Di era digital yang semakin canggih, email menjadi salah satu alat komunikasi yang banyak digunakan, baik oleh individu dan organisasi di seluruh dunia. Ketika berbicara tentang email, sering kali kita mendengar juga istilah Cc.
Namun, apa sebenarnya pengertian dan fungsinya? Artikel LinovHR ini akan membahas pengertian Cc dalam email, serta bagaimana fungsinya memengaruhi cara kita berkomunikasi melalui email.
Apa itu Cc Dalam Email?
Merupakan singkatan dari Carbon Copy, email Cc adalah salah satu elemen dasar dalam email yang memungkinkan pengguna untuk mengirim salinan pesan kepada penerima lain selain penerima utama yang dituju.
Pengguna dapat menambahkan satu atau lebih alamat email dalam kolom Cc untuk mengirim salinan pesan kepada orang lain tanpa harus membuat pesan terpisah.
Sebagai contoh, seseorang mengirim email kepada human resource department dan menggunakan Cc untuk mengirim email kepada pimpinan tim agar pemimpin turut mendapatkan informasi mengenai pesan yang disampaikan.
Biasanya, kolom Carbon Copy dimanfaatkan untuk memasukkan penerima tambahan di luar penerima utama dengan tujuan agar mereka tetap terhubung dengan rangkaian email tanpa ada kewajiban untuk memberikan respons terhadap email tersebut.
Fungsi Cc
Cc pada dasarnya berfungsi untuk mengirimkan email kepada beberapa penerima lain secara bersamaan.
Semua penerima akan dapat melihat bahwa ada penerima lain yang juga menerima salinan email tersebut, dan mereka dapat melihat alamat email satu sama lain.
Di lingkungan kerja, penggunaan Cc biasanya digunakan ketika seseorang ingin mengirim email atau dokumen kepada rekan kerja, tetapi ingin memastikan bahwa atasan atau pihak lain juga mengetahui isi dari percakapan atau pembahasan tersebut.
Selain itu, Carbon Copy juga sering digunakan untuk mengirimkan salinan email kepada orang lain.
Bagian “to” dan “Cc” memiliki fungsi yang serupa, dan hampir setiap orang yang alamat emailnya dimasukkan ke dalam kedua kolom ini akan menerima email yang sama dan mengetahui bahwa ada penerima lain yang juga menerima email tersebut.
Baca Juga: Cara Mengirim Email Lamaran Kerja Beserta Contoh
Cara Menggunakan Cc Email
Dalam setiap email, biasanya terdapat tiga kolom yang tersedia, yaitu “to,” “Cc,” dan “Bcc.” Mari kita pelajari bagaimana cara menggunakan ketiga kolom ini:
1. Kolom ‘to’
Biasanya, kolom ini dapat diisi dengan alamat email penerima utama pesan email kita.
Selain itu, kolom ini memungkinkan kita untuk memasukkan satu atau lebih alamat email.
Kita juga dapat memasukkan lebih dari satu alamat email dengan menggunakan tanda koma sebagai pemisah antara setiap alamat email.
Sebagai contoh, “abcd@gmail.com, efgh@gmail.com, ijkl@yahoo.com.” Tetapi, penting untuk diingat bahwa masing-masing penerima email biasanya akan mengetahui kepada siapa email tersebut dikirimkan.
2. Kolom ‘Cc’
Biasanya, penggunaan email Cc adalah ketika mereka ingin menyertakan penerima tambahan dalam percakapan email, di mana daftar penerima tambahan tersebut juga akan terlihat oleh semua penerima yang lain.
Selain itu, seperti yang dijelaskan dalam buku “Student Guide Series tentang Pengenalan Internet” karya M. Agus J. Alam (2007: 59), terdapat beberapa situasi di mana penggunaan Carbon Copy diperlukan, antara lain:
-
Memperkenalkan Kontak
Kolom Carbon Copy dapat digunakan sebagai cara untuk memperkenalkan kontak kepada penerima email, sehingga mereka dapat saling mengenali satu sama lain.
-
Menjaga Keterhubungan dengan Pemangku Kepentingan
Contohnya, dengan menggunakan Cc dalam email untuk terus memberi informasi tentang perkembangan status proyek kepada manajer atau pihak lain yang terlibat.
Hal ini dapat membantu menjaga keterhubungan dan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang proyek tersebut kepada para stakeholder.
-
Mengomunikasikan Urgensi
Dengan menyertakan atasan atau manajer dalam kolom Cc email, pesan tersebut akan terlihat sebagai penting dan sensitif.
Ini dapat berguna ketika telah beberapa kali mengirimkan permintaan melalui email kepada satu pihak, tetapi belum mendapatkan tanggapan yang memadai.
3. Kolom ‘Bcc’
Kolom Bcc berfungsi untuk menyembunyikan semua alamat email yang tercantum, sehingga penerima email tidak dapat melihat kepada siapa pesan email tersebut dikirim.
Dengan penggunaan Bcc, pesan email ini tampak seolah-olah hanya ditujukan kepada penerima utama saja.
Biasanya, kolom Bcc digunakan untuk menghindari spam email dan juga digunakan dalam mailing list yang mengirimkan email kepada banyak penerima sekaligus.
Cara penggunaannya adalah dengan memasukkan alamat email penerima ke dalam kolom ‘to,’ kemudian memasukkan semua alamat email lainnya ke dalam kolom ‘Bcc.’
Baca Juga: Ini Dia 3 Cara Melihat Sandi Email yang Lupa
Penutup
Email Cc adalah elemen penting dalam komunikasi email yang memungkinkan pengguna untuk mengirim salinan pesan kepada penerima tambahan selain penerima utama.
Penggunaan Carbon Copy memiliki beberapa fungsi utama, termasuk menginformasikan pihak terkait, memudahkan kolaborasi, meningkatkan transparansi, mengarsipkan informasi, dan memberikan salinan kepada pihak yang terkait.
Namun demikian, penggunaan Cc harus dilakukan dengan bijak dan mempertimbangkan etika komunikasi agar tidak mengganggu efektivitas komunikasi melalui email.
Dengan memahami pengertian dan fungsinya, Anda dapat menggunakan Carbon Copy dalam email dengan lebih efisien dalam berbagai konteks komunikasi.
