Data Payroll: Pengertian, Jenis, Bagaimana Menggunakannya

Data payroll adalah sebuah sumber informasi penting yang dapat digunakan untuk berbagai hal yang dapat memajukan bisnis perusahaan. Dengan data ini, perusahaan akan lebih mudah untuk memahami permasalahan dan menindaklanjutinya.

Data ini terdiri dari beberapa jenis dan dapat digunakan untuk berbagai kepentingan yang bermanfaat untuk perkembangan perusahaan. Simak ulasan lengkap LinovHR tentang data yang satu melalui ulasan di bawah ini. 

Baca Juga: Mengenal Sistem Payroll Outsourcing Keuntungannya Bagi Bisnis 2024

Apa Itu Data Payroll?

Data payroll adalah sekumpulan informasi yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan.

Data ini umumnya digunakan untuk melacak pengeluaran perusahaan, menjaga kepatuhan hukum, dan mengidentifikasi fokus yang dioptimalkan untuk meningkatkan produktivitas karyawan Anda.

Data payroll juga dikenal sebagai input data yang diperlukan untuk penggajian dan output data dari proses penggajian.

Sehingga data penggajian ini dapat didefinisikan sebagai kumpulan data dari hasil proses penggajian karyawan dari sebuah perusahaan.

Payroll data terdiri dari berbagai informasi, seperti gaji karyawan, potongan pajak, dan informasi lainnya yang didapatkan dari proses penggajian karyawan.

Data ini umumnya dapat dijadikan sebagai bahan analisis untuk memudahkan pengambilan keputusan yang strategis bagi pemimpin perusahaan.

Baca Juga: Bagaimana Menyimpan Payroll Record dengan Aman

Jenis-jenis Data Payroll

Umumnya, data payroll tidak hanya sebatas tentang gaji pokok dan pajak penghasilan, akan tetapi ada banyak jenis data dan metrik terkait data penggajian. Data-data ini bersifat pribadi dan perlu disimpan dengan aman. 

Berikut adalah jenis-jenis yang perlu diketahui:

1. Pembayaran Gaji Pokok

Gaji pokok adalah informasi yang menunjukan pembayaran rutin karyawan sesuai dengan jumlah dan jangka waktu yang telah disepakati dalam kontrak kerja di waktu pertama kali mereka masuk ke perusahaan.

2. Biaya Kontingen Karyawan

Data ini menunjukan pembayaran yang dilakukan kepada karyawan tidak tetap seperti kontraktor, konsultan, atau freelancer yang besaran gajinya berada di luar gaji standar karyawan tetap. 

3. Bonus

Bonus adalah jenis data penggajian yang menunjukan informasi tentang penghargaan finansial yang diberikan atas pencapaian target atau indikator kinerja tinggi lainnya oleh karyawan.

4. Pajak Penghasilan

Payroll data pajak penghasilan menunjukan potongan pajak yang sesuai dengan kebijakan pemerintah guna memastikan bahwa jumlah pajak penghasilan telah dipotong dengan benar dan dikirimkan ke pihak otoritas pajak.

5. Tunjangan Karyawan

Tunjangan karyawan adalah data yang menunjukan penghasilan tambahan pada gaji karyawan atas dasar fasilitas yang telah dijanjikan oleh perusahaan, seperti tunjangan pensiun, asuransi jiwa dan kesehatan, tunjangan transportasi, dan lain sebagainya.

6. Latar Belakang Strategi Penggajian

Jenis data penggajian yang lebih luas dapat mencakup informasi tentang gaji yang dibayarkan kepada karyawan dengan yang sebanding di pasaran, iklim ekonomi, atau kisaran suku bunga yang berbeda.

Baca Juga: Aplikasi Pengolahan Data Karyawan: Manajemen Data Karyawan dengan Aman

Siapa yang Berhak Mengakses Data Payroll 

Data payroll tidak hanya sebatas catatan informasi terkait penggajian karyawan. Penggunaan data penggajian di tangan yang tepat tidak hanya memudahkan pihak pimpinan untuk membuat keputusan, tetapi juga dapat mendorong produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Lalu, siapa yang berhak mengakses data payroll karyawan di perusahaan? Umumnya, pihak yang berhak untuk mengakses dan mengelola data penggajian ini adalah departemen HRD di perusahaan.

Departemen HRD, mencakup manajemen talenta, dan staff payroll harus memiliki akses penuh terkait laporan dan data penggajian karyawan.

Selain itu,  manajemen puncak juga harus memiliki akses guna memudahkan mereka dalam membuat keputusan yang tepat untuk memajukan bisnis perusahaan.

Baca Juga: Pengelolaan Data Gaji Karyawan Menggunakan Aplikasi HRD

Macam Penggunaan Data Payroll

Setelah mempercayakan kepada pihak yang tepat, payroll data dapat digunakan dengan baik oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa penggunaan dari payroll data di perusahaan Anda.

1. Untuk Memperbaiki Rekrutmen dan Retensi Karyawan

Data penggajian dapat membantu Anda memutuskan kapan akan merekrut karyawan baru dan kapan akan mempekerjakan pekerja sementara.

