Mendapatkan kandidat terbaik sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan menjadi hal yang diinginkan oleh perusahaan, khususnya bagi divisi Human Resource. Berbagai cara dapat dilakukan untuk mengawali proses pencarian kandidat, mulai dari membuat lowongan di internet melalui website perusahaan dan platform job seeker, berpartisipasi dalam job fair, hingga program employee referral.
Kali ini, LinovHR akan membahas secara mendalam mengenai apa itu program employee referral, apa keuntungan dan kekurangannya serta bagaimana cara menerapkannya.
Apa itu Program Employee Referral?
Employee referral adalah sebuah program terstruktur yang digunakan oleh perusahaan dalam mencari karyawan terbaik dengan cara menerima rekomendasi dari karyawan internal mereka melalui jaringan yang mereka miliki.
Meskipun program tersebut dinilai kurang familiar, akan tetapi program employee referral sudah sejak lama diterapkan oleh banyak perusahaan. Karena memiliki banyak manfaat dan dirasa dapat membantu mereka untuk mencari kandidat yang mereka inginkan.
Baca Juga: Proses Rekrutmen Yang Ideal Untuk Perusahaan
Kelebihan Program Employee Referral
Ada banyak sekali kelebihan yang dapat dirasakan melalui program employee referral ini, khususnya terhadap proses rekrutmen perusahaan dan organisasi, diantaranya adalah:
1. Proses Rekrutmen lebih Cepat
Program ini cukup efektif dalam mengefisiensikan waktu dalam melakukan proses rekrutmen. Dan menurut artikel yang dilansir oleh hrtechnologist.com, program employee referral 55% jauh lebih cepat untuk dipekerjakan dibandingkan dengan karyawan yang bersumber dari situs karir.
2. Mengurangi Cost per Hire
Ketika proses rekrutmen dapat dilakukan dengan lebih cepat, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan pun relatif lebih sedikit. Dengan begitu, anda dapat mengalokasikan biaya tersebut ke dalam pos-pos yang lainnya.
3. Meningkatkan Kualitas Perekrutan
Proses hiring dengan program referral memiliki potensi yang lebih besar untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dibandingkan dengan proses rekrutmen biasa. Karena sebelumnya, karyawan yang memberikan rekomendasi kepada HR, memiliki pengetahuan yang lebih dalam terhadap kinerja dan kapabilitas terhadap kandidat yang direkomendasikan.
4. Mengurangi Turnover & Meningkatkan Retensi Karyawan
Retensi karyawan sangat berkaitan erat dengan kualitas perekrutan. Semakin baik kualitas proses rekrutmen, semakin baik pula retensinya. Karena kecocokan telah timbul sejak awal perekrutan oleh kandidat, rekruter dan yang merekomendasikannya. Dengan begitu, sangat mungkin jika mereka akan tinggal dan bekerja lebih lama dengan perusahaan anda.
Baca Juga: Turnover Karyawan Tinggi? Ini Penyebabnya
Kekurangan Program Employee Referral
Tidak ada teknik rekrutmen yang sempurna. Walaupun program ini memiliki berbagai kelebihan seperti yang telah dicantumkan di atas, program employee referral ini juga memiliki kekurangan di dalamnya. Apa saja kah itu?
1. Resiko Diskriminasi oleh rekan Kerja yang lain
Jika perusahaan anda sangat bergantung pada program employee referral, maka peluang untuk mengadapi tuntutan dari para kandidat yang telah ditolak akan semakin besar.
Belum lagi jika posisi yang diisi oleh karyawan rujukan tersebut adalah posisi yang strategis dan diincar oleh karyawan senior di perusahaan tersebut, maka bisa saja terjadi kecemburuan sosial terhadap karyawan yang baru tersebut.
2. Minim ide dan inovasi
Perbedaan perspektif didalam tim dapat menumbuhkan berbagai ide serta inovasi dalam menyelesaikan sebuah masalah. Jika semua orang di dalam tim anda mirip dan serupa pemikirannya, maka anda akan beresiko kekurangan gagasan, ide dan inovasi. Hal ini bisa saja terjadi akibat program rujukan karyawan.
