Mengenal Data Entry dan Skill Wajib Dikuasai

Kebutuhan perusahaan akan penggunaan data semakin besar. Banyak perusahaan yang merasa kesulitan dalam melakukan input data, sehingga akhirnya merekrut seorang data entry untuk mempermudah perusahaan.

Profesi ini mulai diminati karena banyak dibutuhkan namun cara mempelajarinya cukup mudah. Simak pembahasan LinovHR mengenai profesi yang satu ini melalui artikel berikut! 

Apa itu Data Entry?

Sesuai namanya yang melibatkan data, pekerjaan ini adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk menginput data kedalam sistem dan memastikan bahwa data yang diinput sudah benar. Data yang dimaksud adalah data yang belum di-input kedalam sistem dan biasanya masih tertulis dalam selembar kertas maupun kumpulan dokumen. 

Pekerjaan ini menjadi populer karena dapat dikerjakan secara remote working dan bisa dikerjakan di mana saja. Tidak ada latar belakang pendidikan khusus untuk posisi ini. Bahkan banyak perusahaan yang membuka lowongan freelance data entry untuk mahasiswa. Selama memenuhi kualifikasi, semua orang boleh mendaftar. 

Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas data entry adalah meng-input data kedalam sistem. Tiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda mengenai tugas hariannya. Namun, secara umum, berikut tugas dan tanggung jawabnya: 

1. Menyiapkan dan menyortir dokumen sebelum di-input kedalam sistem
2. Input data kedalam sistem atau database perusahaan
3. Memastikan data yang di-input telah akurat
4. Mencari dan menyesuaikan perbedaan data yang ada dalam sistem dan kertas dokumen
5. Memberikan informasi kepada user terkait jika diminta dari berbagai divisi
6. Mengelola dokumen data dengan rapi dan teratur
7. Menyiapkan laporan rutin
8. Mengidentifikasi dan mengontrol kesalahan pada input data dan menyelesaikannya menggunakan metode tertentu
9. Melakukan backup data untuk mengantisipasi permasalahan pada sistem yang membahayakan data
10. Menguji pembaharuan database dan sistem penyimpanan data

Baca Juga : Tugas IT Support dan Skill Wajibnya

Skill yang Harus Dikuasai

Ada beberapa kemampuan yang harus dikuasai untuk menjadi seorang data entry. Beberapa orang menganggap hal ini cukup sulit. Padahal, kemampuan ini bisa dipelajari secara otodidak melalui berbagai macam layanan kursus gratis di internet. 

Mengetik Cepat 

Data yang ada dalam perusahaan sangatlah banyak. Setiap harinya perusahaan mewajibkan input data dalam jumlah banyak dengan waktu yang singkat tanpa ada kesalahan sedikitpun. Belum lagi deadline atau tenggat waktu yang diberikan.  Kecepatan yang cukup baik dalam mengetik adalah 43 kata dalam per menit (WPM). Hal itu dapat dicapai jika karyawan data entry mengetik dengan 10 jari.

Pengetahuan Dasar Perangkat Lunak

Untuk dapat melakukan input data dengan tepat dan akurat, diperlukan kemampuan dan pengetahuan dasar mengenai perangkat lunak atau software. Hal ini disebabkan penyimpanan data selalu berkaitan dengan, database,  spreadsheet, dan software tertentu lainnya dalam pekerjaan sehari-hari. 

Perhatian Terhadap Detail Kecil

Detail sekecil apapun sangat penting dalam memasukkan data kedalam sistem. Kesalahan kecil dalam memasukkan data dapat berakibat fatal. Kesalahan pada data akan berpengaruh kepada analisis bisnis yang kurang tepat.  Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan detail kecil dan memiliki ketelitian yang tinggi. 

Fokus

Memeriksa dan memasukkan data dalam skala besar setiap hari memungkinkan seseorang terganggu tingkat fokusnya sehingga sulit konsentrasi. 

Ketika hal ini terjadi, kemungkinan untuk membuat kesalahan krusial dalam memasukkan data sangat mungkin terjadi. Kenalilah faktor-faktor yang mempengaruhi konsentrasi dan kinerja pekerjaan. Kemudian cari penyelesaian bagaimana cara mengatasi masalah tersebut sehingga kinerja jauh lebih fokus.

Memahami Bahasa dengan Baik

Suatu data tidak bisa sembarangan di-input. Kesalahan input data pada kolom yang tak sesuai akan menyebabkan kesalahan fatal. Itulah sebabnya mengapa kemampuan untuk memahami bahasa juga sangat penting. Kemampuan bahasa yang baik memudahkan untuk membaca, memeriksa, validasi, menginput sesuai jenis dan klasifikasi data.

Menjaga Rahasia

Di era teknologi dan perkembangan internet yang menyebabkan pertukaran data setiap hari, kehilangan informasi dapat membunyikan lonceng kematian sebuah perusahaan. 

Beberapa perusahaan mengalami kebocoran atau  kehilangan data dan terkadang terdapat peranan orang internal. Karyawan yang tidak dapat dipercaya dan menjaga rahasia akan menyalin atau mencuri data penting dari perusahaan.

Jika ingin menjadi data entry, pastikan bahwa Anda bisa dipercaya dan menjaga rahasia data perusahaan. 

Luangkanlah waktu untuk mempelajari kemampuan di atas jika Anda ingin melamar sebagai orang yang berkutat dalam input data. Ini akan menjadi peluang bagi Anda untuk mendapatkan pekerjaan yang populer dan banyak tersebar di berbagai perusahaan.

Demikianlah penjelasan mengenai profesi data entry. Karena mudah dipelajari, profesi ini juga dapat dijadikan side job dalam rangka mendapatkan pundi-pundi uang.  Siap mempelajarinya?