Dalam era digital yang terus berkembang, data telah menjadi aset yang sangat berharga bagi organisasi di berbagai industri.
Data tidak hanya mengubah cara bisnis dijalankan, tetapi juga memainkan peran penting dalam mengelola sumber daya manusia secara efektif.
Namun, penggunaan data yang efisien dan aman dalam konteks HR memerlukan landasan yang kuat yang dikenal sebagai data governance.
Artikel LinovHR ini akan membahas apa yang dimaksud dengan data governance dan mengapa hal itu menjadi sangat penting bagi departemen HR.
Apa Itu Data Governance?
Data governance adalah proses mengelola data dalam sistem perusahaan yang melibatkan pengawasan atas ketersediaan, penggunaan, integritas, dan keamanan data. Hal ini didasarkan pada standar data internal dan kebijakan yang juga mengontrol cara data digunakan.
Pengelolaan data yang efektif memastikan bahwa data konsisten, dapat diandalkan, dan tidak disalahgunakan.
Hal ini semakin penting karena adanya peraturan privasi data dan semakin mengandalkan analisis data untuk membantu mengoptimalkan operasional dan mendorong pengambilan keputusan bisnis lebih tepat.
Data governance memastikan bahwa peran yang berkaitan dengan data didefinisikan dengan jelas, dan tanggung jawab serta akuntabilitas disepakati di seluruh perusahaan.
Mengapa Data Governance Penting?
Tanpa data governance yang efektif, masalah ketidaksesuaian data dalam berbagai sistem di seluruh organisasi mungkin tidak akan diselesaikan.
Sebagai contoh, nama karyawan bisa tercatat dengan format yang berbeda dalam sistem database karyawan, penggajian, dan absensi.
Hal ini dapat mempersulit usaha integrasi data dan menciptakan masalah integritas data yang memengaruhi akurasi business intelligence software (BI), pelaporan perusahaan, dan aplikasi analitik. Selain itu, kesalahan data mungkin tidak terdeteksi dan diperbaiki, yang akan lebih lanjut memengaruhi akurasi BI dan analitik.
Ketidakmampuan data governance juga bisa menghambat upaya kepatuhan peraturan. Ini dapat menimbulkan masalah bagi perusahaan yang harus mematuhi berbagai undang-undang privasi dan perlindungan data.
Biasanya, program data governance dalam perusahaan mencakup pengembangan definisi data yang seragam dan format data standar yang diterapkan dalam semua sistem bisnis, meningkatkan konsistensi data untuk keperluan bisnis dan kepatuhan.
Baca Juga: Kriteria dan Implementasi Data Integrity di Dunia HR
Keuntungan Data Governance
1. Pemahaman yang Sama tentang Data
Data governance memberikan informasi yang konsisten dan terminologi yang umum untuk data. Unit bisnis pun tetap memiliki fleksibilitas yang sesuai untuk mengakses data.
2. Peningkatan Kualitas Data
Data governance menciptakan perencanaan yang memastikan akurasi, kelengkapan, dan konsistensi data.
3. Peta Data
Memberikan kemampuan yang lebih canggih untuk memahami lokasi semua data yang terkait dengan entitas bisnis.
Ini seperti GPS yang dapat menggambarkan lanskap fisik dan membantu orang menemukan jalan mereka di lanskap yang tidak dikenal, data governance membuat aset data dapat digunakan dan lebih mudah terhubung dengan hasil bisnis.
4. Pandangan 360-Derajat tentang Setiap Entitas Bisnis
Data governance membentuk kerangka kerja sehingga organisasi dapat sepakat pada “satu versi dari kebenaran” untuk entitas bisnis dan menciptakan tingkat konsistensi yang sesuai di seluruh entitas dan aktivitas bisnis.
5. Kepatuhan yang Konsisten
Data governance memberikan platform untuk memenuhi tuntutan regulasi pemerintah, seperti undang-undang ketenagakerjaan.
