Gap Analysis atau analisis kesenjangan adalah salah satu dari sekian banyak metode yang digunakan untuk melakukan perbandingan kinerja di dalam perusahaan.
Kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan di perusahaan, merupakan hal yang vital dan perlu untuk dilakukan pengukuran kinerja atau evaluasi di setiap waktunya.
Gap Analysis dibuat guna menyelesaikan masalah tersebut, dan memberikan gambaran yang jelas kepada perusahaan atas kinerja yang telah dilakukan.
Oleh sebab itu, pada artikel ini LinovHR akan membahas secara mendalam apa itu gap analysis dan juga pentingnya menerapkan metode ini di dalam sebuah bisnis atau usaha.
Mari, simak informasi pentingnya di bawah ini!
Pengertian Gap Analysis
Gap Analysis adalah sebuah proses yang digunakan untuk melakukan perbandingan kinerja perusahaan atau karyawan yang terjadi saat ini, dengan kinerja yang diharapkan atau potensial oleh perusahaan.
Metode ini digunakan bertujuan untuk melihat dan juga menentukan apakah kinerja perusahaan sudah memenuhi target atau harapan yang telah ditentukan sebelumnya atau tidak, serta melihat apakah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan bisa dimanfaatkan secara efektif atau belum.
Dengan menerapkan Gap Analysis, perusahaan jadi bisa mengetahui status dan posisinya saat ini dengan melakukan pengukuran biaya, waktu dan juga tenaga yang telah dikeluarkan dengan target dari perusahaan.
Karena sesuai dengan namanya, proses ini berfungsi untuk mengisi gap atau kesenjangan yang terjadi di dalam perusahaan, antara kinerja yang ada saat ini, dengan kinerja yang telah ditargetkan oleh perusahaan sejak awal terbentuk.
Untuk mengisi kesenjangan tersebut, tim manajemen perlu melakukan analisis kesenjangan, dan melakukan strategi atau langkah penting untuk membantu perusahaan maju dan terus berkembang mencapai tujuannya.
Manfaat Melakukan Gap Analysis
Gap Analysis adalah metode yang sering dan banyak digunakan oleh para pelaku bisnis, karena terbukti dapat memberikan dampak yang positif terhadap perkembangan bisnis.
Berikut ini beragam manfaat yang didapatkan dalam melakukan Gap Analysis di dalam bisnis, yaitu:
- Berguna sebagai informasi dasar untuk mengambil langkah atau keputusan yang lebih baik lagi
- Berguna sebagai insight atau petunjuk untuk area-area yang membutuhkan perbaikan dan peningkatan di dalam bisnis
- Berguna sebagai alat untuk mengidentifikasi kekurangan atau kelemahan yang ada di dalam perusahaan
- Membantu perusahaan dalam memanfaatkan sumber daya dan juga tenaga yang dimiliki perusahaan secara efektif dan efisien
- Berguna untuk mengetahui perbedaan atau jarak antara strategi yang dibuat perusahaan dengan operasional yang telah dijalankan
- Memastikan segala aspek penting di dalam perusahaan, sudah dijalankan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan
5 Divisi Kerja yang Harus Menggunakan Gap Analysis
Pada dasarnya metode gap analysis bisa digunakan oleh semua bisnis atau usaha, baik itu untuk bisnis yang sudah berskala besar, maupun yang masih kecil.
Untuk divisi kerja sendiri, gap analysis bisa diterapkan dan berguna untuk divisi manapun.
Namun, berikut ini adalah 5 divisi yang sangat cocok dan perlu untuk mempertimbangkan untuk menggunakan metode ini di dalamnya, yaitu:
- Divisi Penjualan/Sales
- Divisi Quality Control
- Divisi Financial Performance
- Human Resources
- Employee Satisfaction
Kelima divisi tersebut, berkaitan erat dengan keberhasilan dan kemajuan perusahaan atau bisnis.
Sehingga melakukan gap analysis, diharapkan bisa melihat performa yang ada saat ini, apakah sudah sesuai dengan target dan ekspektasi perusahaan, atau malah jauh dari target yang selama ini sudah dibuat.
Baca juga: Apa Itu HR Scorecard? Kenali Manfaatnya Dalam Mengukur Kinerja Pegawai
Jenis Gap Analysis
1. Gap Analysis Bisnis
2. Gap Analysis IT
3. Gap Analysis HR
Sementara itu, gap analysis sumber daya manusia melibatkan evaluasi keterampilan dan pengetahuan karyawan dengan kebutuhan pekerjaan atau tuntutan industri.
Analisis ini juga dapat diterapkan pada program pengembangan karyawan dan kebutuhan sumber daya manusia lainnya.
4. Gap Analysis Proyek
Dalam konteks proyek, gap analysis fokus pada perbandingan antara rencana proyek awal dengan kinerja aktual proyek, serta perbandingan antara anggaran proyek yang disetujui dengan biaya aktual yang dikeluarkan.
