Pengelolaan dokumen menjadi salah satu hal yang penting bagi perusahaan. Untuk membantu memudahkan pengelolaan dokumen, saat ini telah banyak tersedia software yang dapat membantu mengatur dokumen dengan baik.
Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia, memilih document management software (DMS) terbaik dapat menjadi sulit. Ini karena setiap software menawarkan berbagai fitur dan keunggulannya masing-masing.
Pada artikel LinovHR ini, kami akan memberikan rekomendasi document management software terbaik abad ini yang dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen dengan lebih mudah dan efektif.
Apa Itu Document Management Software?
Document management software adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu pengguna dalam mengelola, mengatur, dan menyimpan berbagai dokumen penting terkait karyawan dalam suatu perusahaan.
Dengan menggunakan document management software, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola dokumen, serta mengurangi risiko kesalahan, kehilangan dokumen atau informasi penting.
Human resource document management software memungkinkan departemen HR untuk mengelola dan mensentralisasi seluruh dokumen karyawan seperti dokumen karyawan, surat perjanjian kerja, surat izin, dan dokumen perpajakan di satu lokasi dengan lebih mudah dan aman.
Baca Juga: Beberapa Manfaat Document Management System
Keuntungan Menggunakan Document Management Software untuk HR
Mengimplementasikan employee document management software dalam proses administrasi SDM dapat mengurangi pekerjaan manual yang rumit.
Penggunaan software manajemen dokumen karyawan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan Anda, yaitu:
1. Menjaga Kepatuhan
Dengan menyimpan semua dokumen karyawan yang diperlukan di satu tempat, perusahaan dapat memastikan kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku.
2.Memastikan Keamanan Informasi
Sebagian besar employee document management software dilengkapi dengan enkripsi file yang aman dan pengaturan privasi untuk mengontrol akses dokumen.
3.Mengorganisir Dokumen
Dengan menggunakan document management software, semua file karyawan penting dapat disimpan secara digital tanpa perlu lagi melakukan penyortiran manual pada dokumen kertas.
4.Meningkatkan Produktivitas SDM
Integrasi penyimpanan dokumen digital dengan software dokumen manajemen karyawan memungkinkan pemangku kepentingan utama di seluruh organisasi untuk dengan mudah mengakses informasi yang mereka butuhkan.
Baca Juga: Cara Memilih HR Database Management yang Tepat
Fitur-fitur Document Management Software
Sebagian besar penyedia employee document management software menyediakan fitur penting berupa penyimpanan digital untuk dokumen-dokumen penting karyawan.
Namun, setiap penyedia perangkat lunak memiliki fitur dan kemampuan yang berbeda. Berikut adalah beberapa karakteristik penyedia HR document management software:
1. File Karyawan Terpusat
HR document management software harus menjadi tempat penyimpanan satu atap untuk semua dokumen karyawan. Dengan begitu, Anda tidak perlu mencari informasi yang Anda cari di berbagai folder dan dashboard.
2. Membantu dalam Kepatuhan
Document management software yang berkualitas akan membantu memastikan bahwa Anda mematuhi semua persyaratan, memperbarui dokumen dengan informasi yang tepat, dan menyimpan dokumen untuk jangka waktu yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Penyimpanan Dokumen yang Aman
Fitur keamanan yang mengenkripsi data saat diunggah adalah hal yang wajib dimiliki oleh HR document management software Anda. Carilah penyedia yang memungkinkan Anda untuk mengontrol hal tersebut.
4. Ruang Bersama
Selain fitur privasi khusus, ruang bersama memungkinkan Anda berbagi dokumen bersifat publik dengan karyawan. Ruang ini menyediakan pengaturan terkontrol bagi karyawan untuk melihat dokumen SDM yang penting.
5. Kemampuan Tanda Tangan
Sebagian besar file karyawan memerlukan tanda tangan, dan banyak penyedia HR document management software menyertakan kemampuan tanda tangan elektronik.
Meskipun ada opsi perangkat lunak tanda tangan elektronik terpisah yang tersedia, namun karena sudah terintegrasi menjadikan karyawan lebih mudah dalam melakukan pekerjaannya.
6. Dashboard Pelaporan
Dashboard pelaporan memungkinkan Anda untuk mengatasi masalah di bagian human resource. HR document management software yang dilengkapi dengan kemampuan pelaporan khusus membantu Anda menggali masalah seperti pergantian karyawan yang kompleks dan menyusun rencana tindakan untuk mengatasinya.
7.Integrasi
Apapun perangkat lunak penyimpanan dokumen yang Anda pilih, Anda pasti ingin perangkat lunak tersebut terintegrasi dengan sistem HR lainnya. HR document management software terbaik akan menjadi bagian dari solusi HR yang komprehensif dan menyeluruh.
Rekomendasi Human Resource Document Management Software
Berikut adalah beberapa rekomendasi human resource document management software:
BambooHR
BambooHR adalah perangkat lunak manajemen SDM yang menyediakan berbagai fitur, termasuk manajemen dokumen digital.
Dalam platform ini, Anda dapat meng-upload, menyimpan, dan mengatur dokumen SDM seperti kontrak kerja, formulir karyawan, dan dokumen onboarding.
Zoho People
Zoho People adalah perangkat lunak manajemen SDM yang juga menawarkan manajemen dokumen. Dalam platform ini, Anda dapat meng-upload dan mengatur dokumen seperti formulir karyawan, resume, dan dokumen kontrak kerja.
HRdirect Smart Apps
HRdirect Smart Apps adalah perangkat lunak manajemen SDM yang menawarkan berbagai aplikasi untuk manajemen SDM, termasuk manajemen dokumen.
Dalam platform ini, Anda dapat mengurus dan mengatur dokumen SDM seperti dokumen onboarding, formulir karyawan, dan kontrak kerja.
Zenefits
Zenefits adalah perangkat lunak manajemen SDM yang menawarkan berbagai fitur untuk manajemen SDM, termasuk manajemen dokumen.
Dalam platform ini, Anda dapat mengatur, dan membagikan dokumen seperti kontrak kerja, formulir karyawan, dan dokumen onboarding.
LinovHR
LinovHR adalah perangkat lunak manajemen HR yang menawarkan manajemen dokumen SDM yang lengkap, dengan LinovHR, Anda bisa mengelola dan memperbarui data karyawan dengan mudah dan cepat.
Apalagi LinovHR juga sudah dilengkapi dengan ESS, sehingga karyawan dapat terlibat dalam pengelolaan dokumennya sendiri.
Sebelum memilih perangkat lunak mana yang akan digunakan, perusahaan sebaiknya melakukan riset terlebih dahulu dan menentukan kebutuhan spesifik yang dibutuhkan.
Baca Juga: Format dan Contoh Tanda Terima Dokumen
LinovHR Pilihan Document Management Software untuk HR Terbaik
DMS adalah perangkat lunak yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh dokumen karyawan secara digital dan otomatis. Hasilnya pekerjaan HR bisa lebih efektif dan efisien.
Untuk memilih DMS yang tepat, pastikan software tersebut bisa menjawab kebutuhan perusahaan. Mulai dari dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan, dashboard yang menyajikan informasi lengkap, serta yang terpenting menjaga keamanan data.
Salah satu document management software yang bisa diandalkan di Indonesia adalah LinovHR. Ini karena LinovHR memiliki Aplikasi Data Karyawan dengan fitur-fitur yang unggul serta keamanan data yang tidak perlu diragukan lagi karena sudah berbasis cloud.
Dengan Aplikasi Data Karyawan LinovHR, perusahaan dapat dengan mudah mengelola informasi dan data karyawan, seperti data personal, pendidikan, pengalaman kerja, gaji, tunjangan, dan data lainnya selama life cycle karyawan di perusahaan.
Tidak hanya itu, Aplikasi Data Karyawan LinovHR dilengkapi dengan berbagai template form karyawan yang bisa dipilih oleh HR sehingga HR tidak perlu lagi membuatnya dari awal. HR juga bisa mengunduh report terkait dengan database karyawan saat diperlukan.
Ditambah tersedia dashboard yang akan menyajikan informasi terkini mengenai data karyawan, seperti karyawan mana saja yang masa kerjanya akan habis.
Selain itu, Aplikasi Data Karyawan dari LinovHR ini juga sudah terintegrasi dengan beberapa modul lainnya yang terdapat dari LinovHR seperti modul Payroll, Time Management, LMS, sampai ESS.
Dengan ESS, karyawan dapat dengan mandiri memperbarui data diri mereka saat diperlukan, nantinya HR hanya perlu melakukan approval saja terkait dengan data yang diubah tersebut.
Bersama LinovHR, manajemen dokumen karyawan lebih efisien dan efektif. Ayo klaim demo gratisnya sekarang dan dapatkan penawaran terbaik dari kami!
