Arti Follow Up dan Strategi Melakukannya

Tindakan follow up sangat penting untuk setiap bisnis dan tanpa tindakan tersebut, bisnis dapat tidak ada lagi. Pada awalnya, sebagian besar pebisnis beranggapan istilah follow up artinya hanya terkait dengan penjualan atau sales.

Seiring berjalannya waktu, kini pebisnis sudah mulai paham bahwa tindakan follow up sangat penting dalam semua bidang bisnis. Berikut penjelasan lengkapnya.

Baca juga: Manajemen Bisnis: Pengertian, Fungsi, dan Unsur dalam Perusahaan

Apa itu Follow Up?

Melansir dari dictionary.com, arti follow up adalah sebuah tindakan menindaklanjuti. Dalam dunia bisnis, ketika perusahaan Anda mendapatkan pelanggan baru maka tindakan follow up sangat diperlukan untuk membantu menyelesaikan masalah pelanggan.

Tindak lanjut harus dilakukan secara konsisten. Mengapa? Karena melalui cara tersebut perusahaan dapat membangun hubungan dengan klien dan memastikan mereka tahu tentang bisnis Anda. 

Oleh karena itu, segera setelah Anda menjalin hubungan baik dengan calon pelanggan, maka Anda harus menghubungi mereka secara rutin. Apabila Anda gagal melakukannya, pelanggan akan melupakan bisnis Anda dan beralih ke bisnis lain. 

Baca Juga: Kuasai Komunikasi Asertif untuk Kelancaran Kerja Tim 

Alasan Pentingnya Follow Up dalam Dunia Bisnis

Tindak lanjut yang dilakukan secara konsisten dapat menghasilkan kesepakatan bisnis yang menguntungkan. Inilah beberapa alasan pentingnya proses tindak lanjut dalam dunia bisnis:

1. Tindak lanjut yang dilakukan dengan rutin dan konsisten dapat mendorong calon pelanggan memutuskan untuk membeli produk atau layanan bisnis Anda.
2. Sistem tindak lanjut yang bisnis Anda gunakan dapat menggerakan prospek dan pelanggan secara maksimal. 
3. Dengan berbagi kemajuan teknologi dan informasi, proses follow up dirasa lebih mudah dan tidak menghabiskan banyak waktu untuk menarik pelanggan. 
4. Proses tindak lanjut yang dilakukan dengan konsisten akan membawa bisnis Anda  selangkah lebih maju dibandingkan para kompetitor. 
5. Apabila aktivitas tindak lanjut dilakukan dengan benar, maka semakin besar peluang bisnis untuk menghasilkan uang. 

Strategi Melakukan Follow Up

Menindaklanjuti pelanggan potensi haus menjadi komponen prioritas tinggi dari setiap pemasaran. Berikut adalah lima strategi tindak lanjut yang efektif.

1. Kirim Catatan Terima Kasih

Beberapa perusahaan mengirim catatan terima kasih melalui email, adapun yang mengirimnya dengan kartu ucapan. Apapun metode yang Anda gunakan, penting untuk mengucapkan terima kasih setelah melakukan penjualan. 

Dengan melakukan hal ini, Anda akan memberikan pengalaman yang baik bagi klien Anda. Pastikan juga catatan tersebut berisi detail kontak dan nama seseorang yang dapat dihubungi jika klien memiliki masalah atau pertanyaan. 

2. Luangkan Waktu untuk Follow Up

Strategi yang kedua adalah buat jadwal khusus untuk menelpon klien satu atau dua minggu setelah penjualan untuk mencari tahu bagaimana semuanya berjalan. Apakah mereka senang dengan pembelian mereka? Bagaimana layanan yang mereka terima? Apakah mereka punya pertanyaan? 

Namun, jangan sampai Anda menghubungi secara berlebihan karena waktu pelanggan sangat berharga. Selain itu, pada tahap ini Anda juga dapat membantu menyelesaikan masalah apapun yang mereka miliki. 

