuan dalam mengelola database karyawan, manajemen kehadiran dan cuti, perhitungan gaji, tunjangan, dan pajak, bahkan bisa juga melakukan manajemen talenta.
Tidak hanya menawarkan modul yang lengkap, tapi juga kemudahan akses, di mana HRIS LinovHR ini adalah web-based dan mobile sehingga bisa diakses di mana saja.
Sudah saatnya, tinggalkan cara manual dan berdayakan SDM dengan digitalisasi. Ayo ajukan demo gratis sekarang!
