Pengertian Formulir, Struktur dan Cara Membuatnya secara Online

Formulir adalah salah satu berkas administrasi yang sudah sangat umum ditemukan dalam berbagai kesempatan. Termasuk dalam proses melamar pekerjaan, pastinya Anda akan menemukan kolom berisi kotak dengan pertanyaan-pertanyaan singkat yang perlu diisi.

Fungsinya sendiri adalah untuk mengumpulkan beberapa informasi penting dari pengguna dengan terstruktur.

Seiring dengan perkembangan zaman, saat ini untuk membuat formulir pun sudah bisa dilakukan secara online. Mari simak artikel LinovHR berikut ini untuk mengetahui secara mendalam mengenai formulir!

 

 

Pengertian Formulir?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), formulir adalah sebuah lembaran kertas  yang telah dirancang dengan format tertentu dan berisi kolom-kolom yang harus diisi oleh seseorang untuk keperluan administrasi, pendaftaran, atau pengajuan. 

Formulir digunakan untuk mengumpulkan informasi secara terstruktur dan memudahkan proses pengolahan data. Tujuan dari penggunaannya untuk memastikan bahwa data yang diberikan oleh individu atau pihak yang mengisi dapat dikelola dengan baik secara tepat.

 

Fungsi Formulir

Jika Anda bertanya, apa fungsi dari formulir? Jawabannya adalah banyak sekali, formulir memiliki peran penting dalam berbagai konteks administrasi dan pendaftaran. Berikut ada beberapa fungsi formulir, di antaranya:

• Mengumpulkan informasi yang spesifik yang diinginkan.
• Menyimpan berbagai data yang serupa untuk berbagai keperluan.
• Menyampaikan informasi yang serupa pada bagian yang berbeda.
• Bukti fisik yang nyata yang bisa dipertanggungjawabkan.
• Berfungsi sebagai dasar atau landasan dari suatu pedoman kerja.
• Menetapkan kewajiban atau tanggung jawab terkait terjadinya transaksi bisnis.
• Mencatat atau merekam data transaksi secara sistematis.
• Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penyampaian pesan jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.
• Berperan sebagai media komunikasi antara individu, departemen, atau organisasi.

 

Tujuan Formulir

Tujuan penggunaan formulir dapat bervariasi tergantung pada keperluan, berikut di antaranya:

• Digunakan untuk menciptakan keseragaman atau standardisasi dalam pelaksanaan tugas dan proses kerja.
• Berfungsi sebagai alat untuk mengkategorikan atau mengelompokkan data secara lebih efisien.
• Mempermudah dalam pengorganisasian dan penataan dokumen baik dalam sistem maupun fisik.
• Memberikan kemudahan dalam menyusun dan menata prosedur kerja serta melaksanakan tata kerja yang teratur.
• Berperan sebagai sarana untuk memberikan instruksi atau petunjuk kerja kepada individu atau kelompok.
• Merupakan alat untuk perencanaan, karena dalam formulir terdapat data dan fakta baik dalam bentuk kuantitatif maupun kualitatif yang digunakan sebagai dasar perencanaan.
• Digunakan sebagai alat untuk mengontrol dan mengevaluasi kinerja baik dalam aspek kuantitatif maupun kualitatif.

 

Struktur Formulir

Struktur formulir merujuk pada tata letak, elemen, dan komponen yang ada dalam sebuah formulir. Struktur yang baik dan terorganisir dalam sebuah formulir sangat penting untuk memastikan pengguna dapat mengisi data dengan tepat dan memudahkan pengolahan data.

 

1. Kepala Formulir atau Heading

Bagian kepala formulir berisi informasi identitas lembaga atau organisasi yang berkaitan dengan formulir tersebut.

Biasanya, bagian ini mencakup nama lembaga, logo, alamat lengkap, nomor telepon, dan mungkin juga informasi kontak lainnya seperti alamat email atau situs web.

Bagian ini membantu dalam mengidentifikasi dan menghubungi lembaga terkait jika diperlukan.

 

2. Instruksi

Kedua, bagian yang berisikan instruksi atau petunjuk pengisian formulir memberikan panduan kepada pengguna tentang langkah-langkah yang harus diikuti dan informasi yang harus disediakan.

Instruksi tersebut membantu pengguna untuk mengisi formulir dengan benar dan sesuai dengan kebutuhan.

Struktur ini dapat mencakup penjelasan tentang format yang harus digunakan, jenis informasi yang dibutuhkan, dan langkah-langkah khusus yang harus diikuti.

 

3. Badan Formulir

Ini adalah bagian utama formulir yang berisi data yang diminta atau informasi yang harus diisi oleh pengguna. Bagian ini dapat mencakup kolom-kolom, kotak teks, daftar drop-down, atau elemen input lainnya yang meminta pengguna untuk memberikan informasi yang relevan.

Data yang diminta dalam badan formulir akan bervariasi tergantung pada tujuan formulir, seperti data pribadi, data kontak, atau pertanyaan khusus lainnya.

 

4. Penutup

Bagian penutup formulir biasanya mencakup tanda tangan atau elemen penutup lainnya yang relevan. Umumnya, bagian ini adalah bagian konfirmasi yang menyatakan bahwa seluruh informasi yang ditulis benar adanya.

Selain itu, di bagian ini juga tertulis tanggal dan lokasi pengisian, catatan tambahan, atau instruksi lanjutan.

 

Baca Juga: Seperti Apa Form Keluhan Karyawan yang Baik dan Benar?

 

Jenis-jenis Formulir

Terdapat banyak jenis formulir yang digunakan dalam berbagai bidang. Jenis formulir yang digunakan akan bervariasi tergantung pada keperluan dan tujuan, di antaranya: 

• Formulir tabungan
• Permohonan KTP
• Keanggotaan organisasi
• Data pribadi
• Pendaftaran peserta lomba
• Form lamaran kerja
• Formulir daftar riwayat hidup

 

Contoh Formulir

Ada berbagai macam contoh formulir yang bisa Anda gunakan untuk berbagai keperluan, di antaranya:

 

1. Contoh Formulir Pendaftaran Pengajuan Beasiswa

 

 

2. Formulir Pendaftaran Ketua Himpunan

 

 

3. Contoh Formulir Pendaftaran Sekolah SMA

 

 

4. Formulir Data Karyawan Baru

 

 

5. Contoh Formulir Pendaftaran Wisuda

 

 

Cara Membuat Formulir Online

Saat ini, Anda juga sudah bisa membuat formulir secara online. Sudah ada beberapa aplikasi maupun platform yang bisa Anda gunakan untuk membuat formulir online gratis. Berikut ini beberapa caranya:

 

1. Cara Membuat Formulir Online dengan Google Form

Untuk membuat formulir online, Anda bisa menggunakan fitur Google Form yang disediakan gratis oleh Google, berikut ini langkahnya:

1. Silakan kunjungi Google Form dan masuk menggunakan akun Gmail Anda, atau daftar jika belum memiliki Gmail.
2. Setelah berhasil masuk, Anda akan melihat beberapa pilihan template formulir yang dapat dipilih sesuai preferensi Anda. Jika Anda ingin membuat formulir dari awal, cukup pilih opsi dokumen kosong.
3. Isilah judul dan deskripsi formulir yang ingin Anda buat. Deskripsi biasanya mencakup informasi pembicara, latar belakang acara, dan jadwal pelaksanaan.
4. Setelah mengisi judul dan deskripsi, Anda dapat mulai membuat kolom untuk memasukkan data seperti nama, alamat email, nomor telepon, atau pertanyaan lain yang relevan sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Untuk menambahkan kolom pertanyaan ke formulir online, cukup klik ikon tanda tambah (+) di pojok kanan atas. Selain kolom pertanyaan, Anda juga dapat menyisipkan gambar dengan memilih ikon gambar yang tersedia di sidebar sebelah kanan.

 

2. Cara Membuat Formulir Online dengan Canva

Bila ingin membuat formulir online dengan desain yang ciamik, Anda bisa menggunakan Canva. Berikut ini langkahnya:

1. Buka situs Canva dan buat akun atau masuk ke akun Canva Anda jika sudah memiliki satu.
2. Setelah masuk, di halaman awal Canva, cari opsi “Formulir” atau “Form” di menu template. Klik pada opsi tersebut untuk melihat berbagai pilihan template formulir yang tersedia.
3. Pilih template formulir yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Canva menyediakan berbagai template formulir yang sudah dirancang dengan tata letak dan desain yang menarik. Anda dapat memilih template yang paling cocok dengan tujuan formulir Anda.
4. Setelah memilih template, mulailah menyesuaikan formulir sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat mengedit teks, mengubah font, menambahkan elemen desain, dan mengatur tata letak formulir menggunakan alat pengeditan Canva yang intuitif.
5. Sesuaikan pertanyaan dan pilihan jawaban. Ubah pertanyaan yang ada atau tambahkan pertanyaan baru sesuai dengan kebutuhan formulir Anda. Anda juga dapat menambahkan berbagai jenis opsi jawaban seperti pilihan ganda, kotak centang, atau isian teks.
6. Atur tampilan dan warna. Canva memungkinkan Anda untuk mengubah warna latar belakang, warna teks, dan gaya visual formulir Anda. Sesuaikan tampilan formulir agar sesuai dengan citra merek atau keinginan desain Anda.
7. Tambahkan logo atau gambar. Jika Anda ingin menyertakan logo perusahaan atau gambar lainnya pada formulir, Anda dapat mengunggahnya ke Canva dan menempatkannya dengan mudah pada formulir.
8. Periksa dan simpan formulir. Setelah selesai mengedit formulir, periksalah kembali untuk memastikan semua informasi dan pertanyaan sudah sesuai. Jika sudah siap, simpan formulir dalam format yang Anda inginkan, seperti PDF atau gambar.
9. Bagikan formulir. Setelah formulir selesai, Anda dapat mengunduhnya atau membagikannya secara langsung melalui tautan atau QR Code. Anda juga dapat membagikan formulir melalui email, media sosial, atau platform komunikasi lainnya.

 

3. Membuat Formulir Online dengan Wufoo

Selain Google Form, Anda juga bisa membuat formulir secara online dengan memanfaatkan Wufoo. Berikut ini langkah-langkahnya.

1. Buka laman www.wufoo.com
2. Login menggunakan username dan password, atau daftarkan diri untuk memiliki akun
3. Lalu buat formulir digital dengan menambahkan field sesuai kebutuhan Anda
4. Isi seluruh kolom terkait formulir Anda
5. Anda bisa menggunakan kode tracking dari Google Analytics atau mengumpulkan IP Address orang yang mengisi formulir
6. Tambahkan captcha untuk mencegah BOT
7. Selesai, simpan

 

Itulah informasi seputar formulir, jangan lewatkan kesempatan untuk menggunakan formulir dalam berbagai aspek kehidupan Anda, ya!