Ini Cara Melakukan Skills Gap Analysis

Keterampilan atau skill karyawan adalah kunci penting dari performa yang berkualitas.

Skill yang baik menentukan output perusahaan. Semakin banyak dan mahir skill yang dikuasai, semakin baik pula kinerja karyawan.

Namun, perkembangan perusahaan yang kian pesat juga membuat perusahaan membutuhkan berbagai keterampilan baru untuk menunjang segala perubahan yang ada.

Untuk memahami perbedaan dan kesenjangan kinerja, dibutuhkan skill gap analysis. 

 

 

Sekilas Mengenai Skill Gap

Skill gap adalah kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan pada suatu posisi di perusahaan.

Selain itu, skills gap juga bisa diartikan sebagai “lubang besar” dari persyaratan kerja dan apa yang dimiliki oleh kandidat dalam hal keahlian mereka.

Memahami kesenjangan keterampilan antara karyawan dan kebutuhan perusahaan dapat membantu untuk menemukan kandidat yang tepat dan menyusun program pelatihan yang mendukung pengembangan keahlian karyawan.

Untuk dapat mengetahui kesenjangan keterampilan, Anda bisa menggunakan skill gap analysis.

Gap skill analysis merupakan alat yang digunakan untuk menilai kesenjangan antara kemampuan karyawan saat ini dengan apa yang dibutuhkan untuk memenuhi tuntutan bisnis.

Analisis ini mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan karyawan namun belum dimiliki untuk melaksanakan pekerjaan mereka atau melakukan tugas tertentu secara efektif.

 

Mengetahui bagaimana karyawan dan manajer mengevaluasi perbedaan antara kinerja dan harapan masa depan dapat memberikan wawasan tentang hubungan di tempat kerja.

Hal ini mengarahkan strategi komunikasi ke arah yang lebih baik. HRD dapat memanfaatkan modul Performance management dalam Software HRD dari LinovHR untuk mengukur lengkap perkembangan kinerja karyawan. 

 

Penyebab Skill Gap

Ada beberapa hal yang menjadi penyebab dari skills gap. Baik itu karena pendidikan yang buruk, angkatan kerja yang terus berkembang, sampai dengan teknologi.

Faktor-faktor tersebutlah yang pada akhirnya menjadi penyebab skill gap.

 

1. Kurangnya Pengembangan Soft Skill

Penyebab skill gap pertama adalah kurangnya angkatan kerja baru seperti fresh graduate untuk mendapatkan kesempatan magang di banding dengan angkatan kerja sebelumnya.

Padahal magang ini menjadi kesempatan untuk mengembangkan soft skill, mulai dari team work, kedisiplinan waktu, sampai pola pikir.

Hilangnya kesempatan ini pada akhirnya membuat mereka kesulitan dalam mencari kerja karena ada kesenjangan skill yang dimiliki dengan skill yang dibutuhkan perusahaan.

 

2. Lemahnya Keterampilan Teknologi

Majunya teknologi membuat perusahaan lebih tertarik pada digital talent. Artinya kandidat atau karyawan yang kurang dalam keterampilan teknologi akan kurang dilirik oleh perusahaan.

Namun sayangnya, pelatihan kerja di tingkat perusahaan sekalipun kurang memperhatikan kebutuhan pelatihan teknologi, yang pada akhirnya menyebabkan gap skill.

 

3. Karyawan Didominasi Generasi Baby Boomers

Jumlah perusahaan yang didominasi angkatan baby boomers juga bisa menjadi penyebab skills gap.

Hal ini karena para angkatan baby boomers umumnya belum terlalu mahir dalam menggunakan dan memanfaatkan internet dan komputer.

 

4. CV dan Iklan Lowongan Pekerjaan

Berdasarkan temuan LiveCareer’s, penyebab kesenjangan keterampilan terletak pada CV dan iklan lowongan kerja, yang menjadi bagian interaksi perusahaan dan kandidat dalam proses rekrutmen.

Disadari atau tidak, terkadang ada ketidakselarasan antara bagaimana pencari kerja mengomunikasikan keterampilan yang dibutuhkan dengan apa yang diiklankan dalam lowongan.

Begitu juga sebaliknya, terkadang jobseeker salah mengomunikasikan keterampilan yang mereka miliki di dalam CV.

 

Dampak dari Skill Gap

Kesenjangan keterampilan yang besar di dalam perusahaan dapat membawa dampak kerugian finansial yang besar per tahun.

Hal ini bisa terjadi ketika perusahaan tidak dapat menemukan kandidat yang cukup terampil untuk mengisi posisi yang dibuka, maka posisi tersebut menjadi kosong dalam waktu yang lama.

