Data Integrity: Pengertian, Kriteria dan Implementasi di Dunia HR

Perusahaan umumnya tidak terlepas dari data. Baik itu data karyawan, data absen, sampai dengan data gaji. Seluruh data tersebut perlu dipastikan akurasi, konsistensi dan kelengkapannya. Maka dari itulah di lingkungan perusahaan tidak asing dengan istilah data integrity.

Tujuan dari hal ini adalah untuk memastikan bahwa tidak ada data yang berbeda atau tidak sesuai saat akan diolah atau digunakan untuk pengambilan keputusan.

Istilah ini juga tidak asing dalam dunia HR karena di perusahaan divisi HR tidak bisa lepas dalam mengelola data-data perusahaan.

Untuk membantu Anda lebih mengenal mengenai HR data integrity, LinovHR telah merangkumnya untuk Anda.

Apa Itu Data Integrity?

Data integrity merupakan suatu proses yang digunakan dalam sebuah sistem digital untuk memastikan data tetap akurat, konsisten dan lengkap selama siklus hidupnya.

Siklus hidup data sendiri dimulai dari entri data awal sampai data tersebut tidak diperlukan lagi. Contoh mudah dari siklus hidup data adalah data pribadi karyawan, yang diperlukan untuk proses penggajian.

Ini dimulai saat karyawan masuk dan HR mengumpulkan data pribadi karyawan dan data tersebut kemudian dimasukkan ke dalam sistem database perusahaan. Lalu berlanjut ke pemrosesan data yang digunakan untuk membuat output seperti gaji karyawan.

Di dalam setiap tahapan ini, memastikan titik entri data yang konsisten dan andal adalah kunci dari integritas data.

Begitu karyawan resign meninggalkan perusahaan, tugas HR untuk data integrity tetap berlanjut. Ada beberapa data karyawan tersebut yang perlu dijaga dan disimpan.

Mengapa Data Integrity Penting 

Integritas data adalah hal yang sangat penting untuk dijaga terutama dalam pengelolaan data perusahaan. Ini karena  data integrity memiliki tujuan untuk memastikan bahwa jika terjadi gangguan terhadap database atau saat data dipulihkan, isi dari data masih dapat dipercaya keabsahannya.

Seperti yang kita ketahui bersama, data di perusahaan tidak hanya digunakan untuk hal administratif saja. Lebih dari itu, data juga digunakan untuk analisis dalam proses pengambilan keputusan.

Data integrity memainkan peranan penting dalam memastikan kontinuitas bisnis. Data yang tidak akurat seringkali akan mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan perusahaan. 

Kesalahan pengambilan keputusan bagi perusahaan akan berdampak pada kegagalan proyek atau kegagalan dalam penerapan strategi bisnis yang telah direncanakan perusahaan.

Baca Juga: Mengenal Data Protection Policy, Seberapa Penting Itu?

Kriteria Data Integrity

Data integrity yang baik setidaknya memenuhi kriteria yang disebut dengan ALCOA, apakah itu?

Attributable

Data dikatakan berintegritas adalah ketika data tersebut jelas siapa yang mendokumentasikannya atau jelas siapa yang membuat data tersebut. Siapa yang membuat, menghasilkan data tersebut data diketahui secara pasti dan spesifik.

Legible

Data dapat dibaca dan dimengerti dengan jelas serta punya urutan yang jelas.

Contemporaneous 

Data yang dihasilkan telah sesuai dengan waktu yang digunakan pada saat observasi.

Original

Kriteria yang selanjutnya adalah original atau dokumen asli. Bila data adalah hasil salinan, data tersebut haruslah sama dengan data aslinya.

Accurate

Data yang ada di perusahaan harus akurat dan konsisten terhadap fakta. Akurat bisa diartikan sebagai informasi yang sebenar-benarnya atau valid.

Mengenal Data Integrity dalam Dunia HR

Di dalam dunia HR, data integrity adalah bagaimana tim HR dalam mengelola, mengarsipasi semua direktori data yang akan digunakan dalam pengelolaan SDM perusahaan.

Tidak jauh berbeda dari pengertian integrasi data secara umum, HR data integrity adalah konsep yang mengacu pada keamanan, keutuhan dan akurasi data di dalam database.

Apabila dalam konteks pengelolaan SDM di perusahaan, hal ini digunakan untuk memastikan data SDM tetap aman, lengkap, dan akurat dalam penggunaannya.

Selain itu, data integrity juga dapat membantu perusahaan dalam meminimalisir risiko terkait keamanan data. 

Data yang tidak menggunakan data integrity tentunya akan dapat menyebabkan beberapa masalah keamanan data, seperti pembobolan data, kebocoran data dan serangan hacker. 

Cara Menjaga HR Data Integrity

Menjaga data perusahaan tetap orisinil tentu sangat penting. Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda lakukan.

1. Implementasi Jejak Audit

Pastikan fase siklus hidup data dikelola dengan hati-hati baik itu pengelolaan dengan cara manual atau juga dengan otomatisasi.

2. Menerapkan Error Detection Software

Kesalahan transkrip dan kerusakan data hampir tidak mungkin dilacak secara manual. Dengan menerapkan error detection software, bisa mendeteksi kerusakan data atau kesalahan data yang bisa saja terjadi di perusahaan.

3. Akses Sistem Terbatas

Dengan membatasi akses kepada pengguna utama, tentunya akan lebih mudah untuk melacak aktivitas penggunaan data di perusahaan.

4. Prosedur Pencadangan dan Pemulihan Data

Data di perusahaan perlu untuk dicadangkan dan dikelola dengan teratur untuk mencegah kehilangan data.

5. Membuat Quality Management System

Buatlah SOP yang jelas terkait penggunaan data, hal ini tentunya akan meminimalisir terjadinya kesalahan terkait penggunaan data.

6. Melindungi Sistem Keamanan Teknis dan Fisik

Perusahaan harus melindungi sistem keamanan teknis dan fisik untuk menghindari data dari pelaku kejahatan digital.

7. Melatih Pengguna Baru

Pengguna baru perlu dilatih secara langsung agar pengguna baru bisa menggunakan data SDM dengan baik dan benar.

Jaga Data Integrity dengan Software HRIS LinovHR

Data integrity atau integritas data adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan. Perusahaan perlu memastikan keamanan dan perlindungan data perusahaan agar data tersebut tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan menggunakan keamanan data digital.

Keamanan data secara digital akan memungkinkan data terenkripsi dan bisa membatasi aktivitas terkait penggunaan data perusahaan.

Menggunakan data keamanan digital tentu saja akan membuat keamanan data semakin terjamin dan semakin terlindungi.

Cara terbaik untuk mendigitalisasi keamanan data di perusahaan adalah dengan menggunakan Software HRIS LinovHR. Kenapa harus menggunakan Software HRIS LinovHR? Karena prinsip utama dari LinovHR adalah data integrity.

Di mana data yang disajikan adalah benar apa adanya, hanya orang yang ditunjuk sebagai super admin atau admin lah yang bisa mengubah data-data yang ada. Sehingga integritas data tetap terjaga..

Keamanan data pada Aplikasi HR LinovHR sudah tidak perlu diragukan lagi, karena software tersebut sudah berbasis cloud dan semua data akan dienkripsi sehingga tidak mudah untuk disalahgunakan.

Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, pengelolaan data dapat terkontrol dan terorganisir dengan baik dan terjamin keamanannya.

Untuk itu, tunggu apa lagi? Ayo gunakan Software HRIS LinovHR untuk pengelolaan data anti repot dan anti ribet sekarang juga!