Departemen HR di dalam perusahaan terdiri dari berbagai peran, salah satunya adalah HR assistant. Peran satu ini punya tanggung jawab yang besar dalam mengelola dan menjalankan fungsi administratif di perusahaan.
Sesuai fungsinya, ia akan bertanggung jawab atas berbagai data terkait dengan human resource. Dengan peran yang diembannya, tentu ia membutuhkan beberapa skil tertentu.
Dalam artikel LinovHR kali ini, kita akan membahas lebih banyak mengenai HR assistant.
Pengertian HR Assistant
HR assistant adalah posisi di departemen HR yang biasanya yang bertugas melakukan support dari pekerjaan utama HR dalam mengurus karyawan. Di dalam departemen HR, HR assistant adalah posisi yang junior.
Tugasnya meliputi pekerjaan administratif seperti pencatatan absensi, cuti, reimburse, dan lainnya. Ia juga bertanggung jawab terhadap data karyawan dan permintaan mereka.
Selain itu, ia juga terlibat dalam proses onboarding untuk karyawan baru dan offboarding karyawan yang keluar.
Mereka juga mengelola benefit karyawan seperti keanggotaan program kesehatan serta bertanggung jawab untuk memastikan karyawan mengikuti perubahan kebijakan perusahaan.
Baca Juga: Seperti Apa Tugas dan Tanggung Jawab HR Generalist?
Tugas dan Tanggung Jawab HR Assistant
Selain bertugas untuk mengurus hal-hal administratif di perusahaan, seorang HR assistant juga memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab lainnya, seperti:
- Melakukan tugas administratif, seperti menjaga database karyawan dan menyortir email untuk departemen HR.
- Mengelola catatan yang tepat tentang kehadiran dan cuti karyawan.
- Membantu Manajer HR dalam formulasi kebijakan, perekrutan dan administrasi gaji.
- Menyampaikan postingan pekerjaan online, menyaring kandidat dan menjadwalkan wawancara kerja.
- Mengkoordinasikan sesi orientasi dan pelatihan untuk karyawan baru.
- Memastikan komunikasi yang lancar dengan karyawan dan penyelesaian tepat waktu terhadap pertanyaan mereka.
- Membuat dan menyerahkan laporan tentang aktivitas HR general.
- Mengurus form PHK dan exit interview.
Selain itu, HR assistant juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen dan file karyawan terjaga dengan baik, sehingga mudah diakses dan dikelola.
Mereka harus memastikan bahwa semua kebijakan dan prosedur HR diikuti dengan benar oleh karyawan dan manajemen.
HR assistant juga harus membantu dalam penyusunan laporan dan analisis data HR, seperti laporan kinerja karyawan atau pengeluaran departemen HR.
Skill yang Wajib Dimiliki HR Assistant
Dengan tugas dan tanggung jawab yang besar, tentunya untuk menjadi seorang HR assistant dibutuhkan skill tertentu. Berikut ini skill yang wajib dimiliki seorang HR assistant untuk menunjang peran mereka.
Keterampilan Komunikasi
Sebagai departemen yang menjadi penghubung antara perusahaan dan staf, mampu berkomunikasi dengan baik adalah skill wajib.
Apalagi nantinya seorang HR assistant akan berkomunikasi dengan berbagai tingkatan karyawan. Ia harus mampu berkomunikasi dengan efektif baik secara lisan dan tulisan.
Pengetahuan Software
Seorang HR assistant harus mahir dalam menggunakan software yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia, seperti software HRIS (Human Resources Information System) atau payroll.
Kerjasama Tim
Kemampuan bekerja dalam tim sangat penting bagi seorang HR assistant. Mereka akan bekerja dengan berbagai departemen dan individu di perusahaan untuk menyelesaikan tugas-tugas terkait sumber daya manusia.
Penyelesaian Konflik
Seorang HR assistant harus memiliki keterampilan untuk menyelesaikan konflik yang muncul antara karyawan atau karyawan dengan manajemen perusahaan.
Mereka harus dapat melakukan resolusi konflik dengan baik tanpa ada pihak yang merasa dirugikan.
Riset dan Analisis
Kemampuan untuk melakukan riset dan analisis data adalah keterampilan yang sangat penting bagi seorang HR assistant, terutama dalam hal mengumpulkan dan menganalisis data karyawan serta kebijakan ketenagakerjaan.
Proaktif
Seorang HR assistant harus memiliki kemampuan proaktif dalam mengidentifikasi masalah atau kekurangan dalam manajemen sumber daya manusia dan memberikan solusi atau rekomendasi yang tepat.
Konsultasi
HR assistant akan menangani berbagai masalah terkait dengan SDM di perusahaan, maka dari itu ia haruslah mampu memberikan konsultasi dan nasehat.
