Proses resign tidak hanya sekadar mengajukan surat pengunduran diri saja. Masuk kantor baik-baik, tentunya harus resign harus baik-baik, bukan? Inilah tersirat dalam exit interview.
Banyak HRD yang hanya fokus terhadap rekrutmen dan melupakan wawancara sebelum karyawan resmi mengundurkan diri.
Padahal, manfaatnya cukup besar bagi perusahaan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan karyawan.
Lalu, apa pentingnya interview sebelum resign? Simak pembahasan di bawah ini!ย
Apa Itu Exit Interview?
Exit interview adalah sebuah wawancara atau interview yang dilakukan sebelum karyawan memundurkan diri.
Namun, sesi ini berbeda dengan wawancara sebelum bekerja. Jika wawancara sebelum bekerja menentukan apakah karyawan dapat bergabung dengan perusahaan atau tidak, maka wawancara sebelum resign tidak berhubungan dengan boleh atau bisanya karyawan mengundurkan diri.ย
Wawancara sebelum resign adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan feedback bagi perkembangan perusahaan.
Karena tidak semua orang meninggalkan perusahaan dengan suasana yang tenang dan baik, cara melakukan wawancara harus ditangani dengan ekstra hati-hati agar tidak menyinggung pihak manapun.
Karena inilah kesempatan bagi karyawan untuk mengungkapkan pikiran mereka tanpa mengkhawatirkan dampak negatif pada tinjauan kinerja. Karena itu, HRD pun harus mendengarkan dengan pikiran terbuka.
Setelah wawancara selesai, HRD tidak boleh lupa untuk mengucapkan terimakasih atas kontribusi karyawan selama ini kepada perusahaan.ย
Baca Juga: Lakukan Offboarding Untuk Karyawan Yang Hendak Resign
Kegunaan Exit Interview
Kegunaan utama perusahaan melakukan wawancara kepada karyawan sebelum mengundurkan diri adalah untuk mencari tahu alasan pengunduran diri.
Informasi yang didapat melalui wawancara ini akan digunakan HRD untuk mengelola karyawan lebih baik lagi.
Sebab, umumnya orang yang akan mengundurkan diri punya banyak ‘uneg-uneg’ yang selama ini sungkan untuk diutarakan secara langsung. Jika dijabarkan, tujuan exit interview adalah:ย
- Mencari tahu perspektif karyawan yang hendak mengundurkan diri mengenai perusahaan;
- Meminta masukan baru untuk memajukan tata kelola karyawan untuk landasan evaluasi;
- Menentukan parameter rekrutmen baru untuk menggantikan karyawan resign.ย
Pertanyaan Exit Interview
Percakapan dalam wawancara harus singkat dan jelas. Semua pertanyaan yang tepat akan mengarahkan percakapan ke arah yang benar.
Dalam form exit interview, terdapat beberapa pertanyaan yang akan diajukan kepada karyawan yang hendak mengundurkan diri. Apa saja pertanyaan yang biasanya akan diajukan?ย
- “Kenapa Anda mengundurkan diri?”
- “Apa yang perusahaan harus tingkatkan?”ย
- “Bagaimana hubungan Anda dengan atasan dan rekan selama ini?”ย
- “Jika berkenan untuk memberi tahu, apa yang ditawarkan perusahaan baru Anda?”ย
- “Apakah Anda akan merekomendasikan perusahaan ini kepada kandidat yang akan melamar?”ย
- “Apakah Anda menyukai suasana selama bekerja di perusahaan ini?”ย
- “Adakah hambatan yang Anda alami ketika bekerja?”
- “Apakah sarana prasarana perusahaan sudah cukup baik?”
Baca Juga: 10 Fasilitas yang Diharapkan Karyawan Selain Gaji
Cara Melakukan Exit Interview
Pembahasan di atas mencakup mengenai pengertian, tujuan dan juga daftar pertanyaan dari exit interview. Sudah cukup lengkap. Namun, bagaimana cara mengimplementasikannya? Berikut LinovHR akan uraikan mengenai cara mempersiapkannya.
1. Tentukan Jadwal Wawancara
Jadwalkan sesi wawancara dengan karyawan yang hendak resign. Biasanya waktu wawancara antara satu sampai empat minggu sebelum hari kerja terakhir. Komunikasikan jadwal jauh-jauh hari agar karyawan dapat mempersiapkan dengan baik.
2. Persiapkan Pertanyaan dan Form Exit Interview
Sebelum melakukan wawancara, persiapkan pertanyaan yang akan diberikan. Ambil contoh pertanyaan sebagaimana telah dijelaskan di pembahasan sebelumnya. Tak lupa juga persiapkan form yang akan diisi oleh karyawan.
Form ini berisikan keterangan karyawan kenapa karyawan melakukan resign, dan juga pemberian feedback untuk perusahaan. Berikut adalah contoh form exit interview.
3. Lakukan Interview dengan Saksama
Saat interview berlangsung, lakukan dengan fokus dan juga penuh perhatian. Serap jawaban dan aspirasi dari karyawan yang hendak resign. Sebagaimana jawaban mereka dapat menjadi feedback bagi perusahaan.
4. Sampaikan Feedback kepada Manajemen Perusahaan
Setelah melakukan wawancara, Anda sebagai HR pastinya sudah mendapatkan insight dari wawancara tersebut. Mulai dari kesan karyawan, hambatan, dan juga umpan balik yang mungkin bisa membuat perusahaan menjadi lebih baik lagi.
Semua insight tersebut baiknya segera disampaikan ke manajemen perusahaan, agar ada tindakan lanjutan untuk perbaikan perusahaan.
Manajemen Retensi Karyawan dengan Software HRIS LinovHR
Masuk-keluarnya karyawan pada perusahaan tak dapat terelakkan karena banyaknya faktor yang mempengaruhi. Namun, Anda sebagai HR bisa mengusahakan agar tingkat resign karyawan dapat terminimalisir.
Salah satu caranya adalah dengan menyerap aspirasi ataupun feedback yang bisa disampaikan oleh karyawan. Karena, bisa jadi karyawan tidak dapat mengeluarkan ‘uneg-uneg’ mereka disebabkan oleh tidak ada kesempatan mengutarakannya.
Permasalahan tersebut bisa diselesaikan dengan menerapkan teknologi yang memungkinkan karyawan secara leluasa memberikan feedback kepada rekan ataupun manajemen perusahaan.
Adalah Software HRIS yang dapat menyelesaikan tantangan tersebut. Software HRIS LinovHR memiliki modul Performance Management yang dapat membantu memberikan dampak pada retensi karyawan.
Terdapat fitur Feedback pada modul Performance Management LinovHR yang memungkinkan karyawan untuk memberikan feedback kepada rekan kerja, atasan atau manajer, rekan lintas divisi, ataupun unit lainnya yang masih satu lingkup.
Pemberian feedback melalui platform teknologi tersebut tentunya dapat membantu mengembangkan karyawan, dan tak menutup kemungkinan agar manajemen perusahaan menjadi lebih baik lagi.
Dengan perkembangan yang terjadi di semua lini, diharapkan karyawan akan menjadi lebih betah untuk bekerja di perusahaan dan berujung pada turunnya tingkar resign di perusahaan tersebut.
Semoga pembahasan di atas dapat bermanfaat!
