Melacak kehadiran karyawan bisa menjadi pekerjaan yang memakan waktu. Sistem manual dengan kartu absen tentu tidak lagi relevan dengan kebutuhan bisnis yang cepat.
Maka sekarang hadirlah employee clock in system yang memudahkan HR dalam melacak, memonitor, serta merekap jam kerja dan kehadiran karyawan.
Saat ini di pasaran banyak sekali pilihan clock in system dengan berbagai pilihannya. Untuk menuntun Anda memilih yang terbaik, LinovHR sudah siapkan rekomendasi yang terbaik, di bawah ini.
Apa Itu Employee Clock In System?
Employee clock in system adalah sebuah sistem yang membantu HR dalam melacak jam kerja dan kehadiran karyawan. Sistem ini juga dapat digunakan HR untuk menghitung jam kerja karyawan.
Employee clock in system atau juga disebut employee time clock system terdiri dari sebuah perangkat yang bisa diakses karyawan baik berbentuk fisik atau juga dalam bentuk aplikasi, dari sini karyawan dapat melakukan presensi saat datang dan pulang.
Penggunaan sistem ini dapat membantu HR mencatat kehadiran dan jam karyawan dengan akurat untuk proses penggajian.
Tidak hanya dapat membantu dalam proses penggajian, laporan yang didapatkan dari sistem ini juga memberikan insight berharga kepada HR mengenai tren aktivitas karyawan, melacak ketidakhadiran, cuti, serta melacak waktu dan pengeluaran perusahaan.
Saat ini, terdapat berbagai jenis employee time clock system, berdasarkan teknologinya, berikut ini kelompoknya:
- Biometric terminal
- Proximity clock
- Pin Time clock
- Desktop clocking
- Mobile phone clocking
Beberapa perangkat employee time clock system bahkan menawarkan fitur geofencing sehingga karyawan bisa melakukan clock in dan clock out dari jarah kauh.
Fitur seperti ini tentu saja sangat berguna untuk perusahaan yang menawarkan model kerja fleksibel.
Manfaat Menggunakan Clock In System
Implementasi employee clock in system tentu saja akan mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan, terutama masalah manajemen kehadiran dan jam kerja. Berikut ini manfaat yang bisa Anda rasakan.
-
Pencatatan Waktu yang Akurat
Penggunaan sistem ini akan membantu tim HR dalam mencatat waktu kehadiran karyawan secara detail. Mulai dari kapan waktu mereka mulai bekerja sampai selesai, serta semua waktu istirahat.
Pencatatan kehadiran yang detail ini tentu akan memudahkan HR saat memproses penggajian.
Karena seluruh data kehadiran telah tercatat secara otomatis, tentu ini juga akan menghemat waktu HR dalam mengerjakan tugas-tugas administratif seperti proses penggajian serta penghitungan lembur.
-
Mengurangi Biaya Terkait Pencurian Waktu
Sebagai contoh, seorang karyawan mungkin saja lupa tidak mencatat waktu keterlambatan, waktu istirahat ketika mereka mengisi lembar absen manual, atau mungkin saja karyawan pulang lebih awal.
Pencurian waktu yang tidak mampu terlacak oleh cara manual berpotensi merugikan perusahaan secara finansial.
Namun, employee clock in system memungkinkan seluruh jam kerja karyawan terkontrol dan terlacak dengan baik. Sehingga Anda dapat memberikan kompensasi kehadiran sebagai mana mestinya.
Selain itu, sistem ini juga melindungi Anda dari masalah buddy punching.
-
Adil dan Transparan
Melacak waktu dan kehadiran karyawan secara otomatis memberikan catatan yang tidak bias mengenai pola kerja karyawan. Sehingga Anda pun dapat menilai secara objektif berapa lama setiap karyawan bekerja.
Hal ini memungkinkan Anda untuk memberikan penghargaan kepada karyawan yang berkinerja baik dan menangani karyawan yang berkinerja buruk atau juga yang memiliki kebiasaan terlambat.
-
Memiliki Kontrol Atas Pekerja Jarak Jauh
Sistem absensi online ini juga mendukung karyawan yang bekerja dari jarak jauh untuk melakukan absensi dari lokasi mana pun. Hal ini tentu membantu Anda dalam melacak semua pekerja yang tidak ada di kantor.
Baca Juga: Aplikasi Absensi Online untuk Kelola Kehadiran Karyawan
Hal yang Harus Dipertimbangkan dalam Clock In System
Saat ini banyak sekali employee clock in system dengan fitur yang berbeda-beda. Untuk membantu Anda memilih mana yang terbaik, ada baiknya Anda memerhatikan hal berikut ini.
Sebuah clock in system harus menyediakan dan mampu:
- Menyediakan sistem pencatatan waktu karyawan.
- Mampu menghitung waktu kerja karyawan otomatis dan dapat memproses total waktu yang dicatat di setiap periode.
- Menyediakan sistem biometrik yang mengandalkan pengenal wajah, sidik jari, atau juga pemindai retina.
- Sistem yang terintegrasi dengan software HR dan payroll
- Dapat di-install langsung di perangkat karyawan
Sistem absen karyawan yang baik juga harus intuitif dan produktif, serta haruslah mampu memenuhi kebutuhan perusahaan.
Sistem juga harus ramping dan mudah digunakan, tidak lupa kaya akan fitur dan dapat membuat proses menjadi lebih mudah.