Tidak jarang mereka juga harus memberikan nasehat kepada pemangku kepentingan misalnya memberi nasehat terkait tentang restrukturisasi bisnis.
Mengerti Proses Rekrutmen
Di dalam melakukan pekerjaanya, HR assistant akan terlibat dengan proses rekrutmen, mulai dari screening CV, memilih kandidat, sampai menjadwalkan wawancara. Ia juga akan melakukan onboarding karyawan tersebut.
Dengan berbagai keterlibatannya dalam proses rekrutmen HR assistant harus memiliki skill dalam administrasi dan mengerti dasar-dasar rekrutmen perusahaan.
Pengetahuan Sumber Daya Manusia
Seorang HR assistant harus memahami dan menguasai pengetahuan dasar mengenai manajemen sumber daya manusia, termasuk hukum ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan.
Kemampuan Menggunakan Software HR
Kemampuan kompetensi di bidang HR assistant software juga menjadi skill penting. Apalagi saat ini perusahaan pun sudah banyak yang melakukan transformasi digital.
Penguasaan terhadap software HR akan membantu HR assistant mengerjakan berbagai tugas lebih efektif dan efisien.
Perbedaan HR Associates dan HR Assistant
Di dalam departemen HR, kita mengenal beberapa istilah peran. Salah satu yang kerap dipandang memiliki peran yang sama adalah HR assistant dan HR associates. Padahal keduanya peran yang berbeda. HR associates melakukan tugas yang lebih tinggi dibandingkan dengan tugas HR assistant.
HR assistant menangani tugas-tugas administratif, sedangkan HR associates memiliki tanggung jawab dalam kebijakan perusahaan, memimpin pertemuan seperti exit interview, dan membuat keputusan seperti memilih kebijakan asuransi medis.
Tetapi, tugas HR associates berbeda-beda tergantung pada organisasi yang mempekerjakan. Di perusahaan yang besar dengan departemen HR yang besar, ada banyak judul pekerjaan yang berbeda untuk membedakan tugas-tugas karyawan HR.
Sedangkan di perusahaan yang kecil, mungkin hanya ada beberapa staff HR yang menangani semua tugas.
Buat Pekerjaan HR Assistant Lebih Mudah dengan Software HRIS LinovHR
HR assistant punya peran penting untuk membuat administrasi di perusahaan dapat terkelola dengan baik dan rapi.
Untuk membuat pengelolaan tugas HR assistant lebih efektif dan efisien, implementasi Software HRIS di dalam perusahaan sudah menjadi sebuah keharusan.
LinovHR adalah sebuah Software HRIS yang dapat membantu memudahkan pekerjaan HR assistant. Dengan Software HRIS LinovHR, HR assistant dapat memproses berbagai data karyawan dengan lebih efisien dan efektif.
Beberapa fitur yang dimiliki oleh Software HRIS LinovHR yang dapat memudahkan pekerjaan HR Assistant antara lain:
Manajemen Data Karyawan
LinovHR memiliki sistem manajemen data karyawan yang terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya. HR Assistant dapat dengan mudah memasukkan data karyawan, seperti data personal, data pekerjaan, data absensi, data kesehatan, dan lain sebagainya.
Rekrutmen
Fitur ini memungkinkan HR Assistant untuk memproses rekrutmen, dari pendaftaran hingga proses interview.
LinovHR memiliki fitur aplikasi karir yang dapat membantu mempercepat proses rekrutmen dan memberikan pengalaman rekrutmen yang lebih baik bagi calon karyawan.
Learning Management System
HR Assistant dapat mengelola program pelatihan dan pengembangan karyawan dengan mudah.
LinovHR memiliki fitur untuk membuat jadwal pelatihan, memonitor kehadiran karyawan, dan memastikan karyawan memiliki kompetensi yang diperlukan untuk melakukan tugasnya dengan baik.
Payroll
LinovHR juga memiliki fitur manajemen gaji dan tunjangan yang memudahkan HR Assistant dalam menghitung dan memproses gaji karyawan, seperti penghitungan lembur, cuti, dan tunjangan lainnya.
Dengan adanya modul-modul tersebut, dapat memudahkan proses manajemen karyawan secara menyeluruh dan efektif.
Jangan lewatkan kesempatan untuk merasakan manfaat dari Software HRIS LinovHR yang dapat memudahkan pekerjaan manajemen karyawan.
Daftarkan demo secara gratis sekarang juga dan rasakan sendiri bagaimana LinovHR dapat membantu Anda dalam mengoptimalkan pengelolaan human resource perusahaan Anda.
Dapatkan pengalaman terbaik dalam manajemen karyawan dengan LinovHR, segera daftarkan demo gratisnya sekarang!
