Setiap karyawan yang bekerja di perusahaan, memiliki hak untuk mengajukan izin, ketika memang diperlukan. Termasuk izin untuk keluar di jam kerja. Dalam keadaan seperti ini, perusahaan perlu mengeluarkan form izin keluar kantor.
Form ini sendiri menjadi catatan dan bukti yang sah bahwa karyawan yang bersangkutan keluar atas izin perusahaan. Sehingga karyawan yang bersangkutan tidak dianggap bolos atau tidak disiplin.
Nah, pada kesempatan ini LinovHR akan membahas mengenai contoh form izin keluar kantor sebagai syarat ketika izin saat jam kerja sedang berlangsung. Tanpa perlu berlama-lama lagi, mari kita simak dan cari tahu bersama-sama di bawah ini!
Alasan Izin Keluar Kantor di Jam Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, alasan seorang karyawan izin keluar kantor di saat jam kerja tentunya berbeda-beda. Namun, setidaknya berikut ini adalah alasan-alasan umum yang sering digunakan.
Mengurus Dokumen Penting
Alasan izin keluar yang pertama yaitu mengurus dokumen-dokumen penting. Ada kalanya, karyawan harus mengurus beberapa dokumen pribadi yang sifatnya penting.
Maka dari itu, mau tidak mau mereka harus mengajukan izin untuk meninggalkan kantor sesaat, guna menyelesaikan pengurusan dokumen tersebut.
Baca Juga: Cuti Sakit Karyawan Sesuai dengan Undang-Undang
Emergency atau Urgent
Alasan umum yang sering digunakan lainnya yaitu karena adanya urusan yang bersifat penting ataupun urgent. Karena sifatnya yang genting, maka urusan seperti ini harus dilakukan dengan segera, meskipun saat jam kerja sekalipun.
Beberapa contohnya, seperti menjemput saudara di bandara, tamu penting berkunjung ke rumah, dan hal-hal bersifat urgent lainnya.
Kegiatan Bisnis
Alasan selanjutnya yaitu bertemu klien atau jaringan bisnis yang dimiliki oleh perusahaan tempat Anda bekerja saat ini.
Contohnya seperti bertemu perwakilan business tertentu, mengikuti meeting dengan para pemangku kepentingan atau investor, dan lain sebagainya.
Kegiatan Pengembangan Profesional
Alasan yang keempat yaitu mengikuti seminar atau kelas pengembangan professional. Hal ini tentunya sangat bermanfaat, tidak hanya bagi karyawan itu sendiri, tetapi juga bagi perusahaan.
Dengan karyawan mengikuti program pengembangan profesional, maka kemampuan dan juga value diri yang mereka miliki akan semakin bertambah pula. Sehingga, kualitas SDM di perusahaan bisa meningkat dan memiliki daya saing yang baik.
Urusan Keluarga
Urusan keluarga memang sebuah urusan penting yang harus didahulukan di atas apapun. Banyak karyawan yang menggunakan alasan ini untuk izin keluar kantor pada saat jam kerja, seperti menjemput anak, mengantar anggota keluarga ke dokter, dan sejenisnya.
Urusan Pribadi
Alasan yang terakhir yaitu urusan pribadi. Seperti janji bertemu dokter pribadi, check-up kesehatan, membawa binatang peliharaan ke dokter, mengurus STNK atau SIM, dan masih banyak lagi.
Komponen yang Harus Ada di Form Izin Keluar Kantor
Lantas, apa saja komponen yang harus ada di dalam sebuah form izin keluar kantor? Berikut beberapa format umum yang ada pada form izin keluar kantor:
- Nama.
- Nomor Induk Pegawai atau NIP.
- Jabatan.
- Divisi atau Departemen Kerja.
- Alasan melakukan izin.
- Durasi Kepergian (dari jam berapa sampai jam berapa).
- Hari dan Tanggal.
- Tanda Tangan Atasan.
- Tanda Tangan Pemohon.
Contoh Form Izin Keluar Kantor
Kami sudah menyiapkan contoh form izin keluar kantor yang bisa Anda perhatikan dan pahami. Berikut contohnya.
SURAT IZIN KELUAR KANTOR PADA JAM KERJA
Yang bertanda tangan di bawah ini, memberikan izin kepada:
Nama :
Nomor Induk Pegawai :
Jabatan :
Departemen :
Untuk melaksanakan keperluan penting, yaitu: …………………………… (sebutkan nama keperluannya) pada jam kerja, yaitu mulai pukul ……………….. sampai dengan pukul …………… pada hari ………………. tanggal ……………………………..
Demikian surat izin keluar kantor ini dipergunakan sebagaimana mestinya.
………………………..
(Jabatan atasan langsung)
…………………………
NIP.
Pengajuan Izin Lebih Efektif dengan Aplikasi ESS LinovHR
Izin keluar di jam kerja memang bukanlah hal baru yang ditemukan di lingkungan kerja. Selama karyawan memberikan alasan yang jujur dan memang hal tersebut harus dilakukan sesegera mungkin. Tentu tidak ada alasan untuk perusahaan untuk melarang hal tersebut.
Hanya saja, pastikan pemberian izin tersebut punya aturan dan dikelola dengan baik. Form izin keluar kantor mungkin akan membantu, tapi di sisi lain akan sangat merepotkan bagi perusahaan ketika harus melakukan rekapitulasi kehadiran setiap bulannya.
Saat ini, Anda dapat membuat pengajuan izin keluar kantor jadi lebih mudah dengan bantuan dari aplikasi ESS LinovHR.
Aplikasi ESS telah dilengkapi dengan fitur request yang memudahkan karyawan untuk mengajukan izin keluar kantor, cuti, sampai lembur hanya dari smartphone mereka.
Setelah pengajuan izin, HR pun langsung dapat memberikan approval terhadap izin tersebut. Data izin yang diajukan oleh karyawan pun akan tersimpan dengan rapi.
Selain mempermudah dalam pengajuan izin, juga dapat mempermudah proses absen dengan fitur face recognition, fingerprint, dan geo tagging.
Tunggu apa lagi? Ajukan demonya sekarang juga, GRATIS!