Cara Melakukan Gap Analysis
Agar penerapan Gap Analysis di perusahaan berjalan dengan baik dan sesuai dengan keinginan perusahaan. Ada beberapa langkah yang harus Anda perhatikan dan lakukan, yaitu:
1. Identifikasi Keadaan dan Tujuan
Step atau langkah pertama yang harus Anda lakukan yaitu melakukan pengenalan atau identifikasi keadaan yang terjadi di perusahaan saat ini. Lalu setelah itu, lakukan juga hal yang sama dengan target yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Langkah ini berguna sebagai langkah dasar dalam menemukan akar permasalahan yang dialami oleh perusahaan, dan membandingkannya dengan tujuan yang ingin dicapai.
2. Identifikasi Keinginan di Masa Depan
Setelah melakukan identifikasi awal mengenai keadaan perusahaan dan juga target yang ingin dicapai. Langkah selanjutnya yaitu menentukan target atau keadaan ideal yang diinginkan oleh perusahaan di masa yang akan datang.
Langkah ini penting, karena dengan menentukan keinginan perusahaan di masa depan, maka perusahaan memiliki visi dan misi jelas yang ingin dicapai.
3. Melakukan Analysis Pada Keadaan Sekarang
Langkah ketiga yaitu melakukan analysis terhadap keadaan yang terjadi di perusahaan, seperti mengapa operasional perusahaan tidak sesuai dengan ekspektasi atau harapan yang telah dibuat sebelumnya? Atau mengapa kinerja karyawan di perusahaan tidak memuaskan dan tidak bisa mencapai target yang ditentukan?
4. Identifikasi Kesenjangan Antara Keadaan Saat ini dengan Keadaan Ideal
Setelah Anda melakukan analisis dan mengetahui keadaan yang terjadi pada perusahaan Anda saat ini. Maka langkah selanjutnya yaitu membandingkan keadaan saat ini dengan keadaan ideal yang perusahaan inginkan di masa depan.
Perbandingan ini bertujuan untuk melihat apa saja hal atau area yang perlu untuk dibenahi dan dilakukan evaluasi.
Nantinya dari evaluasi tersebut, bisa dilakukan perubahan ataupun perbaikan, agar perusahaan bisa mencapai keadaan yang diharapkan di masa yang akan datang.
5. Merumuskan Rencana dan Langkah yang Tepat
Step atau langkah terakhir yaitu membuat rencana yang matang dan tepat untuk membantu perusahaan dalam melakukan perubahan, agar bisa mencapai keadaan ideal yang sudah dibuat sebelumnya.
Rencana yang matang namun langkah yang diambil tidak tepat, maka tidak akan memberikan hasil yang positif. Maka dari itu, kedua aspek tersebut harus dilakukan dengan selaras dan benar.
Kedua aspek tersebut berperan sebagai jembatan yang menghubungkan keadaan perusahaan saat ini dengan keadaan perusahaan ideal yang ingin dicapai oleh perusahaan di waktu yang akan datang.
Alat untuk Melakukan Gap Analysis
Berikut beberapa alat yang biasa digunakan untuk melakukan Gap Analysis.
Analisis SWOT
Pertama ada analisis SWOT. Bagi sebagian besar orang analisis ini sudah sangat populer, SWOT terdiri dari strength, weakness, opportunity, dan threat.
Analisis SWOT sangat ideal untuk mengidentifikasi permasalahan dalam bisnis baik secara internal maupun eksternal.
Diagram Fishbone
Diagram fishbone atau biasa disebut dengan sebab-akibat yang digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan hingga ke akarnya.
Bentuknya mirip dengan duri ikan yang bercabang, masalah utama dapat diklasifikasikan ke berbagai cabang kecil.
Analysis PEST
Analysis PEST juga sering digunakan untuk menunjang proses Gap Analysis. PEST sendiri merupakan singkatan dari politic, economy, social, dan technology.
Sesuai dengan namanya, analysis PEST biasa digunakan untuk menganalisis kesenjangan secara eksternal.
Mudahkan Gap Analysis dengan Competency Management dari Software HRIS LinovHR
Memaksimalkan kinerja karyawan merupakan sebuah aspek penting yang harus diperhatikan dan dilakukan agar turut meningkatkan kinerja perusahaan.
LinovHR sebagai salah satu brand Human Resources Information System (Software HRIS) yang ada di Indonesia dapat menjadi solusi dalam memudahkan anda sebagai manajemen perusahaan untuk menerapkan sistem manajemen berbasis kompetensi melalui modul Competency Management. Di dalam modul competency management terdapat fitur Gap Analyst.
Fitur ini memiliki fungsi untuk menganalisa setiap daftar kompetensi kerja yang harus ditingkatkan untuk menunjang efektifitas kinerja dari posisi tertentu.
Sehingga pengembangan kompetensi karyawan menjadi lebih tertarget.
Dapatkan akses demo Competency Management system LinovHR Gratis sekarang juga.
Atau hubungi tim sales kami untuk informasi lebih lanjut.
Itulah pembahasan serta penjelasan lengkap mengenai apa itu Gap Analysis dan mengapa penting untuk diterapkan dalam sebuah bisnis atau perusahaan.
Semoga setelah membaca artikel ini, wawasan dan juga pengetahuan Anda mengenai metode ini semakin bertambah, dan bisa membantu Anda dalam mengembangkan dan memajukan bisnis yang Anda punya.
Semoga bermanfaat!
