Karyawan atau pekerja merupakan salah satu aspek paling penting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Tanpa adanya karyawan, maka operasional perusahaan tidak dapat dilaksanakan.
Namun, ada beberapa hal yang membuat efisiensi karyawan adalah hal yang perlu dilakukan oleh perusahaan. Semua ini biasanya dilakukan demi penyeimbangan jumlah karyawan dan langkah menyelamatkan perusahaan saat kondisi kritis.
Karena perlu disadari, semakin banyak karyawan terkadang tidak berbanding lurus dengan perusahaan akan mengalami kemajuan. Maka dari itu penting sekali untuk dilakukan sebuah efisiensi.
Tapi, efisiensi selalu erat kaitannya dengan PHK. Apakah hanya itu caranya?
Di dalam pembahasan kali ini, LinovHR akan memberikan cara melakukan efisiensi karyawan tanpa harus mem-PHK karyawan.
Simak selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Efisiensi Karyawan?
Efisiensi karyawan adalah sebuah kebijakan yang dikeluarkan oleh perusahaan, yang bertujuan untuk mengurangi pemborosan waktu, tenaga, dan juga biaya dalam menjalankan usaha, agar perusahaan dapat bertahan di dalam persaingan yang semakin kompetitif.
Gambaran sederhananya, efisiensi karyawan dilakukan untuk mengurangi jumlah pekerja atau karyawan yang ada di perusahaan (retrenchment), supaya kelangsungan bisnis dapat terjaga.
Baca Juga: Apa Itu PMTK dalam PHK Karyawan? Berikut Ketentuannya
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Melakukan Efisiensi Karyawan
Melakukan efisiensi memang dapat dilakukan oleh perusahaan, jika hal ini menyangkut ekonomi dan juga keberlangsungan hidup dari perusahaan itu sendiri.
Namun, sebelum memutuskan untuk melakukan efisiensi karyawan. Sebaiknya memperhatikan beberapa hal berikut ini.
-
Lakukan Evaluasi Keuangan
Hal pertama yang bisa dilakukan perusahaan, sebelum memutuskan untuk melakukan efisiensi karyawan yaitu melakukan evaluasi terhadap keuangan perusahaan.
Sebagai langkah awal, perusahaan bisa melihat data laporan penjualan yang mereka miliki selama ini. Data tersebut dapat membantu perusahaan dalam mengambil langkah atau tindakan yang tepat dan sesuai.
Evaluasi keuangan sendiri dapat digunakan untuk melakukan pengukuran pada biaya operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan.
-
Evaluasi Struktur Organisasi
Hal selanjutnya yang harus diperhatikan yaitu struktur organisasi atau perusahaan. Jika mengubah struktur perusahaan dapat mencegah untuk terjadinya efisiensi karyawan, maka Anda perlu untuk melakukannya.
Dengan menyesuaikan struktur perusahaan dengan jumlah karyawan yang ada, maka kinerja karyawan pun dapat berjalan secara optimal. Sebagai contoh, dalam bisnis restoran Anda bisa melakukan evaluasi terhadap sistem shift yang ada.
Selain itu, Anda juga bisa melakukan pembagian tugas yang sesuai dengan kapasitas masing-masing pekerja. Jangan sampai, setelah Anda melakukan efisiensi, karyawan yang lain mengalami overworked dan menjadi tidak bahagia dalam bekerja.
-
Besarnya Kontribusi Karyawan
Hal terakhir yang bisa Anda lakukan yaitu dengan melihat besaran kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan.
Memiliki karyawan yang berkualitas tentunya dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. Oleh sebab itu, pastikan sebelum melakukan efisiensi karyawan, Anda sudah melakukan riset terlebih dahulu, agar Anda tidak melakukan kesalahan yang fatal nantinya.
Baca Juga: Bagaimana Cara Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan
Cara Melakukan Efisiensi Karyawan Tanpa PHK
Sekarang Anda sudah memahami pengertian dan juga hal-hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan efisiensi karyawan. Selanjutnya, kami akan memberikan cara-cara dalam melakukan efisiensi tanpa harus mem-PHK karyawan. Berikut cara-cara yang bisa dilakukan.
-
Komunikasikan Tugas dengan Jelas
Komunikasi merupakan sebuah aspek penting di dalam kehidupan sehari-hari, termasuk di dalam dunia kerja. Mengkomunikasikan tugas dan tanggung jawab secara jelas dan terperinci dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi kerja karyawan.
Hal ini dikarenakan, komunikasi dapat membantu karyawan untuk menghindari tugas-tugas yang tidak perlu dan juga miskomunikasi yang memungkinkan untuk terjadi.
