Dalam kegiatan bisnis, pasti kita tidak asing dengan istilah surat dinas. Surat dinas, sering kali diartikan sebagai surat resmi yang digunakan oleh sebuah perusahaan atau lembaga untuk keperluan dinas.
Walau pembuatannya terlihat mudah, tapi sering sekali ditemukan contoh surat dinas yang salah. Kesalahan yang sering dijumpai dalam surat dinas umumnya adalah penggunaan tanda baca, sampai struktur surat yang acak-acakan.
Tentu hal ini tidak bisa dibiarkan karena surat dinas juga menjadi wajah perusahaan dan memperlihatkan keprofesionalan dari orang-orang di dalamnya.
Agar perusahaan Anda tidak lagi menulis surat dinas dengan salah, coba lihat kesalahan apa saja yang umumnya ada dalam penulisan surat dinas yang sudah dirangkum oleh LinovHR berikut!
Jenis-jenis Surat Dinas
Sebelum kita membahas mengenai contoh surat dinas yang salah, Ada baiknya kita sedikit kilas balik mengenal jenis-jenis surat dinas yang sering digunakan dalam bisnis, seperti berikut ini.
-
Surat Undangan
Surat undangan menjadi salah satu media untuk mengumpulkan para anggota atau peserta untuk berpartisipasi dalam sebuah kegiatan atau menghadiri acara tertentu. Contoh surat dinas ini antara lain surat undangan interview, surat undangan rapat, dan banyak lagi.
-
Surat Edaran
Surat ini dibuat untuk ditujukan kepada kalangan terbatas atau tertentu. Surat ini berisikan pemberitahuan untuk kalangan atau kelompok tertentu. Contoh surat edaran yang sering kita temui antara lain surat edaran pengumuman libur hari raya.
-
Surat Perintah
Seperti namanya, surat ini berbentuk instruksi, biasanya dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang berada di posisi lebih tinggi. Contoh surat perintah adalah surat perintah perjalanan dinas, surat perintah lembur.
-
Surat Kuasa
Surat kuasa ini menjelaskan pemberian wewenang atau kuasa kepada suatu pihak. Biasanya surat ini dikeluarkan kepada orang kepercayaan ketika si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu pekerjaan.
Terdapat dua jenis surat kuasa yaitu surat kuasa umum yang diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata dan surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.
-
Surat keputusan
Surat keputusan akan berisi tentang kebijakkan atau penunjukan pelaksanaan suatu perintah, biasanya ke surat ini bertujuan dibuat bilamana dianggap perlu dalam mempertahankan dan menjaga kewibawaan.
Baca Juga: Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar untuk Berbagai Kegiatan
Contoh Surat Dinas yang Salah
Contoh surat dinas yang salah akan terletak di beberapa poin atau bagian-bagian surat. Surat dinas yang salah ini dapat menjadikan kesalah pahaman antara pengirim (sender) dan penerima (receiver). Dari cara penyampaian kata dan penempatan kosa kata serta tanda baca (titik, koma).
Di antaranya sebagai berikut.
1. Kepala Surat
Kepala surat adalah hal yang paling membedakan antara surat pribadi dan surat resmi. Kesalahan yang paling umum ditemukan dalam kop surat adalah pada penulisan nama instansi dan alamat. Nama instansi dalam kop surat harus dibuat lebih besar dari bagian lainnya.
Bila surat dinas dikeluarkan oleh Perseroan Terbatas maka nama instansi ditulis PT tanpa perlu titik kemudian diikuti nama perusahaan. Begitu juga bila instansi merupakan Commanditaire Vennootschap maka cukup ditulis CV diikuti nama perusahaan.
Untuk instansi atau lembaga negara, nama ditulis secara lengkap dan bukan merupakan singkatan.
Kemudian, penulisan alamat dalam kop surat diletakan di bawah nama instansi yang ditulis berdasarkan ejaan yang benar.
Penulisan jalan tidak disingkat jadi ‘Jln’, dengan pembatasan antara unsur alamat menggunakan tanda koma. Contoh penulisan alamat yang benar: Jalan Jendral Ahmad Yani, Senaya, Jakarta 12234.
Sama dengan kata jalan, kata telpon juga ditulis lengkap tidak singkat kemudian diikuti nomor telepon tanpa ada titik atau spasi. Contoh penulisannya yang benar (021)5711144.
2. Penulisan Alamat
Cara menuliskan alamat tidak diawali dengan kata kepada, namun langsung saja dituliskan penerima beserta alamat lengkapnya.
Fungsi kata kepada adalah sebagai kata penghubung intra kalimat yang menyatakan tujuan, sementara alamat dalam surat bukanlah sebuah kalimat.
Selain itu, alamat diletakan pada bagian sebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka tidak perlu diikuti tanda baca apapun.
Kata sapaan untuk penerima surat seperti Saudara, Bapak, Ibu dan Tuan diletakan langsung di depan nama yang dituju. Namun, jika penerima yang dituju dituliskan gelar, pangkat dan jabatan maka penggunaan kata sapaan tidak lagi dibutuhkan.
Contoh penulisan alamat surat yang salah:
Kpd Yth.
Bapak Direktur CV Kencana
Jln. Pejambon No.33
Jakarta Pusat
Kepada Yth.
Bapak Drs. Albert Putra
Manajer Personalia PT Citra Buana
Jalan Sri Kuncoro III No.122
Surabaya
Contoh penulisan alamat surat yang benar:
Yth. Direktur CV Kencana
Jalan Pejambon No.33
Jakarta Pusat
Yth. Drs. Albert Putra
Manager Personalia PT Citra Buana
Jalan Sri Kuncoro III No. 122
Surabaya
Penulisan Tanggal Surat
Letak tanggal pada surat dinas ada di bawah kop surat dan dituliskan secara urut tanggal, bulan dan tahun.
Contoh surat dinas yang salah dalam penulisan tanggal adalah nama bulan ditulis dengan disingkat atau diubah menjadi angka.
Sebagai contoh, berikut ini penulisan tanggal surat yang salah:
– 28 Okt 2020
– 28-10-2020
Penulisan Lampiran
Bagian ini tidak selamanya harus dan perlu dicantumkan dalam surat. Jika surat dinas tidak memiliki lampiran maka tidak perlu menyertakan kata lampiran di dalamnya. Kecuali bila memang ada lampiran yang perlu disertakan dalam surat, maka lampiran perlu ditulis.
Contoh penulisan lampiran yang salah:
Nomor: 212/U/2022
Lampiran: –
Perihal: Rapat Akhir Tahun
Contoh penulisan lampiran yang tepat
Nomor: 234/U/2022
Perihal: Rapat Akhir Tahun
3. Salam Pembuka dan Penutup
Dalam surat resmi, salam pembuka ditulis dengan huruf kapital hanya pada kata pertama. Kemudian setelah salah pembuka diakhiri dengan tanda koma.
Namun, sering sekali ditemukan penulisan salam pembuka semua awal kata ditulis dengan kapital atau bahkan tidak ada kapital sama sekali.
Contoh surat dinas yang salah dalam salam pembuka, seperti:
-
Dengan Hormat,
-
dengan hormat,
Contoh penulisan yang benar:
-
Dengan hormat,
Sementara itu, untuk salam penutup aturannya sama dengan penulisan salam pembuka.
Nah, seperti itulah contoh surat dinas yang salah. Setelah mengetahui kesalahan-kesalahan yang tanpa sadar sering kita lakukan saat menulis surat, sekarang saatnya kita menulis surat dinas yang baik dan benar.
Semoga pembahasan ini memiliki manfaat untuk Anda.
