Apa Itu Employee Journey, dan Bagaimana Cara Membuatnya?

Employee journey adalah peristiwa kronologis yang dialami oleh seorang karyawan selama masa kerjanya di perusahaan. 

Memahami perjalanan karyawan tidak hanya menjadi kunci untuk membangun budaya perusahaan positif, tetapi juga untuk meningkatkan keterlibatan, retensi, dan kinerja mereka.

Dalam artikel LinovHR ini, kita akan membahas secara mendalam konsep employee journey, menjelajahi bagaimana perusahaan dapat membentuk pengalaman karyawan yang positif!

 

Apa Itu Employee Journey 

Employee journey adalah serangkaian peristiwa, aktivitas, dan pencapaian yang dialami seorang karyawan selama masa kerjanya di sebuah perusahaan. Mulai dari masa onboarding hingga keluar dari perusahaan.

Konsep perjalanan karyawan ini sendiri tidak hanya mencerminkan pengalaman individu karyawan, tetapi juga dianggap sebagai serangkaian momen penting dalam hubungan antara atasan dan karyawan.

 

Kenapa Employee Journey Penting

Memahami employee journey penting bagi HR profesional karena memberikan wawasan tentang momen penting dalam perjalanan karyawan selama di perusahaan.

Dengan begini, perusahaan akan memiliki pemahaman yang luas mengenai pengalaman karyawannya.

Misalnya, perusahaan dapat mengidentifikasi elemen-elemen yang diperlukan untuk memotivasi dan melibatkan karyawan secara optimal di lingkungan kerja.

Pengalaman karyawan sendiri terhitung saat mereka bergabung dengan perusahaan dan mulai berinteraksi dengan rekan kerja.

Perjalanan ini akan berakhir ketika mereka memutuskan untuk meninggalkan perusahaan.

 

Apa Itu Employee Journey Mapping

Employee journey mapping adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menggambarkan titik-titik penting perjalanan karyawan di suatu perusahaan.

Dalam proses ini, poin-poin penting tersebut diidentifikasi dan disusun secara kronologis.

Tujuan dari employee journey mapping adalah untuk menganalisis berbagai cara untuk meningkatkan pengalaman karyawan dan meningkatkan keterlibatan, retensi, dan kinerja.

 

Baca Juga: Apa Itu Employee Experience Survey dan Contohnya

 

Mengapa Mendukung Employee Journey Penting

Mengapa perusahaan perlu mendukung journey karyawan? Jawabannya adalah karena perjalanan ini mendatangkan manfaat bagi karyawan dan juga keuntungan bagi perusahaan, seperti berikut ini:

 

1. Pemahaman yang Lebih Baik Tentang Pengalaman Karyawan

Seorang pemimpin mungkin tidak dapat segera memahami perjalanan yang dilalui oleh karyawannya pada berbagai tahap karier.

Penggunaan employee journey mapping dapat membantu menjelaskan situasi ini dengan menekankan pada peristiwa nyata secara umum yang dialami oleh semua karyawan perusahaan.

Dengan kata lain, peta perjalanan karyawan mengukur pengalaman mereka mulai dari awal pekerjaan hingga saat mereka memutuskan untuk meninggalkan perusahaan.

 

2. Merencanakan Kegiatan Pengembangan dan Pembelajaran

Peta perjalanan karyawan menjadi alat bermanfaat bagi departemen sumber daya manusia dan manajer perusahaan untuk merencanakan berbagai kegiatan, seperti orientasi, pembelajaran, pengembangan, evaluasi kinerja, survei karyawan, dan kegiatan pembinaan.

 

 

3. Meningkatnya Kepuasan Karyawan

Dengan pembuatan peta perjalanan karyawan, perusahaan dapat mengembangkan rencana untuk meningkatkan pengalaman karyawan..

Karyawan akan merasa bahwa mereka adalah anggota yang dihargai dalam komunitas perusahaan.

Karyawan cenderung lebih setia pada perusahaan yang menghargai kontribusi mereka dan membuat langkah-langkah untuk memperbaiki lingkungan kerja.

 

4. Mengurangi Tingkat Turnover

Karyawan yang merasa puas dengan pekerjaan mereka memiliki minat lebih rendah untuk mencari pekerjaan di tempat lain.

Menurut LinkedIn, karyawan yang merasa keterampilan mereka tidak sepenuhnya dimanfaatkan dalam pekerjaan mereka sebanyak sepuluh kali lebih mungkin mencari pekerjaan di tempat lain. 

Dengan pemetaan perjalanan karyawan, perusahaan dapat menentukan kapan memberikan pelatihan, jenis pelatihan yang diperlukan, dan merencanakan pengembangan profesional untuk mengurangi tingkat employee turnover.

 

5. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Penting bagi perusahaan untuk memahami cara meningkatkan employee engagement jangka panjang.

Dengan memahami perjalanan keterlibatan karyawan, para eksekutif dan manajer memiliki kesempatan untuk mengidentifikasi kekurangan.

Setelah kekurangan ini diidentifikasi, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah perbaikan.

Kemudian, merek dapat merencanakan aktivitas keterlibatan pada berbagai tahap dalam perjalanan karyawan.

 

6. Budaya Perusahaan Menjadi Lebih Positif

Ketika karyawan memiliki career plan di perusahaan dan mengetahui apa yang diharapkan perusahaan dari mereka, budaya perusahaan akan menjadi positif, dan hubungan antar karyawan pun meningkat.

Misalnya, budaya perusahaan menjadi lebih positif, dan hubungan karyawan menjadi lebih baik. 

Deloitte’s Core Beliefs and Culture Chairman’s Survey menunjukkan bahwa 94% eksekutif dan 88% karyawan melihat pentingnya memiliki budaya tempat kerja yang positif untuk kesuksesan di tempat kerja.

 

Bagaimana Membuat Employee Journey Mapping 

Setelah karyawan baru menerima tawaran pekerjaan untuk bergabung di perusahaan Anda, langkah selanjutnya adalah merencanakan perjalanan karyawan mereka. 

Pada tahap ini, karyawan baru sedang membangun koneksi awal dengan perusahaan. Berikut adalah cara membuat employee journey mapping:

 

1. Pra-boarding

Dalam pembuatan employee journey mapping, fokus awal dapat diberikan pada fase pra-boarding.

Langkah pertama melibatkan penyusunan informasi yang perlu disampaikan kepada karyawan baru sebelum mereka memulai pekerjaan pada hari pertama.

Hal ini seperti surat konfirmasi tawaran pekerjaan dan detail dasar seperti waktu dan tempat mulai bekerja.

Kemudian, informasi-informasi lainnya seperti lokasi parkir, rute transportasi umum, dan fasilitas di tempat kerja, seperti kafetaria, juga perlu diperhatikan.

 

2. Onboarding

Fase onboarding adalah persiapan ruang kerja dan perangkat karyawan baru sebelum mereka tiba di tempat kerja pada hari pertama.

Pada hari pertama karyawan baru, ruang kerja mereka harus disiapkan dan komputer karyawan baru harus disiapkan ketika mereka tiba di tempat kerja. 

Kemudian, seseorang juga harus mengajak mereka berkeliling untuk memperkenalkan fasilitas kantor.

Lalu, seorang karyawan baru terkadang masih memiliki banyak pertanyaan saat di awal. Oleh karena itu, rekan kerja mereka harus bersedia untuk menjawab pertanyaan apabila mereka bertanya.

 

3. Kompensasi dan Tunjangan Karyawan

Kompensasi dan tunjangan merupakan bagian penting dari perjalanan karyawan.

Ketika seseorang baru bergabung dengan perusahaan, pastikan mereka mengetahui berapa besarnya mereka akan dibayar, kapan mereka akan dibayar, dan kapan pemberi kerja akan meninjau gaji dan kinerja mereka.

Karyawan baru harus menerima panduan tunjangan untuk membiasakan diri dengan rencana tunjangan perusahaan.

Jika karyawan baru perlu bekerja beberapa jam atau minggu tertentu sebelum mereka dapat berpartisipasi dalam rencana tunjangan perusahaan, pastikan kebijakan tersebut dibuat dengan jelas.

 

4. Pengembangan dan Pembelajaran Karyawan 

Untuk menjaga keterlibatan karyawan, perusahaan harus mengadakan program learning and development yang berkelanjutan. 

Jangan sampai program ini terhenti setelah jangka waktu tertentu karena karyawan akan merasa terhambat dalam pengembangan kariernya.

Jika karyawan menjadi frustasi karena kurangnya kesempatan pengembangan profesional, mereka akan mulai mencari pekerjaan di tempat lain.

 

5. Tinjauan Kinerja dan Umpan Balik

Semua karyawan harus menerima umpan balik tentang apa yang mereka kerjakan secara rutin tanpa menunggu performance review mereka. 

Jika seorang karyawan melakukan sesuatu dengan baik, mendapatkan umpan balik positif akan membantu mereka melanjutkan hal yang sama. 

Mereka dapat mulai mengubah perilakunya tanpa menunggu tinjauan formal untuk mulai meningkatkan kinerjanya. 

 

6. Mengakhiri Hubungan Perusahaan-Karyawan

Hubungan antara perusahaan dan karyawan akan berakhir dengan berbagai alasan.

Misalnya, baik karena pensiun, pindah pekerjaan, atau keputusan perusahaan untuk memecat mereka.

Meskipun karyawan meninggalkan pekerjaan, perjalanan mereka tetap berlanjut, dan situasinya bisa berubah di masa depan. 

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola proses ini dengan bijak dan profesional.

 

Dukung Employee Journey dengan ESS LinovHR

Employee journey memainkan peranan penting dalam mendukung engagement karyawan serta kepuasan mereka.

Di sini, penggunaan aplikasi ESS (Employee Self Service) akan sangat membantu perusahaan mewujudkan hal ini. Mengingat ESS memungkinkan karyawan mengatur dan mengelola data human resource mereka secara pribadi.

Aplikasi ESS seperti LinovHR, mendukung perjalanan karyawan dari mereka masuk hingga offboarding.

Dengan Aplikasi ESS LinovHR, karyawan dapat secara mandiri mengisi data personal mereka melalui smartphone atau juga web-based.

Selain itu, Aplikasi ESS juga akan merekam seluruh data perjalanan karyawan dengan akurat. Mulai dari kompensasi, aset yang didapatkan, award & punishment, pelatihan, sampai dengan resignation karyawan.

Aplikasi ESS juga berfungsi sebagai Aplikasi Absensi yang memungkinkan karyawan mencatat kehadiran, mengajukan cuti, izin, sampai lembur.

Segera buat employee journey menjadi semakin efektif melalui penggunaan Employee Self-Service LinovHR.

Mari raih kemudahan dalam mendukung perjalanan karyawan dengan LinovHR dengan ajukan demonya sekarang, gratis!