Dalam mengelola kebutuhan cuti karyawan, seringkali HR perlu membuat contoh surat cuti yang jelas dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Surat cuti adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memberi tahu atasan atau HR tentang niat karyawan untuk mengambil cuti, beserta alasan dan detailnya. Dari sisi karyawan pun juga harus memahami bagaimana cara mengajukan cuti yang benar termasuk menyerahkan surat cuti yang benar.
Yuk simak penjelasan mengenai contoh surat cuti berikut ini!
Apa Itu Surat Cuti Kerja?
Surat cuti adalah surat yang diserahkan kepada atasan ataupun pihak personalia sebagai upaya untuk mengajukan permohonan cuti. Hal ini dilakukan dengan tujuan pihak yang disebutkan di atas dapat mengetahui alasan pihak karyawan mengajukan cuti.
Pemberian alasan tersebut juga bertujuan agar cuti yang diajukan dapat dengan mudah disetujui. Asalkan alasan masih masuk akal, pihak personalia atau atasan cenderung akan menyetujui permohonant tersebut.
Baca Juga: Mudah! Ajukan Cuti Karyawan dengan Aplikasi Pengajuan Cuti
Jenis-jenis Cuