Kinerja HRD semakin hari menghadapi tantangan yang kian beragam. Adanya kebutuhan baru dari user, persaingan untuk mendapatkan talenta terbaik, membina hubungan baik dengan karyawan, dan lain-lain.
Ada kalanya tugas HRD menjadi menumpuk, khususnya berkaitan dengan hal-hal yang berbau administrasi. HRD pada akhirnya membutuhkan bantuan sistem HR automation agar HRD dapat menyelesaikan semua tugasnya tepat waktu.
Apa itu HR Automation?
HR automation adalah sistem teknologi yang membantu otomatisasi proses administrasi HRD secara berulang serta menyimpan data dan informasi karyawan secara terpusat.
Otomatisasi ini dapat membuat proses administrasi HRD yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam menjadi lebih cepat dan akurat.
Apa yang Bisa Dikerjakan HR Automation?
Implementasi teknologi mulai dilirik banyak perusahaan yang ingin mengembangkan potensinya jauh lebih besar. Muncul pertanyaan dalam benak perusahaan. Apa saja yang dapat diotomatisasi dengan HR automation? Untuk lebih jelasnya, berikut contoh-contohnya:
Payroll
Penggajian atau payroll adalah kewajiban utama bagi perusahaan terhadap karyawan. Jumlah karyawan yang banyak dan komponen yang beragam menjadi kesulitan tersendiri bagi HRD untuk memproses payroll karyawan secara bersamaan. Akibatnya gaji bisa terlambat atau salah hitung.
Saat perusahaan mengotomatiskan sistem payroll, gaji karyawan bisa diproses secara serentak dan akurat serta dikirim ke rekening karyawan tepat waktu.
Cuti tahunan
Tiap tahun karyawan akan mengajukan cuti apalagi saat hari raya besar. Tanpa otomatisasi, jumlah pengajuan yang menumpuk dapat menjadi sumber stres bagi staf HRD dan karyawan itu sendiri karena proses approval pasti akan tersendat. Dengan bantuan sistem, proses pengajuan jauh transparan yang dapat dilacak dan diaudit lebih mudah.
Pelacakan Kehadiran
Kehadiran karyawan adalah hal yang penting didokumentasikan dengan baik karena berhubungan dengan kedisiplinan karyawan serta penggajian bulanan. Akan sangat merepotkan bagi HRD untuk mengecek lembaran catatan kehadiran karyawan.
Dengan otomatisasi, HRD dapat melacak dan melihat jam kehadiran karyawan saat itu juga sehingga tidak ada manipulasi atau kecurangan dalam pencatatan kehadiran oleh karyawan.
Penilaian Kinerja
Bagian penting dari mengelola karyawan dalam perusahaan adalah melalui penilaian kinerja. Cara penilaian manual melibatkan banyak tumpukan dokumen dan itu akan merepotkan HRD. Akhirnya, penilaian yang diharapkan akurat justru menjadi bias.
Penerapan automatisasi performance management adalaha langkah efektif. Penyimpanan data oleh otomatisasi sistem dapat menyimpan data Key Performance Indicator (KPI) banyak karyawan sekaligus.
Manfaat HR Automation
HR automation memberikan banyak manfaat bagi perusahaan dan HRD. Sistem yang terotomatisasi menawarkan akses dimana saja dan kapan saja.
Bahkan, sistem dapat mengurangi penggunaan dokumen fisik yang sering menumpuk di lemari atau meja kerja. Jadi, apa saja manfaat lain dari HR automation? Di bawah ini adalah manfaat-manfaatnya:
Mengurangi Beban Kerja HRD
Mungkin bagi sebagian orang, implementasi teknologi dianggap bisa menggantikan peran manusia. Padahal tidak demikian. Dalam HRD, pendekatan secara manusiawi oleh manusia asli justru diperlukan karena karyawan sendiri adalah seorang manusia.
Proses administrasi HRD dikenal kompleks, rumit, serta memakan banyak waktu. Otomatisasi administrasi kaan mengurangi beban kerja HRD dan membuat HRD jauh lebih siap untuk menhadapi tantangan lain dalam ppengembangangan dan pengelolaan karyawan yang bersifat straetgis.
Keamanan Data
Sisi keamanan data adalah hal yang perlu diperhatikan oleh HRD. Mengapa demikian? Data dan informasi karyawan yang jatuh kepada orang yang salah akan menyebabkan konflik dan bahkan kecurangan (fraud).
Agar terhindar dari semua itu, HR automation memiliki server berbasis cloud untuk melindungi data dan informasi karyawan untuk meminimalisir kemungkinan pencurian dan manipulasi data.
Baca Juga: Cegah Karyawan Memalsukan Kehadiran dengan Fitur Fraud Report
Peningkatan Produktivitas
Tidak peduli seberapa baik organisasi itu dikelola, tanpa teknologi yang tepat perusahaan akan selalu menghadapi kesalahan manusia. Kesalahan tidak mungkin diantisipasi atau dihilangkan. Dalam kinerja HRD, kesalahan atau kekeliruan biasa terjadi karena banyaknya informasi dan data karyawan yang terlibat.
Penggunaan sistem akan mengotomatisasi proses administrasi. Karena beban kerja HRD berkurang, HRD dapat bekerja lebih produktif dari sebelumnya.
Tidak ada lagi waktu berlama-lama untuk mencari data atau menghitung gaji, karena semuanya sudah diproses secara otomatis menggunakan sistem. Kesalahan dalam entri data dan human error pun dapat berkurang drastis.
Penyederhanaan Proses
Berbagai proses administrasi HRD seperti approval cuti, penggajian, pencairan dana reimburse cukup rumit dan membutuhkan tahapan-tahapan tertentu. Dengan otomatisasi sistem, proses dapat berjalan lebih sederhana.
Approval dari pihak terkait juga dapat menjadi cepat dibandingkan cara manual. Sebab, data pengajuan yang masuk kedalam sistem berjalan secara real time dan dapat dilihat saat itu juga.
Penyimpanan Terpusat
Penyimpanan data dan informasi karyawan yang terpisah-pisah hanya akan menyulitkan HRD dan perusahaan. Data dan informasi karyawan dapat disimpan dalam server berbasis cloud secara terpusat dan terintegrasi.
Jadi, saat data dan informasi karyawan dibutuhkan, HRD dapat mengakses sistem langsung tanpa kesulitan yang berarti. Integrasi juga membuat proses administrasi seperti payroll menjadi lebih cepat dan akurat.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Automated HR Software
HR Automation dari Software HRD LinovHR
Memang, tidak semua perusahaan dapat langsung mengimplementasikan HR automation karena terbatasnya sumber daya untuk membangun sistem. Namun, LinovHR punya solusi dalam HR automation dengan Software HRD.
Pengalaman dalam melayani banyak client membuat LinovHR dikenal sebagai salah satu vendor dalam menyediakan Software HRD terbaik untuk perusahaan. Berkat HR automation dari Software HRD, proses pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dapat berjalan lancar secara holistik.
Yuk, coba Software HRD dari LinovHR gratis sekarang juga!