-
Pendelegasian Tugas
Lakukan pendelegasian tugas kepada rekan kerja atau anggota tim Anda. Tujuan pendelegasian ini yaitu, agar tugas-tugas yang ada dapat diselesaikan secara lebih efektif dan efisien.
Tetapi, tidak semua orang dapat melakukan pendelegasian ini. Hal terpenting yang harus diperhatikan dalam melakukan pendelegasian tugas yaitu komunikasi dan kepercayaan. Jadilah seorang team player yang tahu kapan harus meminta bantuan rekan kerja.
-
Tetapkan Tujuan yang Jelas dan Terfokus
Pastikan Anda sudah menetapkan tujuan yang jelas bagi setiap karyawan yang ada di perusahaan.
Pemberian tugas yang jelas dan terfokus dapat meningkatkan efisiensi karyawan dalam bekerja. Tugas dan tanggung jawab karyawan harus dibuat sejelas dan sedetail mungkin, agar mereka memahami dan mengetahui bahwa perusahaan menaruh ekspektasi yang tinggi pada diri mereka.
-
Memanfaatkan Waktu Sebaik Mungkin
Salah satu faktor penting yang dapat meningkatkan efisiensi karyawan yaitu waktu. Menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya, dapat membantu dan memudahkan karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang mereka miliki.
Sebagai contoh, Anda bisa membuat list pekerjaan yang harus dikerjakan terlebih dahulu dalam sehari, dan untuk pekerjaan yang tidak memiliki tingkat urgensi yang tinggi, bisa diselesaikan terakhir.
-
Menyesuaikan Pekerjaan dengan Kemampuan
Ketidakcocokan tentunya akan membawa kerugian, termasuk dalam bekerja. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan kemampuan atau kualifikasi karyawan, tentunya akan menjadi bumerang bagi perusahaan.
Jika Anda ingin karyawan bekerja secara efisien dan efektif, maka pembagian tugas dan tanggung jawab yang diberikan harus sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki.
Dengan begitu, potensi di dalam diri mereka bisa keluar sepenuhnya, dan berdampak pada tingkat efisiensi yang semakin meningkat.
Software HRIS LinovHR Bantu Efisiensi Kerja Karyawan
Efisiensi karyawan adalah hal yang jadi pertimbangan besar perusahaan ketika berada di masa-masa sulit. Semua ini dilakukan untuk menyelamatkan keuangan perusahaan dari kebangkrutan.
Tapi, satu hal yang terkadang diabaikan oleh perusahaan adalah bahwa mereka tidak mampu membentuk sistem kerja yang efektif dan efisien sehingga karyawan-lah yang menjadi korban saat perusahaan menghadapi masa sulit.
Cara terbaik untuk membuat sistem kerja perusahaan yang efektif dan efisien adalah dengan melibatkan teknologi di dalamnya. Teknologi dapat membantu para karyawan untuk lebih produktif dalam bekerja karena semua tugas dapat selesaikan dengan cepat dan dengan proses yang lebih sederhana.
Salah satu teknologi yang bisa mendorong efisiensi kerja karyawan adalah software HRIS LinovHR.
Software HRIS LinovHR dapat membantu manajemen tim dalam mengelola aktivitas yang berhubungan dengan SDM perusahaan. Termasuk penentuan target kerja, penyusunan jadwal, penilaian performa, hingga pembayaran gaji karyawan.
Contohnya mulai dari pencatatan kehadiran karyawan. Software HRIS LinovHR memiliki modul Time Management yang memungkinkan HR untuk mengelola kehadiran karyawan secara efektif.
Data kehadiran melibatkan karyawan yang dapat langsung menandai absen melalui Aplikasi ESS. Dengan cara tersebut, data kehadiran akan lebih akurat dan pengelolaan presensi karyawan dapat diatur dengan mudah oleh HR.
Data kehadiran yang terdapat pada modul Time Management tersebut dapat diintegrasikan ke modul Payroll. Yang berujung pada kalkulasi gaji yang akan diterima karyawan. Perhitungan payroll dapat dihitung dengan akurat dan mudah, karena menggunakan Software Payroll LinovHR.
Manajemen SDM yang baik, tentunya dapat meningkatkan efisiensi kerja karyawan di perusahaan. Oleh sebab itu, jangan salah dalam memilih aplikasi yang tepat bagi perusahaan, ya!
Berdasarkan penjelasan-penjelasan di atas, maka efisiensi karyawan adalah sebuah langkah yang digunakan oleh perusahaan untuk bertahan dari krisis atau kondisi yang kurang menguntungkan bagi perusahaan.
Meski begitu, PHK bukanlah satu-satunya cara yang bisa dilakukan, melainkan ada cara atau alternatif lain yang lebih menguntungkan kedua belah pihak.
Semoga bermanfaat!