Bila di dalam perusahaan terlalu banyak posisi yang kosong, maka secara langsung menurunkan produktivitas dan akhirnya mempengaruhi laba perusahaan.

Berdasarkan data ATD’s pada 2019, yang melibatkan 304 responden, diketahui sekitar 75% perusahaan yang karyawannya mengalami kesenjangan keterampilan berdampak kepada pelayanan perusahaan, sampai pertumbuhan perusahaan di masa mendatang.

 

Jenis Skill Gap

Dengan perkembangan industri dan juga teknologi yang menyertainya, skills gap akan selalu dapat ditemukan di antara tenaga kerja yang dimiliki perusahaan.

Maka dari itu, penting sekali bagi HR dan manajemen untuk dapat melakukan identifikasi dan mengenal jenis-jenis kesenjangan keterampilan yang ada di organisasi Anda.

Dengan memahami apa saja jenis skills gap, Anda dapat membangun strategi manajemen talenta yang efektif.

Setidaknya, ada tiga jenis skill gap, berikut ini penjelasannya:

 

1. Knowledge Gap

Jenis ini mengacu pada kurangnya pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan karyawan.

Kesenjangan pengetahuan ini umumnya berkaitan dengan pengetahuan khusus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan dapat sukses di posisi tersebut. Bisa juga berkaitan dengan pengetahuan intuisi khusus untuk organisasi tertentu.

Cara mengatasi kesenjangan ini bisa dilakukan dengan meningkatkan kinerja dan membangun kolaborasi antar karyawan.

Perusahaan juga bisa memberikan pelatihan berbasis kompetensi sebagai langkah untuk mengatasi kesenjangan ini.

 

2. Skill Gap

Kedua, kesenjangan yang mengacu pada kemampuan untuk menerapkan pengetahuan tertentu dalam berbagai situasi.

Ini adalah keterampilan yang dibutuhkan seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan posisinya. Contohnya adalah coding untuk divisi IT.

 

3. Performance Gap

Kesenjangan ini bisa hadir karena kurangnya motivasi atau keterlibatan karyawan. Manajemen yang buruk atau ketidakcocokan karyawan dengan budaya organisasi bisa menjadi faktor yang menyebabkan hal ini.

 

Mengapa Gap Skill Analysis Dibutuhkan?

Cara paling sederhana untuk memahami gap skill adalah dengan mempertimbangkan perbedaan antara kinerja dan potensi perusahaan.

Skills gap analysis adalah analisis mengenai perbedaan atau kesenjangan skill antara kebutuhan dan kondisi terkini.

Hasil dari skills gap analysis adalah sebuah pemahaman mengenai seberapa baik karyawan dalam memenuhi target dan apa yang perusahaan butuhkan untuk membuat karyawan bekerja secara optimal. 

skills gap analysis dibutuhkan untuk mengetahui bagaimana kondisi skill yang ada di perusahaan, kebutuhan terbaru, dan bagaimana cara menguasai keterampilan tersebut.

Dengan wawasan tersebut, perusahaan juga dapat memahami kondisi di tengah kompetitor. Lalu perusahaan akan menentukan cara apa yang dapat digunakan untuk mengatasi kesenjangan tersebut.

Apakah dengan melakukan rekrutmen atau melatih karyawan lama. 

 

Baca Juga: Cara Menggunakan Skill Gap Analysis Template

 

Tahapan Melakukan Skill Gap Analysis

Skill gap menjadi salah satu masalah yang tidak boleh diabaikan oleh perusahaan. Langkah untuk mengatasi hal ini pertama-tama adalah dengan melakukan skills gap analysis.

Terdapat beberapa tahapan dalam melakukan skill gap analysis, yaitu sebagai berikut:

 

1. Coba Identifikasi Penyebab Skill Gap

Tahap pertama, cobalah identifikasi apa yang menjadi penyebab skill gap di perusahaan. Identifikasi ini akan membantu HR mengumpulkan data, menilai karyawan, serta menentukan solusi seperti apa yang perlu dilakukan.

Di dalam tahap ini, Anda bisa melakukannya dengan 5 pendekatan berikut ini:

 

Indikator Kinerja Karyawan

Gunakan KPI untuk mengidentifikasi skill gap yang ada di perusahaan. Dari KPI Anda bisa melihat bagaimana kinerja dan kontribusi karyawan di perusahaan.

 

360 Degree Feedback

Ini adalah bentuk evaluasi yang meminta umpan balik mengenai kinerja karyawan di segala sisi, baik itu antara rekan kerja, manajer, sampai pada pelanggan, klein, dan vendor.

