Exit Clearance Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Form

Exit clearance adalah suatu prosedur penting yang dilakukan ketika seorang karyawan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerjanya dengan perusahaan.

Prosedur ini sendiri tak dapat diabaikan karena memiliki dampak yang penting bagi kedua pihak, yaitu baik pihak karyawan maupun perusahaan.

Lantas, bagaimana exit clearance ini bekerja? Mari simak artikel LinovHR berikut ini untuk mengetahui pembahasan lebih lanjutnya, serta contoh form exit clearance karyawan yang digunakan!

 

 

Apa Itu Exit Clearance?

Exit clearance adalah prosedur yang harus diikuti oleh seorang karyawan ketika mereka mengundurkan diri, pensiun, atau diberhentikan dari perusahaan. 

Proses ini melibatkan serangkaian langkah yang harus diselesaikan oleh karyawan sebelum mereka meninggalkan perusahaan. 

Langkah-langkah ini termasuk menyelesaikan berbagai keperluan administratif dengan berbagai divisi, seperti Sumber Daya Manusia (SDM), keuangan, dan departemen lain untuk merampungkan segala urusan terkait gaji, upah, dan hal-hal lainnya. 

Untuk memenuhi persyaratan exit clearance, karyawan memerlukan formulir yang harus diisi sebagai bukti bahwa mereka telah menerima dokumen legal terkait aspek finansial dan non finansial.

 

Selain itu, formulir ini juga menjadi bukti bahwa karyawan telah mengembalikan aset yang dimiliki oleh perusahaan.

Prosedur exit clearance ini merupakan kewajiban bagi karyawan yang hendak mengakhiri hubungan kerja mereka, baik melalui resign, pensiun, atau pemecatan.

Langkah ini tentunya diambil agar tidak menimbulkan kerugian finansial bagi kedua belah pihak, yakni karyawan dan perusahaan, serta memastikan bahwa segala urusan terkait offboarding karyawan telah diselesaikan dengan baik.

 

Prosedur Exit Clearance

 

Prosedur exit clearance merupakan serangkaian langkah yang dimulai segera setelah penerimaan pengunduran diri dari karyawan yang dilaporkan kepada atasan senior.

Pola prosedur ini secara umum adalah sebagai berikut: 

 

Karyawan mengundurkan diri -> Mengisi formulir exit clearance -> Menyelesaikan semua pekerjaan dan melakukan handover -> Mengembalikan aset perusahaan -> Karyawan meninggalkan perusahaan

 

Saat melalui prosedur ini, karyawan harus mengembalikan aset fisik perusahaan dalam kondisi yang sama ketika diberikan kepada karyawan serta melakukan handover kepada karyawan pengganti.

Jika masih belum ada pengganti sampai last day karyawan, maka karyawan tersebut harus memberikan dokumen dan materi yang dimilikinya dengan anggota tim lain, kepala departemennya, dan HR.

Departemen yang terlibat dalam prosedur exit clearance karyawan umumnya adalah SDM untuk memeriksa berbagai hal, termasuk kelengkapan aset seperti laptop, pengalihan email, kartu akses, dan lainnya. 

Setelah proses peninjauan karyawan rampung, maka karyawan dapat meninggalkan perusahaan dan berhak memperoleh gaji serta segala benefit yang menjadi hak mereka.

 

Contoh Form Exit Clearance

Tujuan dari form exit clearance adalah untuk memastikan bahwa karyawan yang akan meninggalkan perusahaan telah menyelesaikan semua tugas yang diperlukan.

Tak hanya tugas, tetapi juga memastikan bahwa mereka telah mengembalikan semua properti atau aset perusahaan sebelum mereka meninggalkan perusahaan.

Formulir ini digunakan untuk mendokumentasikan proses verifikasi yang mencakup pengembalian properti perusahaan, handover, penyelesaian administrasi, dan persyaratan lainnya.

Oleh karena itu, form exit clearance sangat penting karena membantu perusahaan meminimalkan risiko hukum dan finansial yang mungkin.

Berikut adalah salah satu contoh form exit clearance karyawan:

 

Download form di sini

 

Dengan ini, form exit clearance adalah alat yang penting untuk memastikan bahwa pemisahan antara karyawan dan perusahaan berlangsung dengan lancar dan teratur.

Form ini membantu menghindari masalah potensial terkait dengan aset perusahaan yang belum dikembalikan atau tugas yang belum terselesaikan.

 

Mudahkan Proses Exit Clearance dengan HRIS Software LinovHR

 

Keluarnya seorang karyawan dari perusahaan merupakan hal tak terhindarkan. Ketika karyawan keluar, baik karena resign, habis kontrak, atau diberhentikan, maka HR harus melakukan serangkaian prosedur yang dinamakan exit clearance.

Proses ini melibatkan berbagai kegiatan penting, termasuk pengembalian aset dan proses handover pekerjaan sehingga operasional perusahaan tetap berjalan dengan baik.

Namun, proses exit clearance sering kali menuntut waktu dan energi yang besar karena ini akan berhubungan dengan proses administrasi, sehingga akan sulit jika dilakukan secara manual.

Dalam hal ini, HRIS Software LinovHR hadir sebagai solusi yang sangat tepat. LinovHR memiliki berbagai modul dan fitur canggih dan saling terintegrasi untuk memudahkan exit clearance karyawan di perusahaan.

Salah satu modul unggulan yang dimilikinya, yakni modul Personnel Administration yang mengelola data karyawan sepanjang siklus hidup karyawan (employee life cycle) selama di perusahaan, mulai dari saat menjadi calon kandidat, selama masa probation, saat menjadi karyawan, hingga ketika keluar dari karyawan.

Data ini meliputi informasi pribadi, posisi dan tanggung jawab di perusahaan, gaji dan tunjangan yang diterima, riwayat pendidikan dan pengalaman, hingga aset perusahaan yang dimiliki.

Melalui fitur Employee juga tertera informasi yang lebih detail mengenai status kepegawaian karyawan, mulai dari status kerja, tanggal bergabung dan tanggal akhir kerja, hingga informasi pajak karyawan.

Hal ini akan dibutuhkan untuk pembuatan paklaring karyawan, yakni dokumen keterangan bahwa karyawan bekerja di perusahaan.

 

 

Selain itu, modul ini juga terintegrasi dengan modul Payroll yang mengelola penggajian karyawan. 

Sebelum hubungan antara karyawan dan perusahaan berakhir, karyawan berhak menerima gaji, tunjangan, dan kompensasi atas kerja keras yang ditorehkan selama bekerja.

Dalam hal ini, modul Payroll akan membantu proses perhitungan gaji karyawan berdasarkan lama karyawan bekerja sebelum hari terakhirnya bekerja.

Ini termasuk menyusun komponen gaji karyawan, seperti gaji pokok, tunjangan, BJPS, dan jaminan pensiun. Dengan begitu, karyawan akan menerima haknya sebagaimana mestinya.

Dengan Software HRIS LinovHR, proses exit clearance karyawan akan lebih mudah, efektif, dan efisien. Jadi, mari ajukan demo gratis sekarang dan dapatkan promo menariknya!