Keluhan dari karyawan merupakan salah satu hal yang wajar dalam suatu perusahaan. Biasanya, perusahaan akan menyediakan contoh form keluhan karyawan.
Form ini memang digunakan khusus untuk menampung dan mengevaluasi segala keluhan yang disampaikan karyawan.
Walau hal yang umum ditemukan dalam lingkungan kerja, masih banyak perusahaan yang tidak tahu seperti apa contoh form keluhan karyawan yang baik dan bagaimana mengatasinya secara efektif.
Daripada penasaran, yuk langsung simak lebih lanjut penjelasan dari LinovHR berikut ini!
Jenis-jenis Keluhan Karyawan
Dalam suatu perusahaan, tidak selalu segalanya berjalan lancar dan terkadang karyawan mengalami masalah atau ketidakpuasan. Masalah ini dapat diungkapkan melalui keluhan karyawan. Keluhan karyawan dapat berupa hal yang bersifat personal.
Selain itu, keluhan karyawan juga bisa bersifat profesional. Berikut ada beberapa jenis keluhan karyawan yang mungkin terjadi, di antaranya:
1. Keluhan Individu
Jenis keluhan individu adalah keluhan yang dialami oleh seorang karyawan di tempat kerja. Hal ini dapat mencakup masalah yang melibatkan gaji dan tunjangan, beban kerja yang berlebihan, keberpihakan di tempat kerja, intimidasi atau diskriminasi, kurangnya proses promosi yang transparan, dan keluhan lainnya yang dirasakan oleh seorang karyawan.
2. Keluhan Kelompok
Keluhan ini umumnya diajukan oleh sekelompok karyawan yang memiliki permasalahan dan pengalaman yang sama di tempat kerja.
Hal ini biasanya terjadi ketika satu tim atau departemen terkena dampak dari masalah di tempat kerja dengan cara yang sama.
Contohnya adanya kesenjangan upah antar gender, jadwal kerja, termasuk keluhan yang berkaitan dengan kesenjangan upah berdasarkan gender, jadwal kerja karyawan, dan perubahan struktural organisasi.
3. Keluhan dari Serikat Pekerja
Keluhan ini biasa terjadi ketika serikat pekerja merasa bahwa hak-hak mereka tidak terlindungi, mereka dapat mengajukan keluhan kepada manajemen.
Sebagai contoh, jika manajemen tidak melakukan potongan iuran serikat pekerja dengan benar, maka serikat pekerja akan memprotes hal tersebut.
4. Keluhan Kebijakan
Jenis keluhan ini biasa disampaikan oleh seseorang atau juga melalui serikat pekerja. Maksud dan tujuan dari keluhan ini adalah meminta manajemen mengeluarkan kebijakan yang berpihak kepada seluruh karyawan, menegakkan kebijakan yang disepakati, atau juga perjanjian yang telah disepakati.
Contoh dari keluhan ini adalah kebijakan terkait kondisi kerja yang tidak diinginkan, serta masalah yang melibatkan kesehatan dan keselamatan di tempat kerja.
Manfaat Keluhan Karyawan
Meskipun keluhan karyawan seringkali dianggap negatif, namun sebenarnya keluhan karyawan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan jika diatasi dengan benar.
Selain itu, hal ini juga dapat membantu menumbuhkan kepercayaan, karena dengan memiliki prosedur pengaduan tertulis di atas form keluhan karyawan.
Para karyawan dapat menyampaikan keluhan tanpa takut akan adanya pembalasan. Berikut ada beberapa manfaat keluhan karyawan, di antaranya:
- Mencegah komplain atau perselisihan kecil agar tidak berkembang menjadi sesuatu yang lebih serius.
- Mendorong perusahaan untuk mengembangkan kebijakan dan kontrak kerja yang sangat spesifik dan memiliki ekspektasi yang jelas.
- Membantu menumbuhkan budaya perusahaan yang transparan, terbuka, dan saling percaya.
- Membuat karyawan merasa didengar dan dihargai.
- Membantu mencegah dan mengatasi diskriminasi, dan pelecehan di tempat kerja.
