Employee Handbook: Manfaat dan Cara Merumuskannya dengan HRD

Employee handbook atau buku panduan karyawan sering kali diabaikan keberadaannya oleh perusahaan. Padahal kehadirannya memiliki manfaat bagi perkembangan perusahaan.

Buku panduan karyawan dirumuskan oleh HRD dalam perusahaan berdasarkan peraturan perusahaan dan UU No.13 Thn 2003 atau lebih dikenal dengan UU Ketenagakerjaan.  Penasaran seperti apa detailnya?

Pengertian Handbook

Handbook atau yang lebih dikenal dengan buku panduan adalah buku yang memuat berbagai macam peraturan sebuah organisasi atau perusahaan. Nah, employee handbook sudah pasti diperuntukkan karyawan. Selama karyawan bekerja dalam perusahaan, karyawan harus mematuhi dan mentaati peraturan  yang tertulis di buku panduan karyawan. 

Mengapa Employee Handbook Dibutuhkan Perusahaan?

Buku panduan sangat berguna untuk menanamkan peraturan yang diberlakukan untuk  karyawan dengan tujuan karyawan akan mematuhi peraturan tersebut.

Aturan yang jelas memberi kejelasan antara kedua pihak sehingga masing-masing pihak mampu bersinergi dengan baik. Di bawah ini adalah alasan mengapa perusahaan membutuhkan employee handbook: 

1. Menciptakan Lingkungan Kerja Efektif 

Hal utama dari buku panduan karyawan adalah mendokumentasikan hal-hal yang perlu diketahui dan dipahami karyawan selama melakukan pekerjaan.

Perusahaan dapat menuliskan tentang kebijakan absensi (kehadiran), permohonan cuti, cara mengajukan reimbursement, dan sebagainya. Jadi perusahaan menghasilkan formulasi peraturan yang lebih fleksibel namun tegas daripada yang sebelumnya.

2. Bantu Karyawan Baru Segera Beradaptasi

Di awal hari kerja, biasanya membuat karyawan memendam seribu pertanyaan untuk diajukan. Buku pegangan karyawan sangat cocok membantu karyawan baru mempelajari peraturan perusahaan dengan cepat. Dengan demikian mereka mampu beradaptasi dan bekerja lebih cepat.

3. Mengkomunikasikan Nilai Perusahaan

Buku pedoman dapat menjadi jembatan untuk mengkomunikasikan nilai perusahaan secara mendalam agar membuat karyawan selaras dengan nilai-nilainya. Cara ini adalah cara  yang bagus untuk membuat karyawan termotivasi dan bersemangat dalam bekerja sesuai dengan nilai perusahaan.

Bagaimana HR Membuat Employee Handbook?

Tidak ada format khusus yang digunakan dalam menulis buku panduan karyawan atau employee handbook. Perusahaan dapat menggunakan berbagai macam format selama mudah dalam mengkomunikasikan atau menginformasikan peraturan sesuai nilai perusahaan. 

1. Kumpulkan Bahan 

Kumpulkan seluruh bahan atau content yang akan menjadi isi dari buku panduan. Buku pedoman karyawan biasanya membahas topik-topik mengenai kebijakan perusahaan, manfaat, dan program bisnis perusahaan, serta jenjang karir untuk mempertahankan karyawan yang berbakat.

Semua informasi terkait berguna untuk membantu karyawan memahami apa yang harus dilakukan dalam berbagai situasi dan cara menggunakan layanan yang ditawarkan HRD, misalnya pengajuan cuti. 

2. Tuliskan Value dan Peraturan Perusahaan

Pastikan untuk memasukkan value dan peraturan yang ingin ditanamkan pada karyawan dengan secara positif menjelaskan visi misi perusahaan. Jabarkan tentang harapan bagaimana karyawan harus berperilaku dan berkomunikasi di tempat kerja.

Jangan lupa tulis dalam bahasa yang mudah dipahami sehingga karyawan dapat dengan mudah menyerap dan melaksanakan peraturan tersebut.

3. Tinjau dari Segi Hukum

Buku pedoman karyawan adalah dokumentasi penting yang juga memuat hak dan kewajiban karyawan selama bekerja di perusahaan. Hak dan kewajiban karyawan telah diatur dalam UU Ketenagakerjaan. Tinjauan hukum berguna agar memastikan perusahaan telah memberlakukan peraturan karyawan yang sehat dan sesuai hukum berlaku. 

Jika perusahaan memiliki kebijakan yang membingungkan dan tak sesuai dengan hukum yang berlaku, maka dasar hukumnya pun menjadi “tipis”. Hal ini akan merusak integritas perusahaan dan menempatkan reputasi perusahaan pada posisi yang berbahaya.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk berkonsultasi terlebih dahulu saat merumuskan buku panduan karyawan melalui HR Legal yang terpercaya.

LinovHR sebagai penyedia layanan HR Legal dan pengelolaan SDM dapat membantu penyusunan buku panduan karyawan dengan cepat dan tepat.

Kandungan buku panduan seperti hak dan kewajiban karyawan, peraturan perusahaan, dan lain-lain disusun dengan bahasa yang menarik dan mudah dipahami oleh karyawan sesuai keinginan perusahaan namun tetap berpedoman kepada UU Ketenagakerjaan. 

4. Gunakan Layout Menarik 

Desain buku panduan yang monoton hanya akan membuat karyawan bosan untuk memperhatikan isi dari buku panduan. Layout merupakan tata elemen design guna tampilan yang lebih estetik.

Tujuan layout yang menarik pada buku panduan karyawan adalah menyajikan informasi dengan gambar dan teks sehingga mudah bagi karyawan mencerna informasi yang disajikan.

Dengan begitu karyawan lebih memahaminya dan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan kewajibannya. 

Sekian pembahasan mengenai employee handbook. Dengan peraturan tertulis yang jelas di antara karyawan dan perusahaan, akan tercipta lingkungan kerja yang efektif, efisien serta pemerataan dalam penyaluran informasi. Hubungan baik perusahaan dan karyawan pun otomatis akan tumbuh sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.