Ketika karyawan bergabung dengan perusahaan, karyawan akan menyerahkan data kepada perusahaan. Kumpulan data yang dinamakan employee records tersebut biasanya berisi informasi pribadi dan pengalaman kerja terdahulu karyawan.
Seiring dengan masa kerja karyawan yang semakin lama, maka data akan semakin bertambah. Kini, muncul data penggajian, data performa, hingga data pelatihan yang pernah diikuti karyawan.
Semua data tersebut harus dijaga dengan baik. Tidak lupa juga perlu diperbarui akan tetap relevan.
Lantas, seperti apa caranya? Simak ulasan dari LinovHR ini untuk memudahkan perusahaan dalam mengetahui cara mengelola digital employee records!
Apa Itu Employee Records?
Employee records adalah kumpulan informasi terkait karyawan di perusahaan. Penyimpanan informasi karyawan ini dimulai sejak karyawan bergabung di perusahaan hingga karyawan berhenti baik karena resign, atau pensiun.
Panjangnya masa penyimpanan tersebut membuat data karyawan semakin banyak dan beragam. Namun, biasanya data karyawan yang disimpan oleh perusahaan adalah data rekrutmen, data pribadi, data pekerjaan, data kehadiran, data pelatihan, dan data penggajian.
Mengapa Employee Records Penting
Menjaga employee records sangat penting karena hal itu merupakan dokumentasi resmi yang mengandung informasi pribadi dan sejarah kerja karyawan di perusahaan. Sebagai perusahaan yang menghargai karyawan, maka informasi pribadi karyawan pun harus dijaga dengan baik.
Tak hanya karena alasan tersebut, sebenarnya perusahaan sendiri juga membutuhkan employee records. Ini karena aspek operasional perusahaan akan banyak bergantung pada kumpulan data tersebut.
Misalnya, perusahaan membutuhkan data penggajian untuk menunaikan hak pemberian gaji karyawan. Di sisi lain, untuk menentukan karyawan yang tepat diberi gaji penuh atau mendapat pengurangan gaji, perusahaan perlu menilai karyawan berdasarkan data kinerja dan data kehadiran.
Manfaat dari Employee Records
Perusahaan akan mendapat beberapa manfaat berikut dari employee records:
- Menjaga performa karyawan dari waktu ke waktu.
- Mengidentifikasi area yang perlu dikembangkan oleh karyawan.
- Mendokumentasikan pengalaman kerja karyawan di perusahaan saat ini.
- Menentukan pemberian gaji, apakah akan ada kenaikan, pemotongan, atau pemberian nominal biasa.
- Menentukan pemberian promosi dan demosi bagi karyawan.
- Memenuhi peraturan pemerintah.
- Menjadi bahan informasi bagi manajer dan HR.
Baca Juga: Seberapa Penting Database Management System?
5 Tipe Data yang Harus Ada dalam Employee Records
Terdapat 5 tipe data yang harus dijaga dengan baik oleh perusahaan dalam employee records. Berikut ini adalah penjelasan dari kelima data tersebut.
-
Data Kehadiran Karyawan
Data kehadiran karyawan mencatat jam masuk dan jam pulang karyawan, cuti, lembur, atau absen yang diambil oleh karyawan. Data ini akan digunakan dalam penilaian kinerja dan pembayaran gaji.
-
Data Kompensasi dan Benefit Karyawan
Data kompensasi dan benefit merupakan semua hal yang berkaitan dengan penggajian karyawan. Pada data ini, perusahaan akan mencatat gaji pokok, tunjangan, bonus, atau komisi yang harus diterima karyawan.
Tak ketinggalan, ada pula data bank dan pajak penghasilan karyawan untuk pembayaran gaji dan pajak penghasilan.
-
Data Pelatihan Karyawan
Data pelatihan karyawan memuat daftar pelatihan yang sudah pernah diikuti dan hasilnya. Data ini diperlukan untuk mengetahui sejauh mana efektivitas pelatihan bagi karyawan.
-
Data Pribadi Karyawan
Tentu saja, setiap perusahaan perlu memiliki data karyawan. Data ini terdiri atas nama, usia, tempat dan tanggal lahir, gender, status pernikahan, kewarganegaraan, latar belakang pendidikan, nomor telepon, alamat.
Tak hanya itu, ada pula perusahaan yang meminta data golongan darah, ukuran pakaian, dan nomor paspor karyawan.
Permintaan perusahaan akan data pribadi karyawan memang berbeda-beda, sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.
-
Data Pekerjaan Karyawan
Data pekerjaan meliputi semua hal terkait dengan pekerjaan karyawan yang sedang, pernah, atau akan dilakukan.