3. Potensi Manipulasi
Secara sadar maupun tidak, program employee referral memiliki celah yang dapat dimanfaatkan untuk memanipulasi proses rekrutmen. Misalnya dalam pemenuhan kualifikasi kandidat. Kandidat yang direkomendasikan bisa saja dimanipulasi seolah-olah kandidat tersebut sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan, padahal tidak demikian.
Bagaimana Menerapkan Program Employee Referral
Meskipun program employee referral ini memiliki probabilitas tinggi untuk mendapatkan kandidat terbaik, namun sebagaimana program lainnya, apabila minim perencanaan dan strategi, maka akan terjadi sebaliknya. Untuk itu, berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengeksekusi program employee referral ini:
1. Pahami Tujuan Anda Sendiri
Tujuan utama anda dalam menerapkan program ini adalah agar perusahaan menemukan kandidat terbaik. Namun, pikirkan tentang apa arti rujukan bagi karyawan Anda saat ini dan masa depan Anda. Memberdayakan karyawan Anda bisa menjadi cara yang sangat baik untuk melibatkan mereka dan membuat mereka lebih termotivasi dan produktif.
Sebagian besar perusahaan yang menggunakan program employee referral karena telah terbukti paling cocok untuk perusahaan mereka. Jika ini adalah tujuan utama Anda, pastikan untuk mengomunikasikan bagian paling penting ini kepada karyawan yang ada. Pastikan mereka mengerti siapa sebenarnya yang Anda cari.
2. Menuliskan Deskripsi Pekerjaan yang Jelas
Meskipun karyawan Anda mungkin mengetahui persyaratan untuk posisi yang dibutuhkan, penting bagi Anda untuk memastikan mereka melakukannya. Sama seperti saat Anda menulis deskripsi pekerjaan yang jelas dan tepat untuk kandidat yang baru, Anda juga harus membaginya dengan karyawan Anda. Semakin baik mereka mengetahui persyaratan, semakin baik peluang untuk menemukan kandidat yang cocok.
Baca Juga: Pengertian Job Description dan Job Spesification Beserta Contohnya
3. Tetapkan Pedoman dan Rewarding yang Jelas
Pastikan karyawan memahami pedoman dan pemberian hadiah dari program employee referral ini, termasuk siapa yang memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam program dan menerima hadiah untuk referensi.
Menurut penelitian HCI, dari perusahaan yang disurvei:
- 78% memberikan hadiah yang sama untuk referensi apakah posisi terbuka adalah level eksekutif atau entry level.
- 60% memungkinkan semua karyawan perusahaan untuk berpartisipasi dalam program rujukan.
- 58% memberikan preferensi kepada kandidat yang dirujuk oleh karyawan saat ini.
- 55% menerima rujukan dari bukan karyawan, seperti pelanggan atau klien.
4. Berikan Feedback dan Bangun Komunikasi dengan Pihak Perekomendasi
Biasanya pihak manajemen lupa akan hal ini. Meski begitu, feedback yang diberikan oleh manajemen kepada karyawan internal yang berpartisipasi dalam program employee referral ini sangatlah berarti demi kesuksesan program tersebut.
Baca Juga: Tips Menerapkan Sistem Performance Feedback untuk Karyawan
Sebuah penelitian yang dilakukan oleh LinkedIn menunjukkan bahwa 8 dari 10 karyawan yang merujuk kandidat mengharapkan feedback jika kandidat mereka diterima. Sangat mungkin bahwa, jika Anda mengabaikan langkah ini, karyawan menjadi kurang terlibat atau berhenti merujuk sepenuhnya.
Sama seperti halnya strategi rekrutmen yang lain, program employee referral akan menjadi lebih sukses apabila dilakukan dengan perencanaan dan implementasi yang matang. Apabila program ini memberikan anda peluang untuk mendapatkan kandidat yang terbaik, maka anda dapat menerapkannya segera.