Untuk melakukan 360 degree feedback lebih mudah, Anda bisa menggunakan Software Performance Management LinovHR, dengan software ini Anda bisa melakukan metode feedback ini secara digital dan otomatis.

 

Employee Assessment

Employee assessment adalah penilaian yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan produktivitas karyawan melalui tes kepribadian, bakat, sampai keterampilan.

Asesmen ini dapat membantu Anda mengetahui siapa saja dan berapa jumlah karyawan yang mengalami skill gap.

 

Observasi

Anda dapat melakukan identifikasi dengan cara turun langsung ke lapangan dan mengamati kinerja dari para karyawan. Observasi dapat membantu Anda mendapatkan informasi yang biasanya tidak tertangkap dalam KPI.

 

Performance Benchmark

Buatlah tolak ukur dari kinerja para karyawan di perusahaan. Tolak ukur ini bisa menjadi referensi tentang keterampilan apa yang dibutuhkan untuk dapat sukses di tempat kerja.

Poin referensi ini dapat berdasarkan tingkat produktivitas atau kualitas hasil kerja karyawan.

 

2. Beri Pelatihan dan Pembelajaran Berkelanjutan

Berikutnya perusahaan bisa memberikan pelatihan kepada karyawan. Salah satunya dengan menerapkan personalisasi pengalaman dengan membuat alur pembelajaran khusus sesuai dengan kemampuan yang ingin ditingkatkan karyawan.

Agar proses pelatihan karyawan lebih menarik dan tepat sasaran, Anda bisa memanfaatkan teknologi LMS LinovHR yang memungkinkan Anda menyusun dan menjalankan program pelatihan secara online dengan berbagai konten.

 

3. Ajari Karyawan Melatih Diri Sendiri

Cobalah bangun dan dorong budaya belajar mandiri di dalam perusahaan. Dengan mendorong karyawan untuk dapat berlatih sendiri maka mereka dapat terus memperbarui keahlian mereka.

Cara untuk mendorong hal ini adalah dengan menyediakan alat, konten, serta peluang pembelajaran yang dibutuhkan.

 

4. Evaluasi Hasil Pelatihan

Selanjutnya, lakukanlah evaluasi terhadap pelatihan yang sudah dijalankan. Dari sini Anda dapat menganalisis bagaimana pelatihan tersebut berjalan, apakah efektif atau tidak.

Dari evaluasi ini, Anda bisa melakukan perbaikan dari program pelatihan yang Anda jalankan serta bisa melihat apakah skill gap dapat diatasi atau tidak.

 

5. Periksa Kembali Prosedur Perekrutan

Lihat kembali prosedur perekrutan yang diterapkan di perusahaan Anda. Tidak jarang, prosedur perekrutan menjadi penyebab skill gap di perusahaan karena tidak mampu berjalan dengan baik.

Untuk mengetahui apakah prosedur rekrutmen sudah sesuai atau belum, cobalah ajukan pertanyaan berikut ini:

• Apa keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan?
• Apa saja keterampilan yang tidak relevan untuk posisi yang dibutuhkan perusahaan?

Pastikan juga bahwa kandidat yang Anda saring memang memenuhi persyaratan yang telah dibuat.

 

6. Masukkan Bakat Baru ke Perusahaan Anda

Tahap terakhir adalah dengan memasukkan bakat baru ke perusahaan Anda. Misalnya saja keterampilan teknologi yang sulit untuk diikuti oleh karyawan senior.

Maka perusahaan bisa merekrut karyawan baru yang memiliki keterampilan menggunakan teknologi.

Dengan merekrut karyawan baru yang menguasai keterampilan yang belum dimiliki karyawan lama, maka dapat segera mengatasi kesenjangan keterampilan yang ada dan memberikan keseimbangan dalam perusahaan.

 

Kesimpulan

Gap skill analysis adalah rincian keterampilan terkini dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Analisis tersebut dapat membantu perusahaan untuk membangun kesuksesan jangka panjang dan berkelanjutan.

Keberadaan gap skill analysis tak bisa dipisahkan dari evaluasi kinerja. Dibutuhkan suatu sistem evaluasi kinerja dan manajemen performa yang sistematis untuk mewujudkan gap skill analysis yang valid. 

LinovHR dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan karyawan termasuk dalam analisis skill karyawan. Hal ini karena LinovHR memiliki fitur Gap Analysis dalam modul Competency Management.

Dengan fitur ini manajemen dapat melihat kompetensi yang perlu ditingkatkan untuk menunjang efektifitas kinerja karyawan.

Segera daftarkan demo secara gratis, agar mengetahui lebih lanjut mengenai fitur dari Competency Management LinovHR!