Teknologi membuat ruang kerja semakin berevolusi. Kini, perusahaan bisa menerapkan digital workplace atau ruang kerja digital. Digital workplace adalah ruang kerja virtual yang menggunakan teknologi untuk memudahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari.
Jika Anda tertarik untuk menerapkan digital workplace di perusahaan, Anda bisa membaca artikel LinovHR berikut ini. Silakan membaca dengan seksama!
Apa Itu Digital Workplace?
Digital workplace adalah evolusi tempat kerja yang menerapkan ruang kerja virtual untuk menyelesaikan pekerjaan sehari-hari. Penerapan digital workplace menggunakan teknologi terkini seperti software HR digital, email, aplikasi pesan singkat, media sosial, intranet, dan website.
Istilah ini juga bisa berarti ruang kerja digital yang tidak membutuhkan kantor fisik sebagai tempat bekerja. Karyawan bisa bekerja kapan saja dan dari mana saja. Ketika bekerja, karyawan akan menggunakan teknologi yang meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan komunikasi untuk memudahkan pekerjaan.
Baca juga: 4 Jenis Workplace Relationship yang Wajib Diketahui
Aspek Digital Workplace
Terdapat empat aspek digital workplace yang perlu Anda ketahui, yaitu:
1. Jelas
Aspek yang pertama adalah jelas. Ruang kerja digital harus bisa mengoordinasi semua aktivitas dan proyek dalam perusahaan agar jelas dan lancar. Hal ini penting untuk menghindari kebingungan dan meningkatkan produktivitas agar lebih optimal.
2. Menyeluruh
Meski bekerja dari jarak jauh, digital workplace harus mencakup semua aktivitas perusahaan secara menyeluruh. Ini termasuk juga penggunaan aplikasi produktivitas dan konektivitas untuk menjamin karyawan dapat saling terhubung dan terlibat dalam aktivitas perusahaan.
3. Berguna
Digital workplace sejatinya harus berguna bagi karyawan dengan memberikan mereka pengalaman kerja yang mudah dan positif. Selain itu, aspek ini juga bisa memudahkan karyawan dalam menunjukkan performa terbaik.Â
4. Produktif
Ruang kerja digital juga perlu menjamin karyawan bekerja dengan produktif. Hal ini bisa terjadi karena didukung oleh tool, platform, dan lingkungan yang baik.
Baca Juga: Tips HR untuk Meningkatkan Digital Employee Experience
Manfaat Digital Workplace
Tempat kerja digital bisa memberi banyak manfaat bagi karyawan maupun perusahaan. Berikut ini adalah manfaatnya:
1. Meningkatkan Fleksibilitas
Digital workplace membuat karyawan lebih fleksibel, karena mereka bisa bekerja kapan saja dan di mana pun yang mereka mau. Hal ini juga bisa meningkatkan pengalaman positif karyawan.
2. Meningkatkan Produktivitas
Ruang kerja digital bisa meningkatkan produktivitas karena karyawan mendapatkan fleksibilitas. Selain itu, ruang kerja digital juga memberi akses kepada teknologi dan sumber daya yang memungkinkan pekerjaan jarak jauh dilakukan dengan baik.
3. Meningkatkan Komunikasi
Meski tidak bekerja dari kantor, karyawan yang bekerja dari jarak jauh tetap bisa berkomunikasi dengan baik. Ini karena tempat kerja digital memaksimalkan penggunaan aplikasi yang bisa melancarkan komunikasi dan pembagian tugas.
4. Menghemat Biaya
Bekerja dari jarak jauh bisa menghemat biaya perusahaan. Ini karena perusahaan tidak perlu membayar biaya sewa kantor. Biaya yang Anda hemat ini pun bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan lain yang lebih penting.
5. Meningkatkan Retensi
Digital workplace yang memberi fleksibilitas dan pengalaman positif pada karyawan akan membuat mereka betah bekerja di perusahaan Anda. Hal ini pun berujung pada peningkatan retensi karyawan.
Implementasi Digital Workplace
Manfaat digital workplace tentu tidak boleh Anda lewatkan. Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk Anda mencoba untuk mengimplementasikannya di perusahaan Anda.
Berikut ini adalah cara yang bisa Anda lakukan untuk mengimplementasikan digital workplace di perusahaan:
1. Menggunakan Tool yang Tepat
Sebelum menerapkan ruang kerja digital, Anda perlu membuat daftar tool yang digunakan di perusahaan saat ini. Apakah tool yang digunakan perusahaan sudah tepat? Apakah aplikasi yang digunakan membuat kinerja perusahaan lebih efektif?