6. Peningkatan Manajemen Data
Data governance membawa dimensi manusia ke dalam dunia yang sangat terotomatisasi dan didorong oleh data.
Ini menetapkan kode etik dan praktik terbaik dalam manajemen data, memastikan bahwa kekhawatiran dan kebutuhan di luar area data dan teknologi konvensional termasuk area seperti hukum, keamanan, dan kepatuhan ditangani secara konsisten.
3 Langkah Memastikan Data Governance Karyawan
Dibutuhkan sebuah kerangka kerja data governance yang komprehensif yang mencakup tiga aspek kunci berikut.
1. Akses Aman ke Data
Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk melindungi data yang mereka kumpulkan tentang individu. Saat ini, telah banyak vendor yang menyediakan fitur “ruang bersih” data.
Ruang bersih ini adalah lokasi yang aman untuk data yang tidak teridentifikasi atau anonim.
Kehadiran ruang ini dapat meyakinkan bahwa penggunaan data mereka sudah tepat. Namun, kehadiran fitur ini belum cukup perlu juga ada perubahan terkait dengan perubahan budaya di dalam perusahaan.
Misalnya, HR data analyst tidak diperkenankan memiliki akses ke semua sumber data.
2. Akses Tingkat Sumber
Bayangkan jika data SDM yang seharusnya tidak terekspos justru diketahui oleh semua karyawan. Hal ini tentu akan berdampak buruk pada bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Maka dari itu, sangat penting sekali bagi HR manager untuk dapat membatasi sumber data hanya pada orang-orang yang berhak mengaksesnya.
Untuk melakukan hal ini, perusahaan bisa melacak aset data HR melalui alat manajemen metadata. Kemudian, dengan tools tata kelola data dan keamanan Anda juga dapat mengontrol siapa saja yang bisa mengakses setiap sumber data.
Sebagai contoh, data karyawan dapat diberikan kepada manajer dan personalia SDM, namun tidak untuk data penjualan.
Menciptakan kebijakan tata kelola data yang baik di tingkat sumber memungkinkan karyawan untuk mengetahui apa yang dapat dan tidak dapat mereka akses.
3. Akses Tingkat Baris
Di ranah yang sama, keamanan tingkat baris juga merupakan cara untuk membatasi akses ke catatan data tertentu.
Misalnya, pimpinan HR memberikan akses data kepada semua karyawan dan akses tingkat usia dan ras hanya untuk manajer.
Seorang manajer departemen seharusnya hanya melihat hasil untuk departemen mereka, sementara analis SDM melihat hasil untuk semua karyawan. Deretan data yang harus mereka lihat berbeda.
Perusahaan dapat mengatur tingkat peran individu untuk mendapatkan akses ke data yang berbeda-beda.
Pengelolaan Data Karyawan Lebih Mudah dengan HRIS LinovHR
Saat ini, data memiliki peranan yang begitu penting dalam perusahaan. Data digunakan di mana-mana dan menunjang bagaimana para pemimpin perusahaan melakukan pengambilan data.
Tidak terkecuali data human resource, yang akan sangat berguna bagi perusahaan dalam menjalankan administrasi perusahaan. Berbagai kegiatan dalam administrasi perusahaan yang membutuhkan data seperti data karyawan, data penggajian, data kehadiran, data kinerja, dan masih banyak lagi.
Di sinilah perusahaan harus dapat dengan bijak dan tepat mengelola segala data tersebut agar bisa dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Penggunaan Software HRIS LinovHR dapat membantu hal ini.
Software HRIS LinovHR dilengkapi dengan berbagai modul yang saling terintegrasi dan memungkinkan perusahaan memiliki sentralisasi data terkait pengelolaan human resource.
Selain itu, dengan Software HRIS LinovHR Anda juga bisa membatasi akses terkait dengan data yang bisa diakses. Di mana hanya orang yang ditunjuk menjadi super admin yang dapat mengakses seluruh data.
Bergabunglah dengan Software LinovHR dan dapatkan pengelolaan data karyawan yang lebih modern dan efektif.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
