Kegiatan surat-menyurat bukanlah kegiatan yang asing lagi dalam dunia organisasi. Persuratan ini membantu pihak internal dan eksternal dalam menyampaikan informasi baik itu dari atasan maupun ke bawahan dan sebaliknya.
Di dalam menindaklanjuti surat masuk, biasanya akan dikeluarkan disposisi yang diikuti dengan mendelegasikan tugas sesuai dengan perihal surat tersebut.
Karena berisikan tindak lanjut, biasanya surat satu ini punya sifat disegerakan. Hal ini demi mendukung sistem good governance.
Untuk membantu Anda lebih mengerti seperti apa itu surat disposisi dari pengertian, tujuan, sampai contohnya. Mari simak artikel LinovHR di bawah ini!
Pengertian Disposisi
Mengutip KBBI, disposisi adalah pendapat dari seorang pejabat mengenai suatu urusan yang terdapat dalam sebuah surat dinas, yang kemudian dituliskan secara langsung pada surat atau lembaran khusus terkait.
Disposisi merupakan suatu proses penting dalam setiap perusahaan. Tujuannya adalah agar staf dapat melakukan tindak lanjut atas perintah yang diberikan oleh atasan secara tepat sesuai dengan perintah yang tertera dalam surat.
Setelah menyelesaikan tugas tersebut, staf tidak dapat langsung menyerahkannya kepada atasan, melainkan harus melalui staf administrasi yang akan memberikan lembar disposisi yang harus diisi.
Manfaat Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah alat administrasi yang berguna dalam mengatur arus kerja di lingkungan kantor atau instansi.
Berikut adalah beberapa manfaat lembar disposisi:
-
Mengatur dan Memprioritaskan Tugas
Lembar disposisi memungkinkan pimpinan atau atasan untuk memberikan petunjuk dan arahan kepada staf tentang tugas-tugas yang harus diselesaikan dan prioritasnya.
-
Mempercepat Proses Pengambilan Keputusan
Dengan adanya lembar disposisi, staf dapat mengajukan permohonan, saran atau rekomendasi kepada pimpinan dengan cepat, sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.
-
Memperbaiki Koordinasi dan Kolaborasi
Dalam lingkungan kerja yang padat, terkadang sulit untuk berkoordinasi dan bekerjasama dengan rekan kerja. Namun, dengan lembar disposisi, staf dapat mengetahui dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu, sehingga dapat meningkatkan kolaborasi dan koordinasi antar rekan kerja.
-
Meningkatkan Akuntabilitas
Lembar disposisi dapat membantu mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam proses kerja.
-
Memperlihatkan Jejak Dokumen
Lembar disposisi memungkinkan pengguna untuk mengetahui siapa yang telah melihat dokumen atau tugas tertentu, sehingga memudahkan pelacakan dokumen atau tugas jika terjadi masalah atau kesalahan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Surat Keputusan dengan Benar?
Tujuan Disposisi
Tujuan dari lembar disposisi adalah untuk memberikan petunjuk atau instruksi kepada pihak yang dituju agar dapat menindaklanjuti suatu hal dengan baik dan sesuai dengan kepentingan atau kebijakan yang telah ditetapkan.
Disposisi biasanya digunakan dalam konteks bisnis atau administrasi pemerintahan untuk mengatur alur kerja dan memastikan bahwa tugas-tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien.
Dengan adanya lembar ini, kesalahpahaman dari tugas atau perintah yang diberikan pun bisa diminimalisir.
Langkah Membuat Lembar Disposisi
Berikut beberapa langkah dalam membuat lembar disposisi, yaitu:
-
Menandatangani Lembar Tanda Terima Surat pada Penyerahan Surat
Ketika kurir mengantarkan surat masuk, staf di Biro Umum akan menerima surat dan menandatangani lembar tanda terima surat sebagai bukti penerimaan.
Tindakan ini sangat penting dan harus dilakukan karena tanpa bukti tanda tangan, surat masuk tidak akan diproses sampai ada bukti tanda terima yang sah pada lembar tanda terima surat.
-
Memisahkan Surat Masuk Berdasarkan Sumbernya
Setelah menerima surat masuk, staf di Biro Umum akan memisahkan surat berdasarkan sumbernya, yaitu surat masuk dari dalam, seperti Nota Dinas dan surat masuk dari luar, seperti permohonan peminjaman tempat.
Hal ini dilakukan untuk memudahkan pencatatan surat dan mengutamakan penanganan surat yang penting terlebih dahulu.
-
Mencatat Surat pada Lembar Disposisi
Setelah surat masuk dipisahkan, staf akan mencatat surat pada lembar disposisi rangkap dua yang berwarna pink dan putih. Setelah pencatatan selesai, lembar disposisi rangkap dua akan dipisahkan.
Untuk lembar pink, akan diberikan kepada pihak terkait dengan surat, sementara lembar berwaran putih akan masuk dalam pengarsipan.
-
Memberikan Surat kepada Pimpinan
Selanjutnya, staf akan memberikan surat tersebut kepada pimpinan untuk diberikan instruksi agar surat bisa ditindaklanjuti sesuai dengan perintah dan instruksi pimpinan.
-
Memasukkan Data Lembar Disposisi ke dalam Sistem
Setelah pimpinan memberikan instruksi pada lembar disposisi, staf akan memasukkan data lembar disposisi ke dalam sistem untuk memudahkan pencarian data dan sebagai data penting dari instansi tersebut.
Itulah langkah umum dalam membuat lembar disposisi bagi sebuah instansi atau organisasi.
Contoh Lembar Disposisi
Setelah memahami pengertian, tujuan dan manfaatnya. Contoh disposisi adalah sebagai berikut:
1. Contoh Disposisi
2. Contoh Disposisi Resmi
3. Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk
Lembar Disposisi
Kepada: [Nama dan Jabatan Penerima Disposisi]
Dari: [Nama dan Jabatan Pengirim Disposisi]
Tanggal: [Tanggal Disposisi]
Perihal: [Isi Perihal Surat yang Didisposisikan]
Mohon diberikan tindak lanjut atas surat tersebut dengan mengambil langkah-langkah sebagai berikut:
- Dilakukan pengecekan terhadap informasi yang disampaikan dalam surat tersebut
- Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk menindaklanjuti permintaan dalam surat tersebut
- Menyampaikan hasil tindak lanjut kepada pihak terkait dan pihak yang mengirimkan surat
- Demikian surat ini disampaikan, atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Disposisi]
Penggunaan disposisi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan informasi, meningkatkan akuntabilitas dan transparansi, serta meningkatkan keamanan informasi.
Untuk mengimplementasikan disposisi dengan baik, perlu dilakukan kebijakan dan prosedur pengelolaan disposisi yang jelas dan terstruktur serta melibatkan seluruh pegawai dalam penggunaan dan pengelolaan disposisi.
Itulah informasi lengkap mengenai disposisi. Sekarang Anda sudah lebih pahamkan tentang surat satu ini?