Maka dari itu, pastikan clock in system yang Anda pilih menyediakan beberapa fitur berikut ini:
- Sistem clock in otomatis yang mencatat waktu dengan tepat. Baik waktu masuk dan mengakhir shift mereka.
- Opsi bagi bagi karyawan untuk dengan mudah melakukan clock in dan clock out.
- Fitur pelaporan dan analisis sehingga Anda dapat mengekspor data terkait kehadiran, seperti total jam kerja, lembur, cuti, dan lainnya.
- Integrasi data waktu dan kehadiran dengan proses dan sistem HR untuk memudahkan pengelolaan penggajian.
6 Rekomendasi Employee Clock In System
Bila Anda memutuskan untuk menerapkan employee clock in system untuk mengelola waktu dan kehadiran karyawan, mungkin Anda akan sedikit kewalahan memilih mana software terbaik dengan fitur yang mumpuni.
Untuk memudahkan Anda dalam memilih mana yang terbaik, berikut ini beberapa rekomendasinya.
-
Factorial
Sistem absensi cloud dari Factorial ini memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi dan mendigitalisasi waktu dan kehadiran.
Aplikasi ini juga sederhana dan intuitif. Memungkinkan karyawan melakukan absensi dari perangkat mobile mereka atau juga menggunakan kode QR yang dipasang di pintu masuk.
Tidak hanya memberikan kemudahan dalam melakukan absen karyawan, Factorial juga dapat Anda gunakan untuk meninjau jam lembur setiap karyawan hanya dengan sekali klik. Tersedia juga fitur laporan dan geofencing.
-
Homebase
Ini adalah employee clock in system yang dirancang untuk bisnis kecil yang memiliki satu lokasi. Homebase tersedia secara gratis dan dapat digunakan di komputer, tablet, dan smartphone.
Paket gratis dari Homebase mencakup aplikasi pencatatan waktu online, pemantauan kehadiran, serta penjadwalan karyawan.
-
uAttend JR2000
uAttend JR2000 adalah sistem clock in yang dipasang di dinding dan mendukung beberapa opsi clock in/out. Anda bisa mencatat kehadiran karyawan melalui entri kode PIN, fingerprint, biometrik, dan kartu RFID.
Perangkat ini memiliki Wi-Fi internal yang memungkinkan transfer data ke software uAttend JR2000 bebas hambatan, sehingga Anda dapat melihat detail jam kerja dengan mudah.
-
Allied Time CB4000
Allied Time CB4000 adalah biometric attendance system berbasis web. Sistem biometrik Allied Time CB4000 menjadi pilihan yang tepat untuk Anda yang bekerja di perusahaan yang butuh keamanan tingkat tinggi.
Hal ini karena Allied Time CB4000 bukan hanya mampu mengelola jam kerja tapi juga mengelola akses masuk.
-
Icon Time TotalPass P600
Icon Time TotalPass P600 adalah employee clock in system cocok untuk bisnis kecil atau startup. Ini karena sistem ini mampu digunakan oleh 500 karyawan.
Sistem Icon Time TotalPass P600 menghadirkan solusi pelacakan waktu di tempat, serta absen clock in/ out dari perangkat yang terhubung.
Icon Time TotalPass P600 juga memiliki software pelacakan waktu yang sudah terpasang di dalam unitnya, sehingga Anda tidak lagi perlu mengunduh atau menginstall sistem pencatatan waktu untuk merekam data.
-
Aplikasi Absensi Online LinovHR
Rekomendasi terakhir adalah Aplikasi Absensi LinovHR. Sebagai employee clock in system, Aplikasi Absensi LinovHR memiliki banyak fitur unggulan. Mulai dari sistem clock in dengan mudah.
Di sini karyawan bisa melakukan clock in menggunakan biometrik wajah, sidik jari, atau juga dengan sistem PIN.
Setelah melakukan clock in, waktu kehadiran karyawan pun akan terekam sampai nantinya karyawan melakukan clock out. Nantinya sistem akan secara otomatis melakukan akumulasi jam kerja karyawan di hari itu.
Selain sistem clock in yang mumpuni, Aplikasi Absensi LinovHR juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dalam keadaan offline. Walau dalam keadaan offline, waktu clock in tetap akan tercatat dan terekam.
Aplikasi Absensi LinovHR juga didukung oleh beberapa fitur yang dapat meminimalisir kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan.
Di dalam aplikasi ini sudah ada anti fake GPS, anti root, dan anti jailbreak. Bila karyawan terdeteksi melakukan kecurangan ini, maka sistem akan mengirimkan laporan kepada admin.
Bagaimana dengan laporan kehadiran? Tentu saja Anda akan mendapatkannya secara lengkap.
Fitur Time Summary akan menyediakan laporan yang lengkap mengenai kehadiran dan jam kerja karyawan. Anda bisa mengunduhnya sesuai dengan periode waktu yang dibutuhkan.
Aplikasi Absensi LinovHR menyediakan demo gratis untuk para klien yang tertarik untuk mengetahui fitur dan fungsinya lebih jauh.
Kesimpulan
Employee clock in system adalah salah satu perangkat yang hadir untuk memberikan kemudahan dalam hal pengelolaan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Kemampuan dan fitur yang dimilikinya memungkinkan pekerjaan HR dalam mengelola dan mengontrol jam kerja dan kehadiran lebih mudah.
Sistem ini juga mendukung proses penggajian, pemberian kompensasi, serta penilaian kedisiplinan yang lebih akurat dan objektif.