- Memberi karyawan alat untuk menyelesaikan masalah mereka, daripada memutuskan resign atau menjadi demotivasi.
- Menjadi cara untuk menyelesaikan masalah dan perselisihan di lingkungan kerja.
Contoh Keluhan Karyawan
Karyawan dapat memiliki beragam keluhan di tempat kerja, tergantung pada masalah yang dihadapi. Beberapa contoh keluhan yang sering diungkapkan oleh karyawan antara lain:
1. Beban Kerja yang Terlalu Berat
Karyawan mungkin merasa terbebani oleh tugas yang terlalu banyak atau tidak realistis. Hal ini dapat terjadi jika manajemen memberikan terlalu banyak tugas atau jika karyawan merasa tidak mampu menyelesaikan tugas dalam waktu yang ditetapkan.
Karyawan yang merasa beban kerjanya berlebihan dapat membuat stres, overwhelmed, dan bahkan mengalami kelelahan fisik dan mental.
2. Diskriminasi
Karyawan mungkin mengalami diskriminasi berdasarkan faktor-faktor seperti ras, jenis kelamin, usia, atau agama. Diskriminasi dapat terjadi secara terang-terangan atau tersembunyi dan dapat berdampak negatif pada kesejahteraan karyawan dan produktivitas kerja.
3. Pelecehan
Karyawan mungkin mengalami pelecehan verbal atau fisik dari rekan kerja atau bahkan dari atasan mereka. Pelecehan dapat mengakibatkan karyawan merasa tidak aman di tempat kerja dan dapat mengganggu kinerja mereka.
4. Ketidakadilan dalam Penggajian
Karyawan mungkin merasa bahwa mereka tidak dibayar dengan adil atau bahwa mereka tidak menerima kenaikan gaji yang pantas.
Hal ini dapat terjadi jika manajemen tidak menjalankan sistem penggajian yang adil atau jika karyawan merasa mereka tidak dihargai untuk kontribusi mereka di tempat kerja.
5. Konflik dengan Atasan atau Rekan Kerja
Karyawan mungkin memiliki konflik dengan atasan atau rekan kerja. Konflik ini dapat terjadi karena perbedaan pendapat, ketidaksepakatan, atau persaingan di tempat kerja.
Konflik yang tidak terselesaikan dapat mengganggu produktivitas karyawan dan bahkan dapat mengarah pada pemecatan.
6. Kondisi Kerja yang Tidak Sehat
Karyawan mungkin merasa khawatir dengan kondisi kerja yang tidak aman atau tidak sehat. Hal ini dapat terjadi jika manajemen tidak memenuhi standar keselamatan atau kesehatan yang memadai di tempat kerja.
7. Kebijakan atau Prosedur yang Tidak Adil
Karyawan mungkin merasa bahwa kebijakan atau prosedur yang diterapkan oleh manajemen tidak adil atau tidak konsisten.
Hal ini dapat terjadi jika manajemen tidak memiliki sistem yang baik untuk menangani masalah atau jika aturan yang ada terlihat tidak realistis atau tidak masuk akal.
5 Langkah Prosedur Pengajuan Keluhan Karyawan
Cara perusahaan dalam menangani keluhan karyawan tentu saja berbeda-beda, sesuai dengan kebijakan yang tertulis di tempat kerja. Berikut ini beberapa prosedur pengaduan yang umum ditemukan di perusahaan.
1. Pertemuan Informal dengan Supervisor
Sebelum keluhan sampai ke petinggi perusahaan, Anda bisa mendorong karyawan untuk berbicara dengan supervisor mereka terlebih dulu.
Lakukan obrolan secara informal untuk menyelesaikan keluhan atau masalah di tempat kerja.
Dikesempatan ini supervisor harus bisa mendengarkan secara aktif keluhan yang disampaikan dan menjelaskan mengapa perusahaan atau manajerial perusahaan tidak bisa memenuhi apa yang menjadi keresahan mereka.
2. Sampaikan Keluhan Formal secara Tertulis
Pastikan perusahaan memiliki form keluhan yang dapat diisi oleh karyawan. Atau juga bisa meminta karyawan mengirim email dengan rincian tentang keluhan tersebut.
