Berbagai informasi mengenai karyawan seperti tingkat kepuasan, komitmen, pandangan karyawan terhadap perusahaan sangat berarti bagi perusahaan.
Mungkin akan cukup mudah jika Human Resource Department (HRD) tinggal menanyakannya langsung kepada pihak karyawan. Akan tetapi, bagaimana jika jumlah karyawan dalam perusahaan tersebut cukup banyak dan sulit untuk menanyakannya satu-satu? Solusinya adalah dengan menggunakan employee survey.Â
Apa itu employee survey? Berikut ini pembahasan lengkap dari pengertian, manfaat, hingga tips membuatnya.
Pengertian Employee Survey
Employee survey adalah sebuah survey yang terdiri dari pertanyaan dan parameter untuk mengetahui bagaimana tanggapan karyawan terhadap pekerjaan dan perusahaan.
Employee survey ini sangat berkaitan dengan kepuasan karyawan. Jika tingkat kepuasan karyawan cukup tinggi, maka informasi dan data yang masuk dari karyawan bersifat positif.
Sebaliknya, jika kepuasan karyawan sangat rendah, maka data dan informasi yang masuk pasti bersifat negatif.Â
Manfaat Employee Survey
Ada beberapa manfaat yang didapatkan oleh manajer dan HRD jika mereka rutin menyelenggarakan survey kepada karyawan.  Apa saja manfaat tersebut?Â
1. Membantu Memahami Tingkat Kepuasan Karyawan
Kepuasan karyawan akan berpengaruh besar terhadap kinerja. Tingkat kepuasan yang tinggi akan menghasilkan performa yang cemerlang.
Karena itu, melakukan berbagai upaya untuk menjaga kepuasan karyawan dengan memberikan berbagai benefit  di samping gaji utama. Tak hanya itu, perusahaan perlu secara berkala mempelajari dan meninjau bagaimana tingkat kepuasan karyawan dalam suatu perusahaan
2. Landasan Perencanaan HRD
HRD menyusun atau merancang berbagai perencanaan agar tingkat kepuasan karyawan selalu terjaga. Agar perencanaan lebih tepat sasaran, perusahaan dan HRD harus memahami bagaimana kondisi karyawan.
Cara yang paling sering digunakan HRD adalah menggunakan survey. Sebab, penggunaan survey dinilai lebih cepat dan efektif dibandingkan langsung menanyakan kepada karyawan.
3. Meningkatkan Komunikasi
Kelancaran komunikasi baik secara horizontal dan vertikal adalah gerbang utama menuju kelancaran kerja tim. Tanpa komunikasi yang baik, kerja tim akan berantakan. Survey dapat membantu meningkatkan komunikasi antar karyawan dan atasan.
Karyawan tidak perlu canggung atau ragu untuk memberikan opini dan kritik yang membangun kepada perusahaan tempatnya bekerja selama hal tersebut dapat membangun perusahaan lebih baik. Sehingga atasan seperti manajer dan supervisor memahami kondisi karyawan dengan lebih baik.Â
4. Mendeteksi Masalah Lebih Dini
Ada berbagai masalah yang muncul dalam lingkungan karyawan, contohnya adalah konflik antar karyawan, beban kerja berlebih, kepuasan kerja rendah, dan lainnya.
Semua masalah yang muncul di lingkungan kerja akan menyebar dan menyebabkan masalah yang lebih besar jika tidak cepat ditangani. Dengan menggunakan survey, HRD dapat mendeteksi masalah yang muncul lebih dini agar bisa ditangani secepatnya.Â
Baca Juga: 10 Rekomendasi Online Employee Survey Software untuk Penilaian Karyawan
Tips Mengadakan Employee Survey
Survey yang sukses adalah survey yang mampu mengumpulkan informasi yang valid dan akurat. Untuk mempermudah menyelenggarakan employee survey, berikut ini adalah tips mengadakan employee survey:Â
Pahami Budaya Perusahaan
Budaya perusahaan akan mempengaruhi pola kerja dan kinerja karyawan. Begitu pula dengan susunan pertanyaan yang akan diajukan dalam survey.
Pastikan HRD memahami dengan budaya perusahaan. Sehingga HRD lebih mudah untuk memformulasikan pertanyaan yang akan diajukan dalam survey.Â
Komunikasikan Tujuan Survey
Tujuan utama dari survey adalah mengumpulkan informasi dari karyawan. Akan tetapi, sudut pandang itu hanyalah tidak semua karyawan memahami apa tujuan dari survey dan akhirnya asal-asalan dalam mengisinya.
Agar menghindari hal tersebut, pastikan bahwa karyawan paham tujuan dari survey. Dengan begitu diharapkan karyawan tidak mengisi asal-asalan dan menjawabnya dengan jujur.Â
Susun Pertanyaan yang Mudah Dipahami
Alasan lain mengapa karyawan sering asal-asalan mengisi survei adalah ketidakmampuan untuk memahami konteks pertanyaan.
Gunakan bahasa yang mudah dipahami agar tidak membingungkan karyawan. Bahasa yang mudah dipahami juga mempercepat karyawan dalam mengisi survey karena karyawan tidak perlu terlalu lama untuk memahami maksud pertanyaan.Â
Jamin Kerahasiaan InformasiÂ
Segala informasi yang masuk kedalam sistem bersifat rahasia, terlebih lagi jika Anda mengadakan sebuah salary survey, yang mana informasi seputar gaji karyawan adalah rahasia. Informasi karyawan yang disalahgunakan oleh oknum tak bertanggung jawab dapat menjadi bumerang bagi perusahaan dan membahayakan karyawan.
Itulah sebabnya perusahaan perlu menggunakan database yang bisa menyimpan dan memproses data karyawan.Â
Gunakan Software HRD LinovHR
Pasti akan cukup merepotkan jika HRD harus menyebarkan formulir untuk banyak karyawan sekaligus. Gunakan Software HRD LinovHR yang mampu menyebarkan survey secara digital ke banyak karyawan.
Begitu karyawan mengisi formulir, informasi dan data survey akan masuk ke dalam sistem secara real time. Jadi tidak ada lagi lembaran dokumen yang rumit dan memusingkan.Â
Jangan Lupakan Tindakan Lebih Lanjut
Hal ini lebih sering dilupakan oleh HRD. Setelah mengumpulkan informasi, jangan lupakan tindakan lebih lanjut.
Tindakan bisa berupa penyusunan strategi dan dan tinjauan lebih lanjut mengenai apa yang terjadi di perusahaan. Hal ini akan membantu pengembangan keterlibatan karyawan dalam perusahaan yang lebih baik.Â
Employee survey umumnya diselenggarakan tiap 3 bulan, 6 bulan, atau setahun tergantung kebutuhan perusahaan. Jadi, perusahaan perlu memahami bagaimana kebutuhan perusahaan terlebih dahulu. Employee survey dapat disusun menggunakan fitur engagement dalam Software HRIS Indonesia LinovHR.
Semua pertanyaan dan jawaban survey dapat tersimpan lebih sistematis dan struktur. Untuk informasi selanjutnya, hubungi LinovHR sekarang juga!
