Keamanan data merupakan suatu hal yang penting bagi suatu perusahaan. Apalagi isu mengenai keamanan data yang mudah untuk dibobol sudah beredar dimana-mana. Maka sangat penting untuk perusahaan membuat data protection policy (DPP).
Kebijakan ini dapat mengatur dengan tegas perlindungan data sensitif perusahaan. Mulai dari data karyawan, data keuangan, sampai rahasia-rahasia bisnis lainnya. Hal ini sangat penting dilakukan apalagi perlindungan data siber di Indonesia masih terbilang lemah.
Untuk itu, artikel dari LinovHR ini akan membahas mengenai data protection policy agar membantu Anda memahami pentingnya perlindungan data bagi bisnis.
Simak ulasannya berikut ini ya!
Apa Itu Data Protection Policy?
Data protection policy adalah kebijakan perlindungan data atau kebijakan keamanan data yang dirancang khusus untuk standarisasi penggunaan, pemantauan, dan pengelolaan data.
Tujuan utama dari kebijakan ini adalah untuk melindungi dan mengamankan seluruh data yang digunakan, dikelola, dan disimpan di perusahaan.
Hal ini memang tidak diwajibkan secara hukum, tetapi digunakan untuk membantu organisasi dalam mematuhi peraturan perlindungan data.
Kebijakan perlindungan data perusahaan haruslah mencakup aspek-aspek berikut ini:
- Cakupan perlindungan data yang diperlukan
- Teknik dan kebijakan perlindungan data yang diterapkan oleh pihak terkait seperti individu, departemen, perangkat, dan lingkungan IT
- Persyaratan hukum atau peraturan apa yang berlaku untuk perlindungan data
- Peran dan tanggung jawab di perusahaan yang menangani perlindungan data, termasuk pemeliharaan data dan peran yang secara khusus bertanggung jawab atas aktivitas perlindungan data
Prinsip dari Data Protection Policy
Prinsip dari data protection policy adalah bagaimana aktivitas dari data penting yang digunakan oleh perusahaan, tetap diketahui secara real time.
Jadi, data yang digunakan harus bisa dilacak aktivitasnya, hal tersebut akan meminimalisir terjadinya kebocoran data karena data dipantau secara terus-menerus.
Adapun prinsip dari data protection policy adalah sebagai berikut:
- Data yang digunakan oleh perusahaan harus secara transparan
- Penggunaan data adalah untuk tujuan pengelolaan SDM
- Data harus diperbaharui secara berkala
- Menjamin keamanan data karyawan dan dapat dipertanggungjawabkan
Apakah Perusahaan Membutuhkan Data Protection Policy?
Perusahaan tentunya membutuhkan data protection policy untuk menjaga keamanan dari setiap data karyawan yang dikumpulkan.
Adanya data protection policy juga mencegah kemungkinan terburuk dari penyebaran data tanpa persetujuan orang tersebut dan menyebabkan kerugian pada orang yang tersebar datanya.
Kebijakan perlindungan data dapat menunjukkan komitmen perusahaan dalam memastikan perlindungan data privasi.
Baca Juga: Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan Privacy Policy
Pentingnya Data Protection Policy untuk HR
Data protection policy sangat penting bagi seorang HR, sebagai divisi di perusahaan yang sangat dekat dengan pengelolaan data. Â
Seorang HR harus bertanggung jawab atas data-data karyawan, hal tersebut bertujuan untuk mengamankan data karyawan dari risiko phising, serangan hacker dan lain sebagainya.
Selain itu, pentingnya data protection policy bagi HR adalah untuk melindungi reputasi perusahaan. Apabila data perusahaan mengalami pencurian dan datanya disalahgunakan pihak lain, maka ini bisa merusak citra dan reputasi perusahaan.Â
Oleh sebab itu, HR perlu untuk berkontribusi dalam perlindungan data perusahaan demi mengamankan reputasi perusahaan.
Berikut adalah pertanyaan dasar yang harus diingat seorang HR untuk dapat mengatasi keamanan data, antara lain:
- Data digunakan untuk apa
- Bagaimana data itu bisa diakses
- Siapa saja yang bisa mengakses data tersebut
- Kapan waktu yang tepat untuk menghapus data
- Apakah data tersebut digunakan dengan tepat atau tidak
Baca juga: Ngeri, ini Dampak Kebocoran Data Perusahaan
Amankan Data Karyawan dengan Memakai Software Database LinovHR
Data protection policy merupakan hal yang penting bagi perusahaan. Perusahaan harus memastikan keamanan dan perlindungan data-data penting agar data tersebut tidak disalahgunakan pihak lain. Salah satu cara mengatasinya dengan menggunakan keamanan data secara digital.
Mengapa data digital? Data digital memungkinkan data terenkripsi dan dapat membatasi siapa saja orang yang mengakses data tersebut. Dengan menggunakan keamanan data secara digital akan membuat keamanan data semakin terlindungi.
Salah satu cara terbaik mendigitalisasi data adalah dengan menggunakan LinovHR yang dilengkapi dengan Software Database.
Dengan bantuan software database LinovHR, perusahaan dapat mendigitalisasi semua dokumen administrasi perusahaan, seperti data karyawan, gaji, cuti, kompetensi karyawan, performa karyawan, dan masih banyak lainnya.
Keamanan data dengan software HRIS Indonesia LinovHR tidak perlu diragukan lagi karena sudah berbasis cloud yang memungkinkan penyimpanan data penting perusahaan dapat terkelola dengan baik dan aman.Â
Ketika Anda menggunakan software database LinovHR, pengelolaan dapat terkontrol karena hanya mereka yang bertindak sebagai admin lah yang bisa mengakses, menambahkan, menghapus, dan menyebarkan data. Dengan begini, keamanan data perusahaan akan terjamin.
Untuk itu, tunggu apalagi? Gunakan Software database karyawan LinovHR sekarang juga!
