Apa Itu Surat Keputusan? Berikut Definisi, Format, dan Cara Membuatnya

Surat Keputusan adalah salah satu dokumen penting dalam organisasi atau instansi. Dokumen ini berisi keputusan yang diambil oleh atasan atau pimpinan organisasi yang bersifat resmi dan mengikat.

SK juga bersifat final, konkret dan ditulis mengikuti rujukan yang sah sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam artikel LinovHR ini, kita akan membahas apa itu Surat Keputusan, definisi, format, dan panduan membuatnya secara baik dan benar.

Definisi Surat Keputusan

Surat keputusan adalah suatu dokumen tertulis yang berisi keputusan resmi yang dikeluarkan oleh seseorang atau lembaga yang berwenang.

SK biasanya digunakan dalam lingkup pemerintahan atau organisasi sebagai alat untuk menyampaikan keputusan, perintah, atau instruksi kepada pihak-pihak yang terkait. 

Surat keputusan memiliki kekuatan hukum yang mengikat pihak-pihak yang terlibat dalam keputusan tersebut.

Di dalam surat ini umumnya mencantumkan identitas pihak yang menerbitkan keputusan, tanggal dan nomor keputusan, serta isi dari keputusan tersebut.

Selain itu, Surat Keputusan juga dapat mencantumkan alasan atau pertimbangan yang menjadi dasar pengambilan keputusan.

Surat ini biasanya digunakan untuk mengatur kegiatan internal dalam suatu organisasi atau instansi, seperti pengangkatan atau pemecatan pegawai, penetapan kebijakan atau aturan, penetapan struktur organisasi, atau pengangkatan pengurus organisasi. 

Selain itu, SK juga dapat digunakan sebagai alat untuk menyelesaikan masalah atau konflik dalam suatu instansi atau organisasi.

Dalam hal pelaksanaan, pihak yang terkait harus mengikuti ketentuan dan instruksi yang tercantum di dalamnya. Jika terdapat ketidakpatuhan atau pelanggaran terhadap keputusan tersebut, maka dapat diberikan sanksi atau tindakan yang sesuai dengan aturan yang berlaku.

Kesimpulannya, surat keputusan merupakan suatu dokumen tertulis yang memiliki kekuatan hukum yang mengikat pihak-pihak yang terlibat.

Surat ini digunakan untuk mengatur kegiatan internal dalam suatu organisasi atau instansi dan harus diikuti ketentuan yang tercantum di dalamnya.

Jenis Surat Keputusan

Dalam dunia bisnis, SK merupakan salah satu bentuk dokumen yang penting dalam pengambilan keputusan dan memberikan keputusan resmi terkait dengan kebijakan dan tindakan di dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis surat keputusan dalam dunia bisnis:

1. Surat Keputusan Rapat Direksi

SK ini dikeluarkan oleh direksi perusahaan sebagai hasil dari keputusan yang diambil dalam rapat direksi.

2. Surat Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan sebagai hasil dari keputusan yang diambil dalam RUPS.

3. Surat Keputusan Karyawan

Surat ini dikeluarkan oleh manajemen perusahaan untuk memberikan keputusan terkait dengan karyawan, seperti promosi, mutasi, atau pemberhentian.

4. SK Investasi

Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberikan keputusan terkait dengan investasi dalam berbagai bentuk, seperti investasi keuangan, investasi proyek, atau investasi saham.

5. Surat Keputusan Penunjukan Distributor

SK yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menunjuk distributor tertentu sebagai mitra bisnis dalam melakukan distribusi produk perusahaan.

6. SK Penetapan Harga

SK yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menetapkan harga produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan.

7. SK Penetapan Visi Misi Organisasi

Di dalam dunia bisnis SK juga bisa juga digunakan untuk menetapkan visi misi organisasi. Nantinya, setelah SK tersebut ditetapkan dan dikeluarkan, maka seluruh orang dalam organisasi harus menjalankan visi misi tersebut.

Fungsi Surat Keputusan

Surat keputusan dikeluarkan dengan alasan yang jelas dan lembaga harus mempertimbangkan dengan matang isi surat tersebut sebelum diberikan kepada seseorang. 

Surat ini mempunyai berbagai fungsi, baik yang berkaitan dengan hukum maupun tidak. Berikut adalah beberapa fungsinya.

1. Sebagai Keputusan Tertulis Resmi dari Lembaga

Surat ini biasanya dikeluarkan oleh lembaga dan ditulis secara resmi. Hal ini terlihat dari format penulisan dan bahasa yang digunakan. SK dibuat dengan cara yang sama seperti surat resmi pada umumnya.

2. Solusi yang Bersifat Deterministik atau Menentukan

Surat keputusan digunakan untuk mengambil keputusan terhadap suatu peristiwa atau masalah yang terjadi. Biasanya, keputusan tersebut diambil oleh pimpinan atau kepala lembaga. 

Oleh karena itu, surat ini memiliki sifat yang deterministik atau menentukan bagi individu di dalam lembaga.

3. Sebagai Jaminan Hukum dan Hukum Tertulis

Surat ini juga punya fungsi sebagai jaminan hukum yang sah yang dikeluarkan oleh suatu lembaga.

Karena memiliki kekuatan hukum, maka saat terjadi suatu gugatan SK dapat digunakan sebagai bukti tertulis.

4. Memberikan Privasi bagi Individu

SK bersifat individu dan tidak diumumkan secara publik.  Karena ia punya fungsi privasi kepada penerimanya. 

Keprivasian surat ini menjaga martabat individu yang menerimanya, karena isi surat hanya diketahui oleh orang yang bersangkutan saja.

Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Surat Masuk dan Keluar

Alasan Pembuatan Surat Keputusan

Surat keputusan dibuat dengan beberapa alasan, di antaranya:

1. Menetapkan Keputusan Resmi

Surat ini dibuat untuk menetapkan keputusan resmi dalam suatu organisasi atau instansi. Keputusan tersebut dapat berupa kebijakan, program kerja, atau pengangkatan seseorang dalam suatu jabatan tertentu.

2. Memberikan Petunjuk

SK dapat dibuat untuk memberikan petunjuk atau arahan kepada karyawan atau anggota organisasi tentang tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan. Hal ini dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan tugas.

3. Mengatur Struktur Organisasi

Organisasi membuat SK sebagai cara mereka untuk mengatur struktur organisasi. Termasuk pembentukan atau perubahan yang terjadi pada struktur organisasi, penambahan atau pengurangan jumlah karyawan, atau perubahan jabatan dan tanggung jawab.

4. Memfasilitasi Pelaksanaan Tugas

SK juga dapat digunakan untuk memfasilitasi pelaksanaan tugas atau proyek tertentu dengan menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas bagi setiap karyawan atau anggota organisasi yang terlibat.

Dalam semua kasus, SK penting karena memastikan bahwa keputusan resmi telah dibuat dan komunikasi yang jelas telah diberikan kepada karyawan atau anggota organisasi. SK juga dapat digunakan sebagai bukti tertulis dalam hal terjadi sengketa atau perselisihan di kemudian hari.

Format Surat Keputusan

Di dalam membuat surat keputusan, terdapat format penting yang sifatnya wajib ada dan dituliskan. Berikut ini, ketiga format tersebut.

1. Konsiderans

Bagian ini berisi tentang pertimbangan yang mendasari pembuatan SK. Biasanya, bagian ini memuat undang-undang, usulan, peraturan, dan keputusan terdahulu yang terkait dengan pokok permasalahan.

2. Desideratum

Desideratum berisi tentang tujuan dibuatnya surat keputusan. Tujuan ini pada umumnya tersirat di dalam konsiderans.

3. Diktum

Diktum berisi tentang satu atau lebih ketetapan yang menjadi kesimpulan dari konsiderans dan desideratum. Bagian ini biasanya diawali dengan kata “memutuskan” atau “menetapkan”.

Panduan Membuat Surat Keputusan yang Benar

Berikut adalah panduan membuat surat keputusan yang baik dan benar:

1. Tentukan Tujuan Surat

Pertama Anda harus menentukan tujuan surat. Tentukan apa yang ingin Anda sampaikan dalam SK.

2. Tentukan Format Surat Keputusan

Setelah menentukan tujuan surat, langkah selanjutnya adalah menentukan format surat. Pastikan format SK yang Anda gunakan sudah sesuai dengan format yang umum digunakan.

3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tegas

Dalam menulis surat ini, pastikan bahasa yang digunakan jelas dan tegas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu dan mengandung banyak tafsiran.

4. Jelaskan Dasar Hukum

Surat keputusan harus memiliki dasar hukum yang kuat. Jelaskan dengan jelas dasar hukum yang digunakan dalam keputusan tersebut.

5. Pertimbangkan Semua Faktor

Sebelum mengambil keputusan, pertimbangkan semua faktor yang relevan. Jangan hanya mempertimbangkan satu sisi saja.

6. Tanda Tangan dan Tembusan

Setelah semua isi Surat Keputusan sudah selesai ditulis, jangan lupa untuk menandatanganinya. Jangan lupa juga untuk mencantumkan tembusan kepada pihak-pihak terkait.

Baca Juga: Berbagai Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris

Contoh Surat Keputusan

Berikut adalah contoh Surat SK yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Contoh Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap

2. Contoh Surat Keputusan Organisasi

.

Itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian, contoh, jenis dari Surat Keputusan. Semoga artikel ini bisa membantu Anda dalam memahami Surat Keputusan.