Jika tool tersebut tidak memberi dampak positif bagi perusahaan, Anda bisa berhenti menggunakannya. Kini Anda dapat menggunakan tool yang lebih tepat untuk digital workplace.
Misalnya software HR digital yang memudahkan HR mengelola SDM secara jarak jauh, aplikasi project management untuk mempermudah pengelolaan proyek-proyek di perusahaan, dan aplikasi berbasis cloud untuk menyimpan data karyawan.
2. Memaksimalkan Komunikasi
Digital workplace membutuhkan komunikasi yang kuat antarkaryawan. Hal ini penting karena miskomunikasi mudah terjadi pada karyawan yang bekerja dari jarak jauh.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memaksimalkan komunikasi dalam ruang kerja digital. Cara yang bisa dilakukan yaitu menggunakan aplikasi pesan singkat seperti WhatsApp, Slack, atau Microsoft Teams.
Aplikasi pesan singkat jauh lebih baik daripada email. Ini karena email tidak efisien dan terlalu formal. Untuk menjaga kolaborasi di perusahaan, Anda perlu menggunakan tool yang efisien, tidak terlalu formal, dan dinamis.
3. Memaksimalkan Penggunaan PonselÂ
Revolusi ruang kerja digital tidak hanya mengubah tempat kerja, tetapi juga waktu dan alat kerja. Jika sebelumnya karyawan fokus bekerja dengan menggunakan PC atau laptop, kini kebiasaan itu sudah berubah. Karyawan pun bisa bekerja menggunakan ponsel.
Perusahaan bisa menggunakan aplikasi ponsel untuk mendukung pekerjaan. Misalnya aplikasi absensi yang memudahkan pencatatan kehadiran atau aplikasi komunikasi yang membuat karyawan bisa saling berinteraksi dengan mudah.
Penggunaan ponsel dalam pekerjaan bisa meningkatkan produktivitas. Ini karena karyawan selalu mengecek ponselnya setiap saat, jauh lebih sering daripada mengakses PC atau laptop. Dengan menggunakan aplikasi kerja di ponsel, pekerjaan akan lebih terintegrasi.
4. Menerapkan GamifikasiÂ
Anda bisa membuat tempat kerja yang menyenangkan. Caranya adalah dengan menerapkan gamifikasi di perusahaan untuk meningkatkan pengalaman karyawan. Gamifikasi dapat dilakukan dengan menggunakan reward, level, dan papan peringkat untuk meningkatkan produktivitas dan melakukan penilaian kinerja.
Baca Juga: Seperti Apa Itu Digital Workforce System?
Dukung Implementasi Digital Workplace dengan Aplikasi Absen LinovHR
Digital workplace bisa menjadi salah satu cara yang Anda pilih untuk menerapkan fleksibilitas dan menghemat anggaran perusahaan.
Tapi, tentu dalam implementasinya harus didukung dengan teknologi yang memadai yang memudahkan karyawan dan pengawasan.
Untuk mendukung implementasi digital workplace di perusahaan, Anda bisa menggunakan aplikasi absensi yang memungkinkan Anda karyawan melakukan absensi dan Anda pun bisa melakukan pengawasan.
Anda bisa menggunakan Software HR LinovHR. Software ini bisa mendukung aktivitas perusahaan yang dilakukan secara jarak jauh. Salah satunya adalah pencatatan kehadiran karyawan.
Aplikasi Absensi LinovHR bisa menjadi pilihan terbaik untuk membantu perusahaan untuk mencatat kehadiran karyawan meski bekerja dari ruang kerja digital.
Melalui aplikasi absensi, karyawan bisa melakukan clock in dan clock out untuk mencatat kehadiran, mengajukan izin dan cuti dari jarak jauh, serta mengedit informasi pribadinya dengan mudah.
Perusahaan juga tidak perlu takut bahwa karyawan akan memanipulasi kehadiran atau lokasinya, karena aplikasi absen LinovHR sudah dilengkapi dengan antifake GPS, anti root, anti jailbreak. Selain itu, ada juga fitur Mobile Fraud Report, fitur ini akan memberikan pemberitahuan dan laporan bila kedapatan ada smartphone karyawan yang memasang fake GPS, melakukan root atau jailbreak. Karyawan tersebut juga tidak dapat melakukan absensi.
Tak perlu menunggu lama, dapatkan kemudahan digital workplace dengan Aplikasi Absensi LinovHR sekarang juga. Hubungi kami sekarang, ada diskon spesial 50% untuk Anda!
