Saat ini sudah ada banyak sekali kebijakan cuti yang bisa diberikan perusahaan kepada karyawan, salah satunya adalah discretionary time off (DTO). Ini adalah kebijakan cuti yang memberikan keleluasaan penuh kepada karyawan untuk mengambil cuti tanpa batas.
Kebijakan cuti ini sudah diterapkan oleh Microsoft dan beberapa perusahaan besar lainnya. Untuk mengenalnya lebih jauh, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Discretionary Time Off
Discretionary time off adalah kebijakan cuti yang memberikan karyawan unlimited paid time off setiap tahun. Sistem cuti ini memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk mengambil cuti sesuai kebutuhan mereka, baik itu untuk liburan, membuat janji, atau urusan pribadi lainnya.
Meskipun jenis cuti ini memberikan batasan yang ketat, namun terdapat panduan yang direkomendasikan, seperti tidak mengambil cuti lebih dari tiga minggu berturut-turut.
Pengajuan cuti discretionary pun kembali lagi kepada kebijakan perusahaan, apakah karyawan perlu mendapatkan persetujuan lebih dulu untuk mengambil durasi cuti atau tidak.
Sistem cuti ini pun tidak seperti jenis cuti berbayar konvensional di mana perusahaan akan mengganti cuti yang tidak digunakan karyawan.
Perbedaan Discretionary Time Off dan Paid Time Off
Walaupun sama-sama merupakan jenis cuti yang berbayar, antar discretionary time off dan paid time off memiliki perbedaan yang mencolok, seperti berikut ini:
| Aspek | Discretionary Time Off | Paid Time Off |
| Definisi | Tidak ada batasan jumlah cuti berbayar per tahun. | Memiliki jumlah cuti yang telah ditetapkan oleh perusahaan. |
| Perencanaan dan persetujuan | Cuti akan diambil saat dibutuhkan dengan proses persetujuan yang tidak rumit. | Tergantung pada jenis cuti, pengajuan dan persetujuan resmi diperlukan. |
| Pelacakan | Kurang menekankan pada pelacakan jumlah hari yang diambil | Pelacakan yang terperinci mengenai cuti yang diambil dan sisa cuti yang dimiliki karyawan. |
| Tipe manajemen | Bergantung pada hubungan kepercayaan di antara para manajer dan karyawan | Perlu memantau penggunaan dan kepatuhan karyawan |
| Kesesuaian | Cocok untuk perusahaan dengan kepercayaan tinggi dan lingkungan kerja yang fleksibel. | Cocok digunakan untuk perusahaan dengan cara kerja dan proses yang terstruktur. |
Manfaat Discretionary Time Off
Penerapan discretionary time off memiliki banyak manfaat untuk perusahaan, manfaat tersebut antara lain:
- Mengurangi Beban Administrasi: Kebijakan cuti discretionary dapat mengurangi tugas administratif untuk melacak akumulasi cuti. Kebijakan ini juga menyederhanakan proses dan manajemen permintaan cuti, menyerahkannya kepada karyawan dan manajer.
- Meningkatkan Kepuasan Kerja: Mengizinkan karyawan memiliki kendali lebih besar atas waktu cuti mereka akan menciptakan rasa pemberdayaan dan kepercayaan. Kebebasan ini tidak hanya meningkatkan semangat kerja, namun juga menumbuhkan keterlibatan.
- Mendorong Work Life Balance: Inti dari DTO adalah keleluasaan untuk mengambil cuti Ketika dibutuhkan. Bagi banyak karyawan, hal ini memungkinkan mereka untuk memiliki keseimbangan yang lebih baik antara pekerjaan dan kebutuhan pribadi/keluarga.
- Meningkatkan Daya Tarik dan Retensi Karyawan: Perusahaan yang menawarkan keleluasaan untuk mengambil cuti sering kali lebih menarik bagi calon karyawan. Manfaat ini bisa menjadi keunggulan kompetitif untuk menarik dan mempertahankan top talent.
Baca Juga: Apa Perbedaan Casual Leave dan Annual Leave
Kekurangan Discretionary Time Off
Terlepas dari beberapa manfaat dari implementasi DTO, terdapat beberapa kekurangan dalam penerapannya yang perlu Anda perhatikan bila ingin menerapkannya di perusahaan, antara lain:
- Penyalahgunaan oleh Karyawan: Beberapa karyawan dapat mengambil keuntungan dari kebijakan DTO dengan mengambil cuti dalam jumlah yang tidak wajar. Penyalahgunaan ini dapat menimbulkan ketidakpercayaan dan berdampak negatif pada dinamika tim dan produktivitas secara keseluruhan.
- Ketidaksetaraan dalam Penggunaan: Beberapa pekerjaan tertentu memiliki fleksibilitas yang lebih besar daripada yang lain, yang menyebabkan penggunaan waktu cuti ini tidak merata ke seluruh organisasi.
- Dampak terhadap Dinamika Tim: Cuti discretionary dapat menyebabkan ketidakpastian dalam penjadwalan. Jika banyak karyawan memutuskan untuk mengambil cuti secara bersamaan, hal ini dapat mengganggu alur kerja dan jadwal proyek.
- Kesulitan Manajemen: Mengelola cuti diskresioner membutuhkan sistem yang kuat untuk melacak dan menyetujui permintaan. Tanpa manajemen yang tepat, hal ini dapat menyebabkan masalah kepegawaian dan inefisiensi operasional.
Aturan dalam Discretionary Time Off
Sebelum menerapkan kebijakan discretionary time off di perusahaan. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh HR untuk merancang kebijakan cuti discretionary yang sukses:
- Tetapkan Pedoman yang Jelas: Berikan gambaran umum yang komprehensif tentang kebijakan DTO. Pedoman harus jelas mendefinisikan apa yang dimaksud dengan cuti discretionary dan bagaimana hal ini berbeda dengan jenis cuti lainnya (misalnya cuti medis, dll). Uraikan prosedur untuk merencanakan, meminta, dan menyetujui cuti.
- Tentukan Kelayakan: Identifikasi karyawan mana yang memenuhi syarat untuk mendapatkan cuti discretionary. Beberapa perusahaan seperti Microsoft hanya menawarkan DTO untuk karyawan yang berbasis di A.S. karena adanya perbedaan hukum dan peraturan di negara lain.
- Berikan Panduan dan Pelatihan: Jelaskan dengan jelas tanggung jawab karyawan dalam menggunakan DTO, seperti pemberitahuan lebih awal, cuti untuk menutupi beban kerja, jumlah maksimum hari kerja berturut-turut, dll. HR juga harus memastikan bahwa para manajer menerima pelatihan untuk mengelola permintaan cuti, memberikan panduan untuk menjaga produktivitas selama karyawan tidak masuk kerja.
- Lakukan Uji Coba Kebijakan: Lakukan program percontohan dengan sekelompok kecil karyawan dan manajer untuk menguji kebijakan tersebut. Tim HR harus memantau, melacak, dan mengumpulkan feedback mengenai penggunaan DTO, dan menyesuaikan kebijakan jika diperlukan.
- Memastikan Kepatuhan Hukum: Sebelum mengimplementasikan kebijakan DTO, pastikan kebijakan cuti ini sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan. Perlu diingat juga bahwa cuti ini tidak menggantikan persyaratan cuti wajib yang diberlakukan oleh UU ketenagakerjaan.
- Pantau dengan Cermat: Secara terus menerus nilai dan pantau efektivitas kebijakan DTO. Manfaatkan survei dan FGD untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan dan manajer untuk menilai penggunaan, dampak, dan kepuasan terhadap kebijakan tersebut. Pendekatan proaktif ini dapat membantu Anda memodifikasi atau bahkan menghentikan DTO.
Berikan Kemudahan Pengajuan Cuti Karyawan dengan Aplikasi Absen LinovHR
Memberikan cuti kepada karyawan adalah salah satu keharusan setiap perusahaan. Apapun jenis dan tipe cuti yang diberikan, hal yang tidak bisa diabaikan oleh perusahaan adalah bagaimana cuti tersebut bisa dengan mudah diajukan oleh karyawan.
Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan teknologi Aplikasi Absensi LinovHR yang bisa diakses melalui smartphone maunpun web-based.
Aplikasi Absensi LinovHR memiliki menu khusus yaitu Leave Request yang secara khusus diperuntukan untuk memberikan kemudahan kepada karyawan dalam mengajukan cuti.
Dengan menu ini, nantinya karyawan hanya perlu mengisi form kapan cuti akan diambil, melampirkan dokumen (bila diperlukan), lalu mengajukan cuti tersebut. Nantinya progres pengajuan cuti pun bisa dipantau langsung melalui aplikasi.
Selain memberikan kemudahan dalam pengajuan cuti, di aplikasi ini karyawan juga bisa melihat sisa kuota cuti mereka. Dengan begini pemberian cuti pun bisa lebih transparan.
Aplikasi Absensi LinovHR, solusi manajemen kehadiran karyawan yang lebih mudah. Ayo, ajukan demo gratisnya sekarang dan rasakan manfaatnya untuk perusahaan Anda!
