Perusahaan biasanya memiliki kebijakan reimbursement untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawan terkait pekerjaannya. Biasanya, reimbursement dilakukan untuk mengganti biaya perjalanan bisnis atau biaya kesehatan.
Tentunya, reimbursement tidak dapat dilakukan begitu saja. Karyawan tidak bisa langsung mengajukan dan mencairkan uang.
Di perusahaan, reimbursement harus melewati beberapa tahap tertentu karena pengajuan klaim akan melibatkan pihak lain seperti tim keuangan dan manajer.
Salah satu cara yang biasa dilakukan perusahaan dalam melakukan reimbursement adalah karyawan harus mengisi formulir pengajuan klaim. Formulir ini kemudian diserahkan kepada tim keuangan untuk diverifikasi.
Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus membuat form reimbursement Excel. Apa yang harus ada di dalam formulir dan bagaimana contoh formulirnya?
Anda bisa menemukan semuanya di artikel LinovHR ini. Selamat membaca!
Alur Proses Klaim Reimbursement
Reimbursement tidak bisa dilakukan begitu saja tanpa proses tertentu. Di perusahaan, karyawan harus mengikuti alur proses klaim reimbursement agar pengajuan dan pengeluaran uang untuk reimbursement terdokumentasi dengan baik.
Tahapan proses klaim reimbursement dimulai dengan mengisi formulir reimbursement dan melaporkan bukti pembayaran ke manajemen. Ada beberapa perusahaan yang melakukan proses ini secara manual, namun ada pula perusahaan yang sudah melakukan digitalisasi dengan pengajuan reimbursement online lewat aplikasi.
Reimbursement yang telah diajukan karyawan kemudian akan diverifikasi oleh tim finance atau keuangan. Tim finance akan melihat apakah reimbursement yang diajukan karyawan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Setelah itu, manajer atau atasan yang lebih tinggi akan menentukan apakah reimbursement diterima atau tidak. Jika karyawan terindikasi melaporkan bukti pembayaran palsu atau bukti pembayaran yang diserahkan karyawan tidak lengkap, reimbursement tidak akan disetujui. Namun ketika manajer telah setuju, pencairan akan segera dilakukan.
Jenis pencairan yang dilakukan perusahaan berbeda-beda. Ada perusahaan yang mengganti reimbursement secara penuh, tetapi ada pula yang hanya menerima reimbursement dalam persentase tertentu. Semuanya kembali lagi kepada kebijakan dan peraturan perusahaan.
Contoh Form Reimbursement Excel Karyawan
Ketika membuat form reimbursement, Anda perlu mencantumkan nama karyawan, nomor identitas karyawan, departemen atau divisi, nama manajer, keterangan jenis reimbursement, tanggal transaksi, deskripsi transaksi, dan jumlah biaya yang dikeluarkan dalam transaksi.
Semua informasi tersebut sangat penting untuk memudahkan tim finance dan manajer dalam memverifikasi serta menyetujui reimbursement.
Tak lupa, Anda juga perlu menyediakan tempat untuk tanda tangan karyawan yang mengajukan reimbursement dan atasan yang menyetujuinya.
Selain itu, biasanya beberapa perusahaan juga mencantumkan nama dan alamat perusahaan di bagian atas formulir. Namun, hal ini bersifat opsional.
Supaya Anda lebih memahaminya, Anda membutuhkan contoh form reimbursement karyawan. Karena itulah, ini contoh form reimbursement Excel yang dapat Anda ikuti.
Contoh Form Reimbursement Excel untuk Perjalanan Bisnis
Contoh Form Reimbursement Excel untuk Segala Keperluan
Baca Juga: Syarat untuk Mengajukan Reimbursement Karyawan
Ribet Buat Form Manual? Reimbursement Online Solusinya
Perusahaan memang bisa menggunakan form reimbursement Excel sebagai cara karyawan mengajukan klaim atas perjalanan bisnis, biaya medis, dan sebagainya.
Namun, cara ini akan sedikit merepotkan karena karyawan harus mengisi formulir secara manual. Bayangkan, untuk mengajukan klaim saja karyawan perlu menyiapkan berlembar-lembar dokumen. Belum lagi, ada risiko dokumen tercecer jika tidak disimpan dengan baik.
Oleh karena itu, Anda membutuhkan alternatif lain dalam proses reimbursement karyawan. Tentunya alternatif ini akan membuat proses lebih ringkas dan tidak memakan waktu.
Alternatif apa itu? Anda bisa menggunakan aplikasi agar pengajuan klaim dilakukan secara online.
Aplikasi yang dapat Anda gunakan adalah Aplikasi Reimbursement Online LinovHR. Aplikasi ini dapat di-install pada smartphone tiap karyawan untuk memudahkan reimbursement. Pengajuan klaim ini dilakukan melalui fitur Request. Karyawan dapat memilih tiga jenis reimbursement, yaitu medical claim, travel claim, dan business claim.
Pengajuan klaim dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi absensi LinovHR menerapkan ESS atau Employee Self Service. Artinya, reimbursement dilakukan secara mandiri oleh karyawan dengan mudah dan cepat, tanpa harus mengisi formulir secara manual.
Seperti namanya, aplikasi absensi LinovHR tak hanya untuk mengajukan reimbursement. Karyawan juga dapat mencatatkan kehadirannya dan mengajukan izin, cuti, ataupun lembur di aplikasi yang sama.
Aplikasi yang lengkap ini bisa Anda dapatkan dengan menghubungi tim LinovHR.
Segera jadwalkan demo dan dapatkan promo menarik selama menggunakan LinovHR!
