Memiliki pekerjaan adalah hal yang diinginkan oleh setiap orang yang sudah dewasa. Ketika sudah mendapatkannya, tentu kita akan mempertahankannya.
Namun kondisi kehidupan tentu bergerak dinamis, ada kalanya kita harus melepas pekerjaan yang mungkin sudah susah payah didapat.
Banyak faktor yang menyebabkan akhirnya seseorang harus melepaskan pekerjaannya, bisa karena pekerjaan yang tidak sesuai minat, gaji yang tidak sesuai, tuntutan keluarga, ingin berwirausaha, mendapat pekerjaan yang lebih baik di tempat lain, dan banyak lainnya.
Baca Juga: 7 Alasan Resign Yang Sering Diutarakan Oleh Karyawan Terbaik
Apapun alasannya, ketika seorang karyawan memutuskan untuk berhenti atau resign, maka yang perlu dilakukan adalah pemberitahuan kepada atasan/bos terlebih dahulu baru kemudian membuat surat pengunduran diri yang (biasanya) diberikan kepada HRD.
Dalam membuat surat pengunduran diri, seorang karyawan seharusnya tidak asal dalam menulisnya. Ada baiknya meminta template kepada pihak HRD agar format surat sesuai dengan standar perusahaan.
Namun yang menjadi masalah adalah isi dari surat pengunduran diri itu sendiri. Templatenya boleh sama, tetapi isinya tentu akan berbeda.
Pemilihan redaksi kata dalam membuat surat pengunduran diri harus dipikirkan secara matang. Jangan sampai, kata-kata yang tertuang dalam surat justru menimbulkan kesalahpahaman.
Lantas apa saja hal-hal yang harus dihindari dalam membuat surat pengunduran diri tersebut?
Berikut 7 diantaranya.
1. Jangan Menjelekkan Perusahaan
Hal ini tentu sudah sangat wajib dihindari dalam menulis surat pengunduran diri.
Sekalipun alasan kalian berhenti memang karena ada ketidak puasan akan perusahaan, menjadi tidak layak jika hal itu disampaikan di dalam surat.
Bahkan secara etika pembicaraan langsung sekalipun ketika atasan menanyakan hal itu, sebagaimana yang dikutip dari forbes, ada baiknya menjawab dengan kalimat diplomatis seperti ‘karena ada kesempatan yang lebih baik di tempat lain’.
2. Jangan Menyampaikan Hal Bertele-Tele
Dalam surat formal apapun, bertele-tele atau tidak to the point adalah kesalahan yang harus dihindari. Dalam surat pengunduran diri, setelah memperkenalkan diri dan jabatan, langsung saja diisi dengan inti surat berupa pengunduran diri.
Jika memang dibutuhkan berikan alasan singkat mengapa harus mengundurkan diri tanpa disertai alasan yang berbau emosional. Jangan paksakan menulis penjelasan lain yang justru akan membuat peluang kekeliruan semakin besar.
3. Lupa Menulis Kapan Tanggal Mulai Berhentian Bekerja
Beberapa kasus keteledoran dalam menulis surat pengunduran diri adalah lupa menuliskan sejak kapan akan berhenti bekerja.
Hal ini tentu penting sebagai persiapan perusahaan untuk berbagai hal seperti berkas, uang tunjangan, dan lain sebagainya.
Selain itu, perusahaan juga biasanya memiliki standar waktu minimum mengajukan pengunduran diri. Oleh karena itu harus dipastikan antara tanggal pengajuan surat dengan tanggal berhenti sesuai ketentuan.
4. Tidak Perlu Mengungkapkan Pekerjaan Baru
Meskipun alasan pengunduran diri adalah karena mendapat pekerjaan baru, tetapi jangan sampai alasan itu disampaikan secara tertulis di surat.
Selain mungkin tidak perlu bagi perusahaan mengetahui hal itu, penyampaian ini juga lebih kepada etika berbisnis. Jangan sampai pimpinan yang membaca surat seolah dinomorduakan.
5. Jangan Menulis Janji Tertentu
Adakalanya kita sebagai karyawan terlalu merasa berhutang budi dengan perusahaan sehingga membuat keinginan untuk terus membantu meskipun tidak lagi berstatus karyawan.
Keinginan ini bisa saja baik untuk disampaikan secara lisan namun jangan sampai dituliskan dalam surat pengunduran diri karena memang tidak diperlukan.
Jadikanlah posisi karyawan dan perusahaan sebatas urusan bisnis dengan batasan-batasannya. Dengan menuliskan hal tersebut, justru akan membuat diri kalian terliat tidak profesional.
6. Tidak Perlu Meminta Maaf
Meminta maaf menjadi salah satu hal positif didalam kehidupan bermasyarakat. Di Indonesia, surat pengunduran diri masih umum menggunakan permintaan maaf sebagai bentuk sopan santun.
Namun bagi negara-negara barat, permintaan maaf di surat pengunduran diri bahkan dianggap sudah tidak perlu lagi karena mengundurkan diri adalah hak.
Sebagai jalan tengah, jika memeng dirasa perlu kalian bisa tetap menggunakan kata permintaan maaf hanya di satu kalimat penting saja. Tidak perlu sampai meminta maaf berulang kali karena memang hubungan antara karyawan dan perusahaan adalah hubungan bisnis profesional.
7. Tidak Perlu Berterima Kasih Berlebihan
Sama halnya dengan meminta maaf, ucapan terima kasih juga bukan hal wajib dicantumkan dalam surat pengunduran diri.
Apabila tetap ingin menuliskannya, tak perlu dituliskan secara berlebihan. Ucapan terima kasih cukup dituliskan di kalimat penting saja yang ditujukan sebagai penghargaan akan apa yang sudah perusahaan berikan kepada karyawan.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Benar
Surat pengunduran diri harus dibuat dengan hati – hati agar tidak menyinggung siapapun yang ada di perusahaan anda, Dengan begitu anda akan dapat keluar / resign dengan cara yang baik .