Data ini terdiri atas posisi dan divisi karyawan, job description, skill yang digunakan, project yang dilakukan, target yang harus dicapai, hingga prestasi dan pencapaian yang pernah diraih karyawan.
Cara Mengelola Employee Records
Penting sekali bagi perusahaan untuk mengelola employee records. Oleh karena itu, perusahaan harus segera menerapkan dan mengelolanya dengan baik.
Saat ini, metode penyimpanan data karyawan yang populer adalah digital employee records. Dengan metode ini, perusahaan tidak lagi menyimpan data karyawan di kertas, melainkan di komputer.
Adapun cara yang bisa dilakukan untuk mengelola employee records adalah sebagai berikut.
-
Mengembangkan Sistem Penyimpanan Digital
Langkah pertama yang harus perusahaan lakukan adalah mengembangkan sistem penyimpanan digital. Untuk memudahkan, perusahaan bisa menggunakan HRIS software yang bisa menyimpan data karyawan ke dalam cloud, sehingga lebih aman.
Jika sistem penyimpanan digital sudah dibuat, barulah perusahaan bisa meletakkan semua data karyawan dalam sistem tersebut.
-
Membuat Kebijakan Penyimpanan Data Karyawan
Jika sistem digital sudah dibangun, perusahaan bisa membuat kebijakan penyimpanan data karyawan. Kebijakan ini meliputi penentuan karyawan yang bertanggung jawab menjaga dan memantau informasi karyawan serta penentuan masa penyimpanan informasi tersebut.
-
Mengedukasi Karyawan
Di langkah ketiga, perusahaan perlu mengedukasi karyawan. Edukasi ini dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan pentingnya privasi data karyawan dan data perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan tidak terjadi kebocoran data ke pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
-
Memberi Kesempatan bagi Karyawan untuk Mengakses Datanya Sendiri
Agar pengelolaan data dilakukan dengan mudah, perusahaan bisa memberi kesempatan kepada karyawan untuk mengakses datanya sendiri. Apabila ada kesalahan data, mereka bisa memperbaikinya secara mandiri.
Namun, perhatikan tipe data apa saja yang bisa disebarluaskan kepada karyawan. Jangan sampai fleksibilitas karyawan untuk mengakses datanya secara mandiri merugikan perusahaan.
-
Menyimpan Data Karyawan dalam Waktu yang Benar
Setiap jenis data karyawan memiliki masa penyimpanannya masing-masing. Apabila masa penyimpanan data ini sudah lewat, maka perusahaan bisa menghapusnya.
Masa penyimpanan data karyawan pada umumnya yaitu:
- 2 tahun setelah karyawan berhenti: data pribadi, data rekrutmen, data onboarding, dan data performa karyawan.
- 3 tahun setelah karyawan berhenti: data pribadi yang bersifat privasi dan data cuti karyawan.
- 4 tahun setelah karyawan berhenti: data payroll karyawan.
- 6 tahun setelah karyawan berhenti: data benefit karyawan.
- 30 tahun setelah karyawan berhenti: data kesehatan karyawan.
Baca Juga: Beberapa Rekomendasi Employee Record Management Software
Digital Employee Records LinovHR Bantu Kelola Data Karyawan
Mengelola data-data karyawan selama masa life cycle mereka adalah hal yang penting. Data tersebut dapat menjadi rujukan perusahaan untuk mengambil langkah-langkah strategis dalam hal human resource management.
Software HRIS LinovHR adalah solusi terbaik bagi perusahaan yang tidak ingin repot dalam mengelola employee records. Sebab, software ini mampu menyimpan data karyawan secara digital dengan mudah dan aman.
Digital employee records yang bisa disimpan dalam Software HR LinovHR pun beragam. Anda bisa menyimpan seluruh data karyawan dari mulai mereka bergabung ke perusahaan hingga resign atau pensiun.
Mulai dari data rekrutmen, onboarding, data pribadi, penggajian, pelatihan, dan kinerja karyawan, semuanya bisa disimpan dengan aman. Ini karena Software HR LinovHR memiliki penyimpanan berbasis cloud yang dilapisi dengan keamanan berlapis.
Selain itu, Software HRIS LinovHR juga terintegrasi dengan sistem ESS di mana dengan ESS ini karyawan dapat memperbarui data profilnya sendiri.
Jika Anda ingin menyimpan data karyawan dengan aman secara digital, maka LinovHR adalah jawabannya. Oleh karena itu, yuk kenali aplikasi ini dengan mengikuti demo gratisnya sekarang juga!
