Kenaikan gaji dapat menjadi hal yang memotivasi karyawan dalam bekerja. Namun, untuk mendapatkan kenaikan gaji, karyawan perlu membuktikan kalau dirinya layak untuk memperoleh gaji yang lebih tinggi. Salah satu caranya adalah melalui performance review.
Jika telah disetujui oleh perusahaan, maka karyawan akan mendapatkan surat kenaikan gaji. Apa itu surat kenaikan gaji dan bagaimana cara membuatnya? Artikel LinovHR berikut ini akan membahas seputar pengertian hingga contoh surat kenaikan gaji.
Mari kita simak artikelnya bersama!
Apa Itu Surat Kenaikan Gaji?
Surat kenaikan gaji adalah surat pemberitahuan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan untuk menerangkan hal terkait kenaikan gaji karyawan. Surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa karyawan akan mendapatkan kenaikan gaji pada periode gajian selanjutnya.
Adapun besaran kenaikan gaji beragam, tergantung pada kinerja karyawan dan kebijakan perusahaan. Perusahaan perlu mempertimbangkan kenaikan gaji karyawan karena 3 alasan berikut ini.
1. Menyesuaikan dengan Kebutuhan Hidup
Alasan pemberian kenaikan gaji karyawan perlu mempertimbangkan besaran inflasi yang terjadi. Sehingga perusahaan bisa menyesuaikan gaji karyawan sesuai dengan nilai uang di masyarakat.
Selain faktor tersebut, perusahaan juga perlu melihat UMR di daerah masing-masing. Perusahaan juga perlu memikirkan kenaikan harga kebutuhan hidup sehingga perlu adanya penyesuaian. Sehingga, pekerja tetap bisa mencukupi kebutuhannya dan memiliki daya beli.
2. Penyemangat Karyawan
Kenaikan gaji adalah salah satu cara perusahaan untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan. Namun, tentu ketika ingin melakukannya, perusahaan perlu melihat kinerja karyawan. Apakah mereka mencapai KPI, seperti apa kedisiplinan mereka, serta apakah karyawan tersebut bisa bekerja dalam tim.
Perusahaan juga bisa menilai dari loyalitas mereka dengan melihat seberapa lama karyawan sudah bekerja dengan perusahaan. Cara ini bisa digunakan untuk mempertahankan karyawan lama.
3. Melihat Kemampuan Perusahaan
Ketika memutuskan untuk menaikan gaji karyawan, perusahaan juga perlu melihat bagaimana kemampuan keuangan perusahaan. Apakah kondisi keuangan perusahaan saat ini memungkinkan untuk dilakukan kenaikan gaji. Jangan sampai keputusan untuk menaikan gaji dilakukan saat kondisi keuangan perusahaan sedang tidak baik.
Baca Juga: Rumus Menghitung Kenaikan Gaji Karyawan
Cara Membuat Surat Kenaikan Gaji
Kenaikan gaji perlu diberitahukan secara resmi dengan surat kenaikan gaji. HRD bertugas untuk membuat surat tersebut untuk karyawan. Isi dari surat biasanya mencakup besaran gaji yang baru dan periode diberlakukannya kenaikan gaji. Adapun cara untuk membuat surat kenaikan gaji seperti di bawah ini.
1. Ketahui Hal yang Perlu Dicantumkan dalam Surat
Surat kenaikan gaji terdiri atas 3-4 paragraf yang mencakup bagian pendahuluan atau pengantar, isi, dan kesimpulan. Surat ini biasanya dibuat dengan format tertentu yang diikuti oleh kop surat perusahaan, judul surat, salam pembuka yang formal dan tanda tangan.
Selain itu, surat kenaikan gaji juga perlu mencantumkan identitas karyawan yang mencakup nama, nomor induk karyawan, golongan, jabatan, dan lain-lain, besaran gaji lama dan baru yang telah disesuaikan, serta periode diberlakukannya gaji baru.
2. Buatlah Garis Besar Surat
Sebelum menulis surat, buatlah beberapa garis besar isi surat agar surat tetap singkat dan professional. Selain itu, garis besar juga akan membantu Anda menentukan panjang surat serta tidak melenceng dari pokok pembahasan surat.
3. Tujukan Surat pada Karyawan
Gunakan kop surat perusahaan agar penerima mengetahui bahwa surat yang dibuat adalah surat resmi dari perusahaan. Cantumkan juga nama serta posisi departemen karyawan agar surat dapat dialamatkan dengan benar.
4. Tuliskan Pengantar yang Singkat
Surat dapat dimulai langsung dengan pernyataan kenaikan gaji, besaran gaji baru, dan periode diberlakukannya gaji tersebut. Selain itu, surat kenaikan gaji juga bisa mencantumkan tempat karyawan bisa menanyakan informasi detail mengenai kenaikan gajinya, seperti pada departemen HRD dan lain sebagainya.
5. Tulis Isi Surat
Surat kenaikan gaji dapat ditulis secara singkat. Namun, Anda juga bisa mencantumkan beberapa kalimat dalam isi surat untuk menjelaskan alasan kenaikan gaji karyawan. Misalnya, Anda bisa mencantumkan kelebihan atau pencapaian karyawan dalam pekerjaan dan harapan yang Anda miliki untuk kinerja karyawan di masa mendatang.
6. Tutup Surat dengan Kesimpulan
Surat kenaikan gaji dapat ditutup dengan apresiasi dan ucapan terima kasih atas dedikasi dan kerja keras karyawan terhadap perusahaan. Hal tersebut akan membuat karyawan merasa dihargai dan pantas untuk memperoleh kenaikan gaji. Selanjutnya, surat diakhiri dengan salam penutup dan tanda tangan.
7. Koreksi Kembali dan Revisi Surat
Terakhir, Anda dapat meninjau kembali surat kenaikan gaji dan merevisinya jika ada kesalahan atau jika surat dirasa kurang profesional.
Contoh Surat Kenaikan Gaji oleh HR
Berikut adalah contoh surat kenaikan gaji yang dapat Anda gunakan sebagai pedoman.
SURAT PEMBERITAHUAN KENAIKAN GAJI
Nomor: 172/002/IX/2022
Jakarta, 25 Agustus 2022
Yth. Bapak Mario
Manajer Produksi
Di Tempat
Dengan hormat,
kami beritahukan bahwa karyawan di bawah ini:
Nama : Mario
NIK : 98777603
Jabatan : Manajer Produksi
Departemen : Produksi
Gaji Pokok Lama : Rp15.000.000
akan menerima kenaikan gaji dengan keterangan sebagai berikut:
Gaji Pokok Baru : Rp15.500.000
Terhitung Mulai Tanggal : 25 September 2022
Kenaikan gaji tersebut diterapkan berdasarkan hasil performance review dan kinerja karyawan selama satu tahun. Kami ucapkan terima kasih atas kontribusi Anda terhadap perusahaan dan semoga pemberitahuan ini dapat menjadi motivasi bagi karyawan. Demikian pemberitahuan ini dibuat. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Kartika
Kepala HRD
Software Payroll LinovHR Bantu Perhitungan Kenaikan Gaji
Surat kenaikan gaji menjadi pemberitahuan resmi yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Bahwa mereka menerima kenaikan gaji sesuai jumlah yang telah tertera di surat tersebut.
Kenaikan karyawan ini tentu juga bukan hanya mengubah nominal gaji yang akan diterima oleh karyawan tapi juga mengubah perhitungan gaji pada sistem payroll perusahaan.
Tentu tim payroll perusahaan perlu melakukan penyesuaian kembali sesuai dengan kenaikan yang diterima karyawan. Melakukan hal ini dengan cara manual tentu akan merepotkan dan melelahkan, karena HR perlu mencari data satu per satu dan merubah secara manual. Ini pasti akan membuat proses payroll lebih rumit.
Oleh karena itu, HRD perlu menggunakan teknologi yang dapat mempermudah sistem payroll, seperti software Payroll LinovHR. Berbagai fitur di dalam software Payroll LinovHR akan membantu perusahaan untuk mengelola payroll lebih mudah, tepat, dan cepat.
Termasuk juga ketika perusahaan perlu memperbarui data gaji karyawan yang mengalami kenaikan. Semua bisa dilakukan secara digital dan otomatis.
Software Payroll Indonesia LinovHR menyediakan fitur yang memungkinkan perusahaan untuk menyimpan secara detail mengenai informasi gaji setiap karyawan. Mulai dari nominal, data bank, tunjangan, dan lainnya.
Tidak hanya dapat membantu perusahaan dalam menyimpan data penggajian, software Payroll LinovHR juga membantu perusahaan dalam menghitung gaji karyawan dengan akurat sesuai dengan komponen gaji, seperti kehadiran, keterlambatan, lembur, tunjangan, BPJS, dan pajak.
Sehingga, dengan bantuan software Payroll LinovHR, tidak ada lagi kesalahan dalam mengurus penggajian dan proses yang panjang. Semua bisa selesai dengan tepat dan cepat.
LinovHR juga punya banyak fitur lain yang akan meringankan kerja HRD, lho! Tunggu apa lagi? Ayo ajukan demo gratis sekarang dan gunakan LinovHR sekarang!
