Employee Calendar, Visualisasi Jadwal Kerja demi Efisiensi Kehadiran

Kalender kerja merupakan elemen penting dalam manajemen absensi dan kehadiran karyawan di perusahaan. Pasalnya, kalender kerja menggambarkan informasi penting seperti jadwal kerja, shift, dan day off (libur) karyawan dalam suatu periode.

Selain memudahkan karyawan, kalender kerja akan membantu manajemen SDM untuk melihat dan memantau jadwal kerja karyawan guna memastikan kehadiran mereka. 

Kalender kerja sebaiknya ditampilkan secara digital dan divisualisasi dalam dashboard yang user-friendly agar mudah diakses dan dipahami oleh para karyawan. 

Beruntungnya, modul Time & Attendance LinovHR telah dilengkapi dengan fitur Calendar yang dapat menyajikan seluruh agenda karyawan. Ingin mengetahui fungsi fitur ini dan cara menggunakannya lebih lanjut? Simak artikel ini!

Apa Itu Fitur Calendar?

Calendar atau Employee Calendar merupakan fitur dalam Software Time Management System LinovHR yang dihadirkan dengan tujuan untuk memvisualisasikan jadwal kerja karyawan dalam suatu periode.

Kalender kerja karyawan dalam sistem LinovHR tersaji dalam dashboard yang user-friendly sehingga mudah dipahami oleh pengguna, baik admin maupun karyawan.

Fitur ini memberikan manfaat, baik bagi karyawan dan manajemen. Dari sisi karyawan, mereka dapat dengan mudah melihat pembagian jadwal kerja dan hari libur. Terutama jika perusahaan menerapkan sistem kerja shift.

Karena terintegrasi dengan aplikasi Employee Self-Service (ESS), karyawan bisa langsung mengaksesnya lewat smartphone tanpa perlu menanyakan jadwal kerja lagi kepada HR atau manajemen.

Kehadiran fitur Calendar juga menguntungkan manajemen atau HR. Sebab, ketika admin menetapkan jadwal kerja karyawan untuk masing-masing unit kerja, Calendar akan ter-update secara otomatis. 

Sehingga, mereka tak perlu membuat pengumuman di setiap periode, apalagi mencetak jadwal kerja atau shift.

Selain itu, fitur Calendar juga memudahkan manajemen atau HR untuk melihat dan melacak kehadiran karyawan. Mereka dapat mengetahui jadwal kerja, libur, dan cuti tiap individu.

Sehingga, admin tidak perlu mengonfirmasi kehadiran secara manual dengan menghubungi mereka satu per satu yang tentunya akan menghambat pekerjaan.

Fitur Calendar dalam Time Management System LinovHR sangat mendukung paperless office system yang pada akhirnya dapat meningkatkan efisiensi perusahaan.

Keunggulan Fitur Employee Calendar LinovHR

Meskipun tampak sepele, kehadiran kalender kerja atau employee calendar sangat membantu karyawan dan manajemen untuk mengakses jadwal kerja dengan praktis. Jadi, manajemen absensi dan kehadiran dapat dilakukan secara efisien.

Apa saja manfaat yang ditawarkan melalui fitur Employee Calendar LinovHR?

1. Tetapkan Jadwal Kerja Berdasarkan Atribut Pekerjaan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan jam kerja tertentu bagi karyawan. Bahkan, beberapa perusahaan menerapkan kebijakan berbeda bagi karyawan karena disesuaikan dengan atribut pekerjaan (job attribute), seperti lokasi kerja.

Sebagai contoh, pada perusahaan manufaktur, jadwal kerja karyawan di kantor pusat dan proyek berbeda. 

Karyawan yang bekerja di kantor pusat umumnya memiliki jadwal kerja reguler dan teratur. Misalnya, masuk pada Senin sampai Jumat atau Sabtu, mulai pukul 08.00 hingga 17.00 WIB.

Sementara itu, karyawan di proyek atau pabrik memiliki jadwal kerja dengan skema shift. Artinya, jadwal kerja tidak menentu dan berubah-ubah. 

Dengan fitur Employee Calendar pada Software Time & Attendance LinovHR, kalender kerja karyawan di masing-masing unit kerja dapat disesuaikan sehingga lebih mudah bagi admin untuk mengaturnya.

2. Memudahkan Visualisasi Jadwal Kerja Karyawan 

Masih harus print jadwal shift karyawan terbaru di setiap periode? Dengan Software Time Attendance LinovHR, Anda tidak perlu boros kertas dan membuang waktu untuk mencetak jadwal setiap berganti minggu atau bulan.

Setiap kali diberlakukan jadwal shift karyawan baru di setiap periode, jadwal akan terintegrasi secara otomatis pada menu Calendar. 

Anda juga bisa membuat pengumuman di aplikasi Employee Self-Service (ESS) agar karyawan mendapatkan informasi jadwal kerja terbaru.

3. Sesuaikan Jadwal Kerja dengan Regulasi yang Berlaku

Dengan fitur Calendar LinovHR, perusahaan dapat menyesuaikan daftar hari libur dengan hari libur nasional yang ditetapkan pemerintah. 

Perusahaan juga bisa menambah hari libur sesuai dengan yang berlaku di lingkungan internal, misalnya hari libur dalam rangka memperingati ulang tahun perusahaan. 

Dalam hal ini, LinovHR memberikan kebebasan dan fleksibilitas yang tinggi bagi perusahaan dalam menyesuaikan jadwal kerja dan hari libur.

Cara Menggunakan Fitur Calendar LinovHR?

Lantas, bagaimana cara menetapkan jadwal kerja agar terlihat pada menu Calendar di Software Time Attendance LinovHR? Anda dapat mengikuti langkah-langkah dengan mudah berikut ini:

1. Masuk ke menu “Time Attendance,” pilih tab “Settings”
2. Setelah menu drop down muncul, pilih “Schedule” dan menu “Shift” untuk membuat daftar jenis kehadiran yang berlaku di perusahaan beserta durasi kerjanya. 
3. Misalnya, jadwal kerja reguler, jadwal kerja shift, day off, public holiday, dan agenda internal perusahaan seperti ulang tahun perusahaan
4. Selanjutnya, Anda dapat memetakan seluruh daftar jadwal ke hari kerja yang berlaku dalam satu periode, baik bulanan atau tahunan dengan menu “Workgroup.” 
5. Lalu, simpan jadwal kerja.

Setelah disimpan, jadwal kerja karyawan akan langsung terintegrasi dengan menu “Calendar.” Nantinya, ini dapat diakses melalui aplikasi ESS karyawan dengan praktis dan mudah.

Tidak hanya fitur Employee Calendar, Software HRIS LinovHR juga memiliki banyak fitur terbaik yang dapat memudahkan HR menjalankan setiap tugasnya. Dengan menggunakan Software HRIS maka pengelolaan SDM perusahaan akan menjadi lebih cepat, tepat dan mudah.

Segera konsultasikan kebutuhan manajemen SDM perusahaan, ajukan demo gratis sekarang dan dapatkan promo menariknya!