Dalam mengelola data absensi karyawan, rawan terjadi kesalahan yang bisa berpengaruh besar terhadap perhitungan lain, seperti jatah cuti dan penggajian. Untuk itu, diperlukan cara untuk mengurangi potensi error yang mungkin terjadi.
Pada artikel LinovHR ini, kita akan membahas tentang kesalahan yang biasa terjadi saat mengelola absensi dan bagaimana solusinya.
Pentingnya Mengelola Data Absensi Karyawan
Data absensi karyawan memegang peranan penting dalam manajemen sumber daya manusia perusahaan. Selain digunakan sebagai indikator kinerja karyawan, data ini juga menjadi acuan dalam perhitungan gaji dan tunjangan. Jadi, jika terjadi kesalahan, maka urusan lainnya bisa turut terdampak dan menjadi runyam.
Tentunya, perusahaan tidak ingin hal itu terjadi. Maka, dibutuhkan pengelolaan data absensi yang baik. Lewat data-data tersebut, perusahaan bisa memantau kedisiplinan karyawan, mengetahui pola di balik ketidakhadiran mereka, serta mencegah adanya penyalahgunaan waktu kerja.
Selain itu, data absensi yang akurat juga membantu perusahaan untuk memenuhi kewajiban hukum terkait ketenagakerjaan. Oleh karenanya, penting bagi setiap perusahaan untuk memastikan bahwa data absensi karyawan dikelola dengan efektif dan efisien.
Kesalahan Pengelolaan Data Absensi Karyawan
Beberapa kesalahan yang kerap muncul dalam pengelolaan data absensi karyawan antara lain:
1. Kurangnya Antisipasi Terhadap Masalah Kesehatan Karyawan
Banyak perusahaan cenderung abai terhadap pengelolaan absensi yang berkaitan dengan kesehatan fisik dan mental karyawan. Padahal, mengetahui kondisi karyawan di luar kantor, seperti adanya masalah keluarga atau kesehatan, dapat membantu perusahaan untuk mengantisipasi ketidakhadiran mereka.
Baca juga: Pentingnya HR Memahami Mental Health Karyawan
2. Kurangnya Komunikasi Aktif dengan Karyawan
Seringkali, masalah pribadi atau kesehatan karyawan baru terungkap lewat gosip yang tersebar. Akibat kurangnya komunikasi aktif, perusahaan terlambat mendeteksi adanya masalah untuk memberi dukungan di tengah situasi sulit supaya karyawan tetap bisa bekerja.
3. Masalah Perundang-Undangan
Beberapa undang-undang telah mengatur tentang dan pengecualian bagi karyawan dengan kondisi medis atau disabilitas tertentu di dunia kerja.
Sayangnya, banyak perusahaan yang tidak dengan segera membuat aturan absensi internal berdasarkan undang-undang tersebut, sehingga membuat tingkat presensi dan produktivitas karyawan juga tersendat.
Solusi Mengelola Data Absensi Karyawan
Berikut adalah solusi efektif yang bisa jadi jalan keluar untuk meminimalisir kesalahan dalam pengelolaan data absensi karyawan.
1. Perbaiki Kebijakan Kehadiran
Kebijakan kehadiran yang kaku seringkali memperburuk tingkat absensi karyawan. Seharusnya, kebijakan bisa berfokus pada pencegahan ketidakhadiran sejak awal.
Misalnya, karyawan yang diprediksi absen lebih dari 28 hari, seharusnya segera dirujuk ke pihak K3 atau Occupational Health, dan bukannya menunggu hingga ketidakhadiran mereka berlangsung lama.
2. Bangun Komunikasi Aktif
Membangun komunikasi aktif bisa jadi solusi supaya masalah seputar absensi lebih cepat diidentifikasi.
Dengan bertanya langsung kepada karyawan sekembalinya mereka dari masa absen, perusahaan bisa mengetahui secara jelas masalah yang mungkin akan mempengaruhi kehadiran mereka.
Jika proses ini dilakukan dengan baik, perusahaan dapat membantu mencegah ketidakhadiran lebih lanjut.
3. Perbaiki Alokasikan Anggaran
Banyak perusahaan hanya membuat anggaran dana untuk mengatasi ketidakhadiran karyawan. Padahal, pencegahan adalah langkah yang lebih efektif.
Contohnya, dengan membuat inisiatif seperti pemeriksaan kesehatan rutin, perusahaan dapat mengurangi risiko ketidakhadiran karyawan akibat masalah medis sekaligus meningkatkan kesejahteraan karyawan secara menyeluruh.
Kelola Data Absensi Karyawan dengan Aplikasi Absensi dari LinovHR
Selain dengan cara-cara di atas, solusi efektif lain untuk mengatasi kesalahan dalam pengelolaan data absensi karyawan adalah dengan memakai mobile attendance. Salah satu yang bisa Anda bisa coba adalah aplikasi absensi dari LinovHR.
Aplikasi ini menawarkan solusi digital yang lengkap dan terintegrasi untuk memastikan data absensi karyawan dikelola dengan akurat, transparan, dan efisien.
Tidak hanya itu, aplikasi ini bahkan juga dilengkapi fitur Employee Self Service untuk mempermudah karyawan mengajukan izin, cuti, maupun sakit lewat smartphone dan bisa langsung tercatat otomatis di Timesheet.
Penasaran dengan manfaatnya? Jangan biarkan kesalahan absensi mengganggu produktivitas perusahaan Anda! Beralihlah ke LinovHR sekarang juga dan ajukan demo gratisnya segera!
