Headcount adalah istilah yang sering ditemui dalam dunia kerja, terutama di bidang HR atau pengelolaan SDM. Istilah ini sendiri merujuk kepada salah satu komponen manpower planning dan budgeting, yang di mana hal tersebut merupakan salah satu tugas utama dari seorang HR di perusahaan.
Melakukan headcount memang diperlukan di dalam sebuah perusahaan. Tujuannya untuk menyesuaikan biaya yang dikeluarkan dengan kebutuhan perusahaan.
Karena sifatnya yang penting, maka dalam pembahasan ini, LinovHR akan membahas lebih dalam pentingnya headcount planning di dalam sebuah perusahaan.
Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Headcount?
Headcount adalah strategi untuk memastikan staf dan struktur organisasi dapat memenuhi tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan dalam anggaran tertentu.
Secara sederhana, proses ini erat kaitannya dengan memastikan jumlah orang yang tepat, dengan keterampilan yang relevan untuk menjalankan strategi, berbeda di posisi yang tepat anggaran tenaga kerja yang telah dianggarkan.
Metrik headcount dapat digunakan oleh seorang HR untuk:
- Memonitoring dan melakukan peningkatan pada perencanaan tenaga kerja
- Mendorong produktivitas dan efisiensi di antara karyawan
- Memprediksi perkembangan tenaga kerja
Pentingnya Headcount Planning
Jika Anda adalah seorang HR perusahaan, maka Anda harus mengetahui pentingnya dalam melakukan headcount planning di perusahaan.
Seperti yang kita semua ketahui, SDM atau karyawan memegang peranan yang penting bagi kemajuan dan perkembangan perusahaan. Oleh sebab itu, perencanaan dan perhitungan jumlah karyawan harus diperhatikan dan dilakukan dengan tepat.
Perusahaan yang kekurangan tenaga kerja, dapat menghambat produktivitas dan juga bisnisnya, sebaliknya jika perusahaan kelebihan tenaga kerja, maka operasional perusahaan akan semakin tidak efisien.
Melalui headcount planning, perusahaan dapat mengetahui apakah mereka sudah memiliki jumlah karyawan yang ideal untuk menjalankan bisnisnya, atau malah sebaliknya.
Baca Juga: Seberapa Penting Employee Empowerment untuk Karyawan?
Peran Headcount Planning dalam Perusahaan
Headcount sendiri memiliki peran yang penting di dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa peran headcount yang perlu untuk Anda ketahui:
- Menjadi pedoman atau acuan bagi perusahaan dalam melakukan perekrutan tenaga kerja
- Untuk mengetahui kompetensi atau skill yang belum dikuasai oleh karyawan, dan mencari karyawan baru yang dapat mengisi kekosongan tersebut
- Membantu dan memudahkan HR dalam merekrut kandidat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan
- Memberikan gambaran biaya kepada perusahaan untuk merekrut tenaga kerja dan juga pengembangan SDM yang sudah ada di perusahaan
Langkah Melakukan Headcount Planning
Sekarang Anda sudah mengetahui pengertian, peran, dan juga pentingnya dalam melakukan headcount planning. Kini, Anda juga perlu untuk mengetahui dan memahami langkah untuk melakukan headcount plan dengan tepat, di antaranya:
1. Identifikasi dan Ketahui Tantangan dalam Bisnis
Sebagai langkah pembuka atau awal, penting untuk mengetahui tantangan apa saja yang dihadapi oleh bisnis atau perusahaan Anda saat ini.
Gunakan perencanaan dan juga perkiraan yang perusahaan miliki untuk memprediksi kebutuhan pelanggan, perubahan kebijakan, teknologi baru, hingga pasar baru.
Manfaatkan hal-hal di atas sebagai informasi dalam menyusun headcount planning.
2. Buatlah Sebuah Metrik
Sebuah metrik perlu untuk dibuat dan diciptakan agar segala jenis keputusan yang diambil didasarkan pada sebuah data yang ada.
Berikut ini beberapa metrik umum yang harus menjadi pertimbangan dalam menyusun strategi headcount, yakni:
- Rating kinerja
- Kualifikasi posisi
- Kemampuan, lisensi, atau sertifikasi karyawan
- Struktur departemen
- Data payroll
- Data kelayakan pensiun
3. Lakukan Evaluasi pada Karyawan Saat Ini
Setelah Anda berhasil membuat metrik-metrik seperti di atas. Maka langkah selanjutnya yaitu melakukan evaluasi terhadap karyawan-karyawan yang ada di perusahaan saat ini.
Hal ini dilakukan untuk mengetahui dan memprediksi potensi-potensi yang memungkinkan untuk terjadi di masa yang akan datang, seperti bagaimana cara
Anda untuk berkembang, bagaimana merekrut karyawan yang sesuai kualifikasi, hingga bagaimana pemecahan masalah jika terjadinya sebuah gesekan di dalam perusahaan.
3. Pastikan Headcount Planning yang Dibuat Dinamis
Headcount planning harus memiliki sifat dinamis, artinya harus dilakukan peninjauan dan pembaharuan seiring berjalannya waktu, sesuai dengan perkembangan yang terjadi.
4. Hitung Perkiraan Biaya yang Dibutuhkan
Setelah Anda memahami dan mengetahui job requirement, beserta sumber daya yang dimiliki perusahaan saat ini. Maka langkah selanjutnya yaitu mencari insight dari HR untuk menetapkan pemberian gaji yang realistis.
Nantinya divisi keuangan perusahaan dapat membuat prediksi atau perkiraan biaya tenaga kerja yang dibutuhkan di masa yang akan datang.
Atur Headcount Planning dengan Efektif Lewat Software HRIS
Headcount planning memungkinkan perusahaan untuk dapat mengoptimalkan tenaga kerja dan juga anggaran. Kesuksesan headcount planning sangat berpengaruh kepada pengelolaan SDM yang Anda lakukan di perusahaan.
Bila pengelolaan karyawan dilakukan dengan baik, maka kinerja perusahaan akan sangat baik. Tentu sebaliknya, jika pengelolaan karyawan tidak baik, maka kinerja perusahaan tidak akan berjalan baik. Anda hanya akan membuang budget.
Beruntungnya, Anda bisa melakukan pengaturan dan pengelolaan headcount planning secara mudah dengan software HRIS LinovHR.
Terdapat beberapa modul yang dapat menunjang perusahaan dalam melakukan aktivitas tersebut, di antaranya:
Organization Management
Melalui modul Organization Management perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengelolaan data terhadap setiap divisi atau unit kerja yang ada di perusahaan, seperti posisi atau jabatan, hingga divisi dimana karyawan berada.
Competence Management
Modul Competence Management dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengukuran secara komprehensif mengenai kompetensi atau kemampuan apa saja yang dibutuhkan oleh setiap unit atau divisi kerja.
Recruitment
Modul Recruitment akan membantu HR dalam melaksanakan proses rekrutmen pegawai baru di perusahaan, mulai dari tahap manpower planning, pembuatan lowongan, hingga tahap penyeleksian kandidat secara mudah, cepat, dan akurat.
Dengan bantuan software HRIS LinovHR, Anda dapat memaksimalkan pengelolaan karyawan dan anggaran untuk tenaga kerja.
Selain itu, Anda juga mendapatkan sistem yang lebih efektif dan efisien untuk perusahaan Anda.
