HCMS (Human Capital Management System): Pengertian dan Area Kerjanya

Besar atau kecil sebuah perusahaan, karyawan tetaplah menjadi salah satu aset yang harus dikelola dengan tepat. Bagaimana mengelola karyawan agar tetap menjadi aset yang memberikan kontribusi positif terhadap perusahaan?

Salah satu cara untuk mengelola karyawan secara optimal adalah dengan menerapkan HCMS (Human Capital Management System)

Apa itu?

Berikut ini pembahasan lengkap LinovHR mengenai HCMS (Human Capital Management System) mulai dari alasan HCMS penting, area kerja hingga rekomendasi HCMS terbaik

 

Apa itu Human Capital Management System?

HCMS atau Human Capital Management Systemadalah serangkaian teknologi terkait manajemen sumber daya manusia di perusahaan. Praktik-praktik difokuskan untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam memberikan kompetensi khusus kepada karyawan.

Human capital management system juga dikenal sebagai sistem atau sebuah perangkat yang memaksimalkan fungsi HRD di perusahaan.

Nantinya, HCMS akan diimplementasikan pada beberapa program pengelolaan karyawan, mulai dari perekrutan, pengelolaan dan pengembangan, hingga penggajian dan tunjangan karyawan.

Human capital management system juga berfungsi sebagai modul terintegrasi untuk meningkatkan kompetensi dan pengalaman kerja karyawan yang berdampak pada kemajuan perusahaan.

Sistem ini umumnya akan mengintegrasikan proses pengelolaan karyawan secara menyeluruh yang dapat disesuaikan dengan tujuan perusahaan.

Human capital management system dapat dioperasikan dan diakses melalui cloud. Dengan memanfaatkan HCMS yang berbasis cloud, perusahaan dapat mengurangi biaya pemeliharaan, meningkatkan akses, meningkatkan pengalaman karyawan, dan meningkatkan keamanan catatan karyawan.

Selain itu, human capital management system juga dapat mengelola data karyawan dalam database khusus yang aman.

Penyedia jasa cloud HCMS umumnya akan memberikan analitik lanjutan yang membantu perusahaan untuk mendapatkan gambaran tentang cara terbaik untuk mengelola karyawan mereka.

 

Baca Juga: Human Capital: Pengertian, Jenis, Tugas dan Contohnya

 

Mengapa Perusahaan Perlu Human Capital Management System?

Human capital management system adalah sebuah sistem yang membantu pihak HRD dan pihak manajerial untuk memberikan peningkatan karyawan melalui beberapa proses pengelolaan yang terintegrasi tanpa harus mengganggu pekerjaan penting lainnya.

Adapun alasan lain yang membuat human capital management system ini menjadi sangat penting bagi perusahaan. Berikut adalah penjelasannya. 

 

Untuk Pengambilan menjadi Jauh Lebih Efektif

HCMS memungkinkan perusahaan untuk mengambil data karyawan yang telah dikumpulkan dan menggunakan analitik tertentu guna memudahkan dalam membuat keputusan bisnis berdasarkan riset yang diteliti dengan baik.

Cara ini bisa menghemat pembiayaan untuk jangka panjang, karena perusahaan tidak membuang uang untuk hal-hal yang yang tidak akurat.

Selain itu, HCMS juga sangat penting dalam perekrutan. Hal ini membuat perusahaan bisa melakukan perekrutan kandidat secara efektif, sehingga tidak memerlukan perekrutan ulang yang dapat memakan banyak waktu dan biaya. 

 

Memberikan Kepuasan Karyawan

Karyawan akan lebih produktif dan bahagia jika keputusan bisnis dibuat berdasarkan perkembangan mereka.

Dengan human capital management system, perusahaan bisa memiliki software yang mendukung tujuan pengembangan dan mendorong pengembangan profesional.

Dengan begitu, karyawan akan merasakan kepuasan kerja yang tentunya akan memberikan manfaat yang positif untuk perusahaan.

 

Meningkatkan Retensi Karyawan

Karyawan akan bertahan jauh lebih lama ketika mereka merasa memiliki keterikatan lebih di perusahaan.

Dengan adanya human capital management system, perusahaan bisa melacak pengembangan dan memberikan pelatihan dan fasilitas pendukung lainnya untuk karyawan, sehingga hal ini bisa mengurangi biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mempekerjakan karyawan baru.

 

Baca Juga: Cara Budaya Perusahaan Membentuk Motivasi Kerja

 

Memperkuat Budaya Perusahaan

Ketika semua karyawan merasa dihargai, budaya perusahaan menjadi lebih baik dan lebih kuat. Karyawan akan lebih banyak terlibat dengan perusahaan, efisiensi dan kemampuan karyawan untuk berkolaborasi yang meningkat. 

Selain itu, komunikasi internal di seluruh perusahaan juga dapat meningkat, sehingga perusahaan bisa terhindar dari miskomunikasi yang dapat menyebabkan konflik dan ketegangan di lingkungan kerja.

Hal ini adalah salah satu gambaran dari hasil pengelolaan karyawan yang baik melalui human capital management system yang efektif.

 

Mengelola Penjadwalan dan Penggajian secara Praktis

Penggajian dan shift karyawan adalah hal yang paling penting. Manajer dan HR tidak lagi harus memfokuskan waktu mereka pada penjadwalan dan menjalankan penggajian ketika perusahaan mulai mengadaptasi human capital management system. 