3. Pastikan Jalur Komunikasi Tetap terbuka

Mintalah izin kepada client Anda untuk dapat berkomunikasi dengan mereka. Kemudian, kirimkan informasi dan saran yang bermanfaat berdasarkan kebutuhan dan minat mereka. Fokus pada informasi yang memiliki nilai tinggi seperti panduan, artikel, atau webinar pendidikan.

Tahap ini adalah fase mengkonsolidasikan kepercayaan antara Anda dengan klien.

4. Lakukan Penjualan Kedua

Berkomunikasi dengan klien yang sudah pernah membeli produk atau layanan Anda mungkin tampak seperti membuang-buang waktu, tetapi sebenarnya itu merupakan kunci untuk penjualan di masa depan. 

Berkomunikasi secara rutin dengan klien akan membantu Anda memahami kebutuhan mereka dan memberi Anda ide tentang peningkatan produk.

Dengan menciptakan hubungan yang harmonis, Anda memiliki kesempatan untuk menawarkan lebih banyak produk atau layanan kepada klien. 

5. Minta Referensi 

Umumnya, pelanggan yang merasa puas dan senang akan merujuk Anda kepada pelanggan lain. Ketika sebuah rekomendasi datang dari seseorang yang benar-benar menggunakan layanan Anda, maka produk atau layanan benar-benar memiliki kredibilitas dan kepercayaan ekstra. 

Baca Juga: Cara Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Agar Produk Laris Manis! 

Media untuk Melakukan Follow Up

Berikut beberapa media yang dapat Anda gunakan untuk melakukan follow up dalam dunia bisnis. 

1. Email

Salah satu cara yang paling umum digunakan dalam proses tindak lanjut adalah mengirim email secara rutin kepada klien. Ingatlah frekuensi email Anda juga menentukan keberhasilan proses tindak lanjut. Oleh sebab itu, jadwalkan waktu tertentu untuk mengirimkan email kepada client.

Dalam email tersebut, lampirkan hyperlink yang merujuk ke situs web Anda agar klien dapat melihat dengan baik apa yang sebenarnya Anda tawarkan kepada mereka.  

Selain itu, pastikan email yang Anda kirim relevan atau terkait satu sama lain. Misalnya, jika Anda mengirim email terkait penjualan, pastikan email Anda tidak mempromosikan layanan atau produk yang tidak diinginkan klien Anda.

Maka dari itu, email yang Anda kirim harus sangat relevan dengan minat dan kebutuhan client.

Baca Juga: Pengertian Bisnis MLM, Jenis dan Cara Kerjanya

2. Social Media

Salah satu cara untuk menjaga hubungan dengan client adalah dengan mengambil bagian dalam platform jejaring sosial.

Pastikan Anda secara aktif berbagi informasi mengenai koneksi CRM, blog, dan video kepada pengikut media sosial Anda. Kemudian, dorong pengikut Anda untuk berinteraksi dengan Anda melalui platform media sosial. 

Sering kali, pengikut akan mengajukan pertanyaan tentang produk atau bisnis Anda. Interaksi yang terjadi akan memungkinkan Anda untuk membangun hubungan yang positif dengan calon pelanggan Anda, yang mana nantinya dapat membantu Anda menjual lebih banyak produk dan layanan. 

3. Telepon

Cara lainnya yang dapat Anda coba untuk follow up client adalah berkomunikasi dengan client melalui panggilan telepon. Anda dapat membuat jadwal khusus untuk menelpon client seperti seminggu sekali atau dua minggu sekali.

Melalui panggilan telepon, Anda dapat menanyakan bagaimana pengalaman pelanggan selama menggunakan layanan atau produk Anda.

4. SMS

Meski metode sms ini sudah banyak ditinggalkan karena kurang efektif dan efisien, namun tidak ada salahnya jika Anda ingin menggunakan media SMS untuk proses tindak lanjut.

Melalui metode SMS, Anda dapat mengirim sejumlah informasi terkait produk atau layanan Anda kepada client.

Kesimpulan

Setelah menyimak penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa follow up bukanlah proses yang memakan waktu atau kegiatan yang sia-sia. Justru, dengan kegiatan follow up ini bisnis memiliki peluang untuk mendapatkan calon pelanggan baru dengan cara menggunakan berbagai strategi yang telah disusun.