Jika Anda bekerja di bagian keuangan, mendengar istilah faktur pembelian pasti sudah tidak asing lagi.
Faktur pembelian yang juga dikenal dengan purchase invoice dapat membuat akuntan melaksanakan pembukuan dengan mudah secara rinci.
Hal ini tentunya harus didukung dengan kemampuan dasar seorang akuntan di bidang perekonomian, agar saat pembuatan faktur pembelian tidak terjadi kesalahan dalam penjumlahannya.
Apa Itu Faktur Pembelian?
Faktur pembelian adalah pencatatan finansial yang menjadi dasar untuk seorang akuntan melaksanakan pembukuan karena seluruh bisnis yang berjalan dalam industri wajib dicatat dengan secara rinci untuk memudahkan pembukuan nantinya.
Tetapi secara umum, faktur pembelian dapat juga disebut dengan invoice yang mencantumkan barang yang telah diperjualbelikan berisi nama, alamat, harga, dan nomor sebagai tanda bukti yang jelas.
Biasanya, faktur pembelian dicetak dan diberikan ke pembeli (asli) dan penjual (copy) agar sama-sama memiliki bukti catatan transaksi.
Dalam pengertian lain, faktur adalah sebuah catatan ke pembeli dengan penggambaran barang yang dikirim beserta harga selengkap-lengkapnya.
Sedangkan menurut ahli Mulyadi, faktur pembelian merupakan sebuah dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi dari penjualan kredit.
Sementara pengertian dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), faktur sendiri merupakan sebuah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar pembeli kepada penjual setelah melakukan negosiasi.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Harga dan Cara Membuatnya
Fungsi Faktur Pembelian
Selain untuk memudahkan transaksi dan pembukuan lainnya, berikut fungsi atau kegunaan faktur pembelian lainnya yang telah dirangkum.
- Sebagai bukti fisik bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan yang dikehendaki pembeli yang mencantumkan detail barang atau jasa beserta harganya.
- Sebagai bukti informasi saat penagihan dan juga bukti informasi nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh pembeli.
- Sebagai dokumen yang sah untuk dimasukkan dalam pembukuan karena kemudahan prosesnya.
- Sebagai bukti yang sah bagi pembeli bila barang yang diberikan tidak sesuai dengan pesanan untuk melakukan klaim kepada penjual.
- Sebagai bukti pembayaran telah membeli barang atau jasa kena pajak kepada pengusaha kena pajak.
- Sebagai bukti pungutan pajak pada barang kena pajak berupa PPN atau PPn BM untuk Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
Cara Membuat Faktur Pembelian
Membuat faktur pembelian memang tidak begitu sulit. Namun sebelumnya, pahami terlebih dahulu cara membuat faktur pembelian yang dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu cara konvensional dan cara menggunakan software akuntansi.
Berikut langkah-langkah yang harus diikuti jika menggunakan software akuntansi:
-
Memilih pemasok barang
Ini adalah tahap awal dalam pencatatan di software akuntansi. Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah isi data pemasok serta email pada kotak yang ada.
Email belum di masukkan di data pemasok bila email tidak timbul dikala membuat pembelian. Masukkan jenis pembayaran yang diberlakukan untuk pembeli, seperti down payment atau Cash on Delivery.
Setelah itu, isi data pengiriman yang dicentang saat barang akan dikirim pada pelanggan, dan juga isi tujuan, metode pengiriman, nomor pengiriman serta bayaran pengiriman dengan jelas.
Jangan lupa untuk mengisi tujuan penagihan yang akan dituju, serta jatuh tempo pembayaran barang tersebut.
-
Mengisi detail produk
Selanjutnya, akuntan harus mengisi rincian produk pada software akuntansi yang mencakup harga produk yang tercantum PPN, produk itu sendiri, deskripsi produk, serta jumlah maupun jumlah produk yang dibeli. Bila ada diskon, cantumkan juga diskon tersebut beserta perhitungan lengkapnya.
-
Informasi tambahan
Setelah itu, akuntan harus mengisi data bonus yang berbentuk catatan yang memuat penjelasan bonus untuk pembelian. Masukkan pula adendum dan diskon yang diberikan serta seberapa besar persentasenya.
-
Menyimpan data pembelian
Pada umumnya software akuntansi mempunyai pilihan untuk ‘Cancel’ dan ‘Lanjutkan Pembelian’ yang berlaku untuk pencatatan dan pembelian.
Klik tunda bila mau menunda pencatatan dan atau pembelian, dan klik lanjutkan pembelian untuk melanjutkan transaksi.
Baca Juga: SKU: Instrumen Penting untuk Kelola Stok Produk
Kesimpulan
Itulah pembahasan yang menambah pengetahuan Anda tentang apa itu faktur atau bukti transaksi penjualan itu, seperti apa proses, dan bagaimana cara membuatnya.
Pastikan untuk selalu memiliki bukti transaksi saat melakukan jual-beli barang maupun jasa karena ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya bukti transaksi, baik dari sudut penjual maupun pembeli.