Data ini dapat memudahkan Anda dalam merekrut dan mempertahankan kandidat terbaik untuk dipekerjakan melalui analisis biaya dan risiko dari perekrutan yang akan dilakukan.

Selain itu, payroll data dapat memudahkan perusahaan untuk berinvestasi pada karyawan melalui pengelolaan biaya pelatihan dan pengembangan sebagai bentuk peningkatan retensi karyawan di perusahaan.

Tidak hanya melalui pelatihan dan pengembangan karyawan, data penggajian juga dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan penawaran yang efektif guna mempertahankan karyawan yang memiliki potensi yang tinggi bagi perusahaan.

2. Mendukung Proses Pengambilan Keputusan dan Perencanaan Masa Depan

Penggunaan payroll data dapat memudahkan Anda untuk mengumpulkan dan menganalisis data penggajian dengan baik.

Hal ini dapat membuat perusahaan bisa memiliki media yang cocok untuk membuat keputusan yang berbeda dan perencanaan bisnis yang lebih baik.

Data penggajian juga dapat membantu para pemimpin bisnis untuk menilai biaya penuh dan bagaimana dampak biaya tersebut terhadap organisasi dari keputusan besar maupun kecil.

Analisis pada data penggajian dapat menunjukkan tren permasalahan di perusahaan. Dengan informasi yang didapatkan dari data tersebut, perusahaan bisa menyelesaikan beberapa permasalahan dan melakukan pengambilan keputusan dengan bijak.

Analitik data penggajian yang baik juga dapat membantu Anda untuk memutuskan untuk melakukan perencanaan strategi di masa depan.

Seperti memperluas bisnis di satu lokasi ke lokasi lain berdasarkan biaya kompensasi, pelatihan, kewajiban pajak, atau bahkan komunikasi tim yang bekerja dari jarak jauh.

3. Memastikan Kepatuhan Kepada Kebijakan Pemerintah

Perusahaan kerap menyerahkan laporan terkait dengan gaji, tunjangan, potongan, dan pembayaran karyawan lainnya.

Keakuratan dan ketepatan waktu penting untuk menghindari denda dan persyaratan pelaporan tambahan yang menyita waktu dan biaya lebih.

Penggunaan data penggajian karyawan dapat memudahkan Anda mendapatkan hasil yang teratur dan sesuai dengan standar. Hasilnya, Anda bisa terhindar dari denda administratif karena menaati kepatuhan yang berlaku.

4. Untuk Menciptakan Kesetaraan Gaji di Perusahaan

Data penggajian dapat digunakan untuk analisis kesetaraan gaji karyawan di perusahaan melalui informasi perbedaan gaji dari berbagai klasifikasi, seperti gender, ras, atau klasifikasi karyawan lainnya yang bersifat subjektif.

Penggunaan data penggajian dapat memudahkan pihak pimpinan untuk menetapkan target sesuai untuk kesetaraan gaji dan membantu mereka untuk memantau kemajuan menuju target tersebut.

5. Meminimalisir Masalah dalam Penggajian

Penggajian kerap menjadi salah satu pengeluaran terbesar dari beberapa perusahaan, maka dari itu kesalahan sekecil apapun dapat merugikan perusahaan.

Penggunaan data penggajian yang tepat dapat digunakan untuk mencegah kesalahan hitung yang dapat merugikan perusahaan dalam segi finansial.

Data penggajian dapat digunakan untuk melakukan analisis dari permasalahan penggajian yang kerap terjadi. Data penggajian dapat menjadi solusi dari permasalahan keterlambatan, kesalahan hitung, dan permasalahan lain yang disebabkan oleh beban kerja yang dimiliki oleh staf HRD.

Baca juga: 5 Manfaat Payroll Platform Untuk Kelola Gaji

Kelola Seluruh Data Payroll dengan Mudah Bersama Software Payroll LinovHR 

Untuk mengelola data penggajian karyawan, HRD harus memiliki strategi khusus agar data bisa digunakan dan dimanfaatkan secara efektif.

Salah satu strategi yang bisa dijadikan sebagai opsi adalah dengan memanfaatkan kemajuan teknologi melalui aplikasi yang dapat mengelola data penggajian karyawan secara otomatis.

Salah satu aplikasi terbaik yang dapat mengelola data payroll karyawan Anda adalah Software Payroll LinovHR. Software Payroll LinovHR adalah sebuah sistem yang dapat memudahkan Anda dalam mengelola penggajian karyawan.

Software payroll Indonesia LinovHR memberikan Anda kemudahan mulai dari penggunaan yang sederhana, menghemat banyak waktu dan biaya, pelaporan yang lebih efektif, hingga keamanan data yang terjaga.

Anda bisa memanfaatkan fitur-fitur lengkap yang Software Payroll LinovHR untuk memudahkan pekerjaan Anda dalam mengelola penggajian karyawan yang cukup kompleks bila dilakukan secara manual.

Dengan Software Payroll LinovHR, Anda bisa menyimpan berbagai data penting terkait gaji karyawan serta mengunduh laporan gaji setiap bulannya.

Beralihlah ke Software Payroll LinovHR untuk pengelolaan data penggajian karyawan yang efektif dan efisien. Atur dan ajukan demonya sekarang!