Doronglah karyawan untuk menyertakan rincian sebanyak mungkin, termasuk nama dan tanggal. Tergantung pada kebijakan prosedur pengaduan yang ditetapkan, Anda juga dapat meminta karyawan untuk menyampaikan keluhan secara lisan dan meminta penyelia untuk menuliskan pernyataan karyawan tersebut.
Apa pun cara yang Anda pilih, pastikan keluhan karyawan dituangkan dalam bentuk tertulis.
3. Evaluasi Keluhan
Pada tahap ini, libatkanlah divisi HR dan serikat pekerja sebagai perwakilan dari karyawan.
Evaluasi rincian keluhan untuk menentukan langkah selanjutnya. Anda dapat melihat seberapa besar keluhan yang diajukan karyawan. Apakah itu terkait dengan keluhan individu atau juga keluhan yang lebih rumit yang melibatkan staf lain.
Jika keluhan ternyata rumit, Anda perlu melakukan penyelidikan formal.
4. Lakukan Penyelidikan Formal
Untuk melakukan penyelidikan formal, cobalah mewawancarai karyawan yang mengajukan keluhan serta orang lain yang terlibat. Kumpulkan semua bukti yang akan membantu dalam penyelesaian masalah.
Anda juga bisa menunjuk penyelidik independen untuk melakukan penyelidikan agar prosesnya adil dan tidak bias.
5. Resolusi
Terakhir, setelah penyelidikan dilakukan, tuangkan hasilnya dalam bentuk kesimpulan resmi sesuai dengan temuan di lapangan. Beritahukan kepada karyawan apa keputusan dan tindakan yang akan diambil.
Jika penyelesaiannya tidak memuaskan karyawan, seorang mediator dapat dipanggil untuk membantu menyelesaikan situasi tersebut.
Jika Anda menawarkan hak kepada karyawan untuk mengajukan banding atas keputusan akhir, pastikan untuk memasukkannya dalam kebijakan proses pengaduan Anda.
Baca Juga: Cara Menangani Keluhan Karyawan dengan Baik
Contoh Form Keluhan Karyawan
Form keluhan karyawan adalah alat yang berguna untuk memfasilitasi proses pengajuan keluhan oleh karyawan. Berikut contoh form keluhan karyawan:
1. Contoh Keluhan Karyawan Terkait Pengaturan Shift Kerja
2. Template Contoh Form Keluhan Karyawan
3. Contoh Form Keluhan Karyawan Bahasa Inggris
4. Contoh Form Keluhan Kesah Karyawan Terkait Beban Kerja
Atasi Keluhan Karyawan dengan Software HRIS LinovHR
Form keluhan karyawan menjadi fasilitator perusahaan untuk dapat mengatasi permasalahan internal perusahaan sebelum masalah tersebut menjadi besar dan melebar.
Maka dari itu, sangat penting sekali bagi perusahaan untuk dapat memfasilitasi form khusus yang menjadi tempat karyawan menyampaikan keluhan dan aspirasinya.
Dengan begitu, karyawan pun akan merasa didengar dan perusahaan pun bisa terus memperbaiki diri.
Beruntungnya, saat ingin untuk pengelolaan keluhan karyawan bisa dilakukan lebih mudah bersama Software HRIS LinovHR.
Di Software HRIS LinovHR, tersedia fitur khusus Feedback, yang bisa menjadi fasilitator karyawan dalam menyampaikan keluhannya kepada perusahaan, manajerial, atau rekan kerja secara anonim.
Dari keluhan yang masuk, HR pun bisa memanfaatkan berbagai laporan dan analisis yang bisa diunduh di dalam Software HRIS LinovHR sebagai bahan evaluasi dan menyusun strategi pengambilan tindakan. Sehingga strategi yang tepat guna bisa disusun dan memberikan jalan keluar terbaik.
Bersama Software HRIS LinovHR manajemen human resource bukan lagi masalah besar. Semua terkendali dengan mudah, efektif, dan efisien. Ajukan demo sekarang dan klaim penawaran spesialnya sekarang juga!