Dalam HCMS, pihak HRD dan manajerial dapat mengotomatiskan tugas pengelolaan karyawan yang memakan banyak waktu dan kurang efektif. Sehingga, semua tugas-tugas tersebut dapat dikerjakan dengan baik dan otomatis tanpa adanya kesalahan. 

 

Area Kerja Human Capital Management System

Berikut adalah area kerja yang menjadi fokus utama dari human capital management system. 

 

Rekrutmen

Sistem HCMS dapat mengotomatiskan dan mengoptimalkan prosedur perekrutan dengan cepat melalui template yang mudah untuk disiapkan dan ditindaklanjuti.

Selain itu, sistem pelacakan pelamar (applicant tracking system/ATS) pada HCMS dapat secara otomatis menerima atau menolak pelamar berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan yang lebih meningkatkan waktu.

 

Performance management

Human capital management system harus memiliki modul performance management yang komprehensif dan mencakup seluruh proses pengelolaan karyawan, mulai dari menentukan tujuan, peninjauan, dan memberikan tindakan yang tepat berdasarkan kinerja karyawan. 

Ini berarti bahwa penerapan HCMS dapat diselaraskan dengan tujuan organisasi melalui KPI, KRA, serta kompetensi perilaku karyawan yang diperlukan oleh setiap posisi yang ada dalam organisasi.

Umumnya, HCMS akan menyediakan sistem alur kerja yang secara otomatis memicu permintaan umpan balik dan menghasilkan laporan yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu manajer dan HRD dalam memutuskan kemajuan karier karyawan di dalam perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan perkembangan mereka seiring dengan berjalannya waktu.   

 

Kompetensi

Fitur kompetensi pada human capital management system memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi dan melacak kompetensi individu dan kompetensi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam organisasi. 

Dengan adanya data karyawan pada HCMS, perusahaan bisa dengan mudah untuk melacak kompetensi apa saja yang dibutuhkan, dengan begitu perusahaan bisa membuat keputusan lanjutan terkait pemenuhan kompetensi tersebut.

 

Learning

Human capital management system memuat fitur yang mendukung HRD untuk menciptakan pembelajaran dan pelatihan  karyawan, dari persiapan hingga pelaksanaannya. Tidak sampai di situ, dengan adanya HCMS, HRD bisa terbantu dengan adanya fitur yang dapat mencatat manfaat apa saja yang bisa karyawan dapatkan dari pembelajaran tersebut.

Proses pembelajaran dan pengembangan (L&D) dapat dimulai dengan proses identifikasi kebutuhan pelatihan yang komprehensif.

Langkah ini dapat terbantu dengan adanya fitur pendaftaran karyawan secara mandiri terhadap pembelajaran yang mereka butuhkan melalui Human Capital Management System. 

Setelah itu, sistem akan memberikan HRD gambaran kriteria program pelatihan yang tepat bagi setiap karyawan yang mendaftar.

Modul learning management system tersebut langsung terintegrasi dengan modul penganggaran untuk guna mendistribusikan anggaran pelatihan pada masing-masing pusat pembelajaran yang karyawan butuhkan.

 

Career path

Melalui human capital management system, HRD dapat menentukan jenjang karir karyawan dengan mudah dan efektif.

Sistem pada HCMS menyediakan proses komprehensif yang informasi untuk mengidentifikasi keterampilan karyawan, kompetensi, pelatihan, posisi, dan data profil karyawan lainnya. 

HCMS juga dapat memanfaatkan informasi tentang struktur organisasi, deskripsi setiap posisi, dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan.

Sehingga, setiap karyawan dapat masuk ke sistem perencanaan dan memudahkan HRD untuk melihat profil keterampilan dan pengalaman karyawan dan mencocokannya dengan posisi lain yang lebih tinggi.

 

Succession

Modul Perencanaan Suksesi pada HCMS memungkinkan HRD untuk mencatat proyek-proyek penting yang telah dikelola oleh karyawan dan mencatat seluruh kinerja mereka termasuk umpan balik yang diterima

Selain itu, human capital management system menyediakan memiliki ketentuan HRD untuk merekam program pelatihan khusus dan program pengembangan eksekutif yang telah diklasifikasikan. Selain itu, sistem juga akan memudahkan HRD untuk membuat catatan kinerja mereka pada program tersebut. 

Selain itu, modul ini juga dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan seleksi pada calon penerus pemimpin perusahaan dengan mudah. Sistem akan memberi gambaran tentang setiap kandidat serta kemampuan apa saja yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.

 

Software HCMS LinovHR: Platform Human Capital Management System Terbaik

 

HMCS adalah sebuah sistem yang esensial bagi perusahaan dalam pengelolaan SDM secara maksimal dan efisien. Untuk mendapatkan pengelolaan karyawan yang baik, Anda bisa memulainya dengan memilih software HCMS yang baik dengan modul dan fitur yang lengkap.

Salah satu penyedia jasa software HCMS terbaik adalah LinovHR yang bisa Anda dapatkan melalui membantu Anda untuk melakukan pengelolaan  dan pengembangan karyawan di perusahaan Anda secara maksimal.

Software LinovHR menawarkan beberapa modul menarik yang dapat memudahkan HRD di perusahaan Anda, mulai dari perekrutan, pengembangan, pengelolaan, serta perencanaan karyawan ke depannya.

Software HCMS LinovHR juga memiliki sekuritas tinggi dan memiliki aksesibilitas yang mudah. Sehingga, Anda bisa mengakses data karyawan secara aman kapanpun dan dimanapun. 

Segera beralih ke software HCMS LinovHR untuk mendapatkan segala kemudahan dalam pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Kunjungi laman LinovHR sekarang!