Pengelolaan kinerja karyawan tidak hanya memberikan gambaran tentang seberapa baik mereka melakukan pekerjaannya, tetapi juga merupakan alat penting untuk pengembangan individu dan organisasi secara keseluruhan.
Salah satu metode yang sering digunakan dalam penilaian kinerja adalah graphic rating scale. Metode ini memungkinkan perusahaan melakukan penilaian objektif sesuai dengan sifat dan perilaku karyawan.
Bagaimana cara melakukannya? Mari simak dalam artikel LinovHR berikut ini!
Pengertian Graphic Rating Scale dalam Penilaian Kinerja
Graphic rating scale atau disebut sebagai skala Likert, merupakan metode evaluasi kinerja yang melibatkan penyusunan daftar sifat dan perilaku yang diharapkan untuk setiap peran pekerja. Kemudian melakukan penilaian karyawan pada masing-masing sifat dan perilaku tersebut dengan menggunakan skala angka.
Atribut-atribut ini dapat mencakup aspek seperti kepatuhan waktu, kualitas pekerjaan, pengetahuan pekerjaan, kerja sama dalam tim, tingkat akuntabilitas, tanggung jawab, dan sebagainya.
Melalui metode ini, organisasi dapat menentukan tingkat kinerja individu karyawan, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta membuat keputusan terkait kompensasi atau promosi.
Pendekatan graphic rating scale juga memberikan manfaat kepada HR manager dalam memperoleh data kuantitatif terkait berbagai atribut karyawan dalam konteks deskripsi pekerjaan tertentu.
Sejumlah pertanyaan atau perilaku yang telah ditentukan sebelumnya akan dicantumkan dalam evaluasi, dan manajer akan memberikan penilaian dengan menggunakan skala angka, misalnya skala 1-5 atau 1-10.
Dalam skala 1-5, nilai 1 mengindikasikan bahwa perilaku tersebut tidak terlihat pada karyawan, sementara nilai 5 menunjukkan bahwa karyawan tersebut sangat mumpuni dalam perilaku tertentu.
Tergantung pada pertanyaan yang diajukan, ada dua jenis skala numerik yang dapat digunakan. Discreet scale mungkin akan mencakup respons tertentu seperti “tidak mungkin,” “sulit dikatakan,” atau “mungkin.” Manajer akan memilih respons yang paling cocok dengan kinerja karyawan.
Di sisi lain, skala kontinu akan menyertakan dua nilai ekstrem di kedua ujung skala dan meminta manajer untuk menentukan peringkat karyawan dalam rentang tersebut.
Selain graphic rating scale, metode lain yang sering digunakan dalam evaluasi kinerja karyawan meliputi skala penilaian perilaku dan skala observasi perilaku.
Baca juga: Mengenal Metode Absolute Rating dalam Penilaian Kinerja
Kelebihan Graphic Rating Scale
Terdapat beberapa kelebihan dari skala Likert sebagai metode untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja karyawan, kelebihan tersebut antara lain:
1. Sederhana dalam Pemahaman dan Penggunaan
Metode graphic rating scale sangat sederhana dan mudah dimengerti. Sebagian besar individu mungkin pernah mengisi survei serupa di masa lalu.
Karena itu, metode ini memerlukan sedikit pelatihan tambahan untuk mengimplementasikannya, dan bisa dipahami dengan baik oleh manajer maupun karyawan. Itulah mengapa metode ini menjadi pilihan yang populer untuk penilaian kinerja.
2. Mengukur Perilaku untuk Meningkatkan Sistem Penilaian
Metode ini mengkodifikasi sifat-sifat perilaku, yang membuatnya lebih mudah untuk menganalisis umpan balik dan mengidentifikasi tren, pola, serta perkembangan.
Dengan pendekatan ini, area yang perlu perbaikan dapat diidentifikasi dengan mudah dan tindak lanjuti, sementara kemajuan juga dapat dilacak. Ini menjadikan seluruh sistem penilaian menjadi lebih mudah dan efisien.
3. Mudah untuk Dikembangkan
Graphic rating scale dapat dikembangkan dengan cepat, dan banyak pertanyaan yang dapat digunakan kembali untuk berbagai peran dalam organisasi. Hal ini membuatnya menjadi metode penilaian kinerja yang terjangkau untuk hampir semua jenis organisasi.
Dengan adanya pertanyaan yang dapat digunakan kembali, pengembangan skala penilaian menjadi lebih efisien.
Metode ini memberikan kerangka kerja yang jelas dan efisien dalam mengevaluasi kinerja karyawan, memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi area perbaikan dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi mereka.
Baca Juga: Apa Itu Performance Rating Scale dalam Penilaian Karyawan
Kekurangan Graphic Rating Scale
Seperti halnya semua metode penilaian kinerja, metode penilaian kinerja ini memiliki beberapa kekurangan.
1. Subjektivitas Penilai yang Berbeda-Beda
Meskipun seluruh anggota organisasi menggunakan skala numerik yang serupa, hal ini tidak menjamin bahwa penilaian karyawan oleh berbagai manajer akan seragam. Setiap individu akan memiliki persepsi yang berbeda terhadap skala dan makna di balik setiap penilaian.
Apa yang mungkin dianggap sebagai “luar biasa” oleh seorang manajer, mungkin dianggap sebagai pencapaian yang biasa oleh manajer lain, yang akan memberikan penilaian “baik.”
Demikian pula, ada kemungkinan subjektivitas antara nilai yang diberikan oleh manajer dan bagaimana karyawan menerima penilaian tersebut.
2. Berbagai Jenis Bias
Salah satu bias yang umum dalam metode ini adalah “halo effect,” yang dapat memengaruhi hasil evaluasi. Hal ini terjadi ketika kekuatan yang luar biasa dari seorang karyawan dapat menutupi kelemahan yang perlu diperbaiki.
Sebaliknya, kelemahan yang signifikan dapat mengurangi nilai keseluruhan dan mengaburkan kekuatan karyawan. Terdapat pula efek kemutakhiran, yaitu kecenderungan untuk lebih memperhatikan peristiwa terbaru dengan baik.
3. Sulit Memahami Kekuatan Karyawan
Penilaian ditambahkan bersamaan di akhir kuesioner, dan nilai akhir rata-rata diberikan kepada setiap karyawan. Namun, seperti yang telah disebutkan, hal ini mungkin tidak secara akurat mencerminkan kinerja keseluruhan karyawan, yang dapat dianggap sebagai kelemahan metode ini.
Sebagai contoh, karyawan A bisa konsisten mendapatkan nilai rata-rata di seluruh skala, sementara karyawan B bisa mendapatkan nilai yang ekstrem di kedua ujung skala. Namun, mereka akan mendapatkan nilai total yang sama.
Oleh karena itu, akan salah untuk merekomendasikan perubahan dan perbaikan yang sama untuk kedua karyawan ini, karena mereka jelas berada dalam situasi yang berbeda.
Tips Efektif Menerapkan Graphic Rating Scale
Walaupun metode skala Likert memiliki keunggulan dan kekurangan, tetapi kekurangan tersebut dapat diminimalisir dengan merencanakan dengan baik, merumuskan pertanyaan yang tepat, dan memberikan pelatihan yang efektif kepada para manajer.
Berikut adalah beberapa tips yang bermanfaat untuk menggunakan graphic rating scale secara efektif sehingga dapat memberikan informasi yang berguna dalam mengelola kinerja karyawan Anda.
1. Tentukan Hasil yang Diinginkan
Sebelum melakukan penilaian, sangat penting untuk mengklasifikasi hasil yang ingin capai. Apa yang ingin Anda ukur? Apa tujuan dalam melakukan penilaian ini? Bagaimana data yang dihasilkan akan membantu organisasi mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan?
2. Buat Pertanyaan yang Seobjektif Mungkin
Pertanyaan yang seobjektif mungkin adalah kunci. Hindari pertanyaan yang terlalu subjektif.
Sebagai contoh, pertanyaan seperti “Apakah menurut Anda karyawan tersebut bersemangat untuk bekerja?” lebih baik digantikan dengan pertanyaan yang lebih objektif seperti “Seberapa efektifkah karyawan tersebut dalam menjalankan perannya?”
Semua pertanyaan yang Anda pilih dan kriteria yang Anda evaluasi harus berkaitan langsung dengan deskripsi pekerjaan dan persyaratan karyawan.
3. Selektif dalam Pertanyaan
Berhati-hatilah dalam memilih pertanyaan dan hindari mengunggulkan terlalu banyak pertanyaan. Fokus pada pertanyaan yang paling relevan dan penting dalam konteks penilaian kinerja.
4. Gunakan Pertanyaan Perilaku
Untuk setiap peran yang akan dievaluasi dengan skala grafis, tentukan perilaku utama yang diharapkan dari karyawan dalam peran tersebut. Apakah mereka diharapkan menjadi pemain tim? Haruskah mereka menunjukkan inovasi dan kreativitas?
Apakah mereka diharapkan memiliki keterampilan interpersonal yang baik? Tinjau setiap peran, buat daftar perilaku yang diinginkan, dan kemudian buat pertanyaan yang membantu mengukur perilaku tersebut secara tepat.
5. Mencocokkan Jawaban dengan Pertanyaan
Setelah Anda merumuskan pertanyaan, langkah berikutnya adalah menentukan jawaban yang sesuai.
Misalnya, jika pertanyaan Anda adalah, “Apakah karyawan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan mematuhi tenggat waktu?” maka skala Anda harus mencakup jawaban seperti “terlambat”, “sesuai jadwal”, dan “lebih cepat dari jadwal”.
6. Gabungkan dengan Metode Penilaian Lainnya
Meskipun graphic rating scale dapat berguna untuk evaluasi kinerja, sebaiknya tidak digunakan sebagai satu-satunya metode penilaian.
Kombinasi dengan metode penilaian lainnya seperti penilaian esai, checklist, ranking, dan lainnya dapat membantu mengurangi kekurangan dan memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kinerja karyawan.
7. Melatih Manajer dalam Penggunaan Graphic Rating Scale
Untuk menghindari bias dan memastikan konsistensi dalam penilaian, memberikan panduan untuk setiap jawaban dalam skala bisa efektif.
Edukasi manajer tentang berbagai jenis bias juga membantu meningkatkan kesadaran mereka terhadap bias potensial dalam penilaian kinerja. Hal ini dapat mengurangi risiko hasil yang tidak akurat.
Terapkan Graphic Rating Scale dengan Performance Management System LinovHR
Graphic rating scale adalah salah satu metode evaluasi kinerja yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan penilaian seobjektif mungkin. Namun, penerapannya akan mengalami kendala saat masing dilakukan secara manual, dengan tingkat bias yang tinggi.
Hal ini mungkin terjadi karena kurangnya data pendukung terkait apa saja yang dikerjakan oleh karyawan. Di sinilah penggunaan software performance management menjadi komponen penting.
Performance Management System dari LinovHR berbasis cloud dan sistem terintegrasi bisa menjadi pilihan yang tepat bagi perusahaan dalam manajemen kinerja yang lebih efektif.
Didukung dengan fitur-fitur andal yang akan mendigitalisasi dan mengotomatisasi proses penilaian kinerja, Anda tidak lagi perlu khawatir bias dan proses penilaian kinerja yang rumit, seluruh proses penilaian bisa dilakukan di satu modul ini.
Terdapat fitur Appraisal, Anda bisa menentukan metode apa yang akan digunakan dalam menilai karyawan. Di sini Anda juga bisa mengatur skala penilaian untuk mengukur kinerja karyawan.
Ada juga fitur Balanced Scorecard yang berguna untuk mengukur sejauh mana perkembangan dari karyawan.
Dengan menggunakan alat ini, Anda akan memiliki kesempatan untuk memahami dan mengukur kinerja karyawan secara lebih mendalam, mengidentifikasi kekuatan serta area yang perlu perbaikan dengan lebih akurat, dan memberikan umpan balik yang bermanfaat untuk pertumbuhan mereka.
Melalui pendekatan ini, Anda dapat memotivasi tim Anda, meningkatkan produktivitas, dan mencapai tujuan organisasi dengan lebih efisien. Mari bergabung dengan LinovHR untuk membawa kinerja Anda dan organisasi Anda ke level berikutnya!
Ajukan demo gratisnya sekarang!
