Jika Anda bekerja sebagai karyawan di salah satu lembaga pemerintah atau perusahaan swasta, tentunya Anda sudah familiar dengan berbagai surat dinas yang digunakan. Surat ini sangat penting untuk mengurus izin secara resmi di dalam lingkup organisasi.
Dalam artikel LinovHR ini, kami akan memberikan pemahaman tentang apa itu surat dinas resmi dan memberikan beberapa contoh.
Mari kita bahas penjelasan dari LinovHR mengenai surat dinas resmi, mencakup definisi, tujuan, struktur penulisan, serta menyajikan beberapa contoh surat dinas resmi. Simak terus untuk informasi lebih lanjut!
Pengertian Surat Dinas Resmi
Surat dinas resmi adalah bentuk komunikasi tertulis yang berhubungan dengan berbagai urusan di dalam organisasi, biasanya dikeluarkan oleh pejabat atau lembaga pemerintah.
Contoh penggunaannya termasuk pengangkatan karyawan, promosi, perjanjian kerja, kenaikan gaji, perpindahan karyawan, dan keputusan pemecatan.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Berikut adalah beberapa ciri khas surat dinas resmi:
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Kepala Surat Surat dinas umumnya menggunakan kepala surat yang mencantumkan nama organisasi atau lembaga yang mengeluarkan surat, alamat lengkap, dan informasi kontak yang dapat dihubungi.
Di bagian kepala surat juga biasanya terdapat logo atau identitas lembaga yang menerbitkan surat.
2. Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal
Setiap surat dinas memiliki nomor surat unik dan tanggal pengeluaran surat. Nomor surat digunakan untuk identifikasi dan referensi di masa mendatang.
Jika terdapat lampiran, surat akan menjelaskan jumlah dan jenis dokumen yang dilampirkan. Surat dinas juga mencakup baris perihal yang menjelaskan tujuan atau isi surat dengan jelas dan singkat.
3. Bahasa Formal
Surat dinas ditulis dengan bahasa formal dan profesional. Penggunaan bahasa yang jelas, padat, dan sopan sangat penting dalam surat dinas.
4. Tanda Tangan dan Stempel
Surat dinas biasanya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau orang yang bertanggung jawab dari lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat.
Tanda tangan ini biasanya dilengkapi dengan nama lengkap dan jabatan orang yang menandatangani serta stempel resmi organisasi.
Contoh Surat Dinas
Surat dinas memiliki banyak sekali jenisnya. Berikut ini jenis-jenis contoh surat dinas di berbagai instansi atau lembaga:
1. Contoh Surat Dinas Pemerintahan
2. Contoh Surat Dinas Sekolah
3. Contoh Surat Dinas Universitas
4. Contoh Surat Dinas Rumah Sakit
5. Contoh Surat Dinas Kesehatan
6. Contoh Surat Dinas Undangan
7. Contoh Surat Dinas Tugas
8. Contoh Surat Perjalanan Dinas
9. Contoh Surat Dinas Edaran
10. Contoh Surat Dinas Perusahaan
11. Contoh Surat Dinas Perjanjian
12. Contoh Surat Dinas Resmi
13. Contoh Surat Dinas Formal
14. Contoh Surat Dinas Memorandum
15. Contoh Surat Dinas Pelaksanaan Sidang
Jenis-Jenis Surat Dinas
Berikut adalah beberapa jenis surat dinas yang umum digunakan dalam komunikasi formal di berbagai lembaga, instansi, atau organisasi:
1. Surat Perintah
Surat dinas yang digunakan untuk memberikan perintah atau instruksi kepada pihak yang dituju. Surat perintah akan dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan dengan tujuan untuk memberikan tugas tertentu.
2. Surat Pemberitahuan
Surat dinas yang digunakan untuk memberikan informasi penting atau pengumuman kepada penerima surat.
Surat pemberitahuan bisa berupa pengumuman kegiatan, perubahan kebijakan, atau hal-hal lain yang relevan.
3. Surat Undangan
Surat dinas yang digunakan untuk mengundang penerima surat untuk hadir dalam acara resmi, pertemuan, rapat, atau seminar yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi tertentu.
4. Surat Permohonan
Surat dinas yang digunakan untuk mengajukan permohonan kepada pihak lain. Surat permohonan bisa berupa permintaan izin, bantuan, atau informasi tertentu.
5. Surat Keputusan
Surat dinas yang berisi keputusan resmi yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang. Surat keputusan memiliki fungsi untuk mengatur kebijakan, penetapan anggaran, atau keputusan lain yang berkaitan dengan operasional lembaga atau instansi.
6. Surat Pengantar
Surat dinas yang digunakan untuk mengirimkan dokumen, barang, atau informasi kepada pihak yang dituju. Surat pengantar mencantumkan informasi tentang pengirim, penerima, dan isi pengiriman.
7. Surat Edaran
Surat dinas yang digunakan untuk menyampaikan informasi, kebijakan, atau arahan kepada seluruh pegawai atau anggota suatu lembaga atau instansi.
Struktur Penulisan Surat Dinas
Surat dinas resmi juga memiliki beberapa struktur yang harus tertera secara jelas.
Berikut struktur surat dinas resmi:
- Kop Surat Atau Kepala Surat.
- Tanggal surat.
- Nomor atau kode atau nomor urut surat yang dikeluarkan.
- Lampiran.
- Perihal atau hal.
- Alamat pada surat dinas, perorangan atau instansi lain.
- Salam Pembuka.
- Isi surat.
- Salam penutup.
- Nama.
- Tembusan.
- Inisial.
Bagian Penting dari Surat Perjalanan Dinas
Dari hal-hal yang telah disebutkan sebelumnya, ada 3 bagian besar surat yaitu kop surat, isi, dan penutup surat.
1. Kop Surat dan Pembuka
Kop surat ini dapat disebut juga kepala surat. Bagian dari kop surat biasanya berisi logo, nama instansi, juga alamat instansi yang menunjukkan bahwa surat itu resmi dikeluarkan dari instansi tersebut.
Bagian kepala surat juga akan ada tanggal dan nomor surat, perihal pembuatan hingga jumlah lampiran jika ada. Kop surat atau kepala surat ini akan menjadi pembuka.
Biasanya surat yang bersifat resmi dan formal memang menggunakan kop surat, salah satunya adalah surat perjalanan dinas.
2. Isi Surat
Bagian isi surat adalah inti informasi yang ingin disampaikan dari surat tersebut. Mulai dari salam pembuka dan menuliskan perihal surat. Untuk surat perjalanan dinas, maka isi surat yaitu nama karyawan yang diberikan wewenang atau tugas untuk melaksanakan perjalanan dinas dan pemberi kewenangan.
Pada bagian isi surat ini harus jelas maksud dan tujuan dari isi suratnya. Setelah menuliskan pemberi dan penerima tugas atau wewenang, disebutkan juga perannya atau posisinya dalam perjalanan dinas ini serta apa tugas yang harus dijalankan.
Pastikan gunakan bahasa yang resmi dan formal juga ejaan yang benar dan sesuai kaidah.
3. Penutup
Selanjutnya adalah bagian penutup. Pada bagian penutup tentu termasuk di dalamnya salam penutup, tanda tangan dan nama yang menerbitkan surat tersebut.
Biasanya surat perjalanan dinas juga akan memiliki tembusan. Jangan lupa untuk membubuhkan cap dari instansi terkait sebagai syarat sah surat perjalanan dinas itu berlaku.
Baca Juga: Contoh Kesalahan Penulisan Pada Surat Dinas
Itulah beberapa contoh surat dinas resmi yang digunakan untuk berbagai kegiatan. Semoga pembahasan di atas dapat bermanfaat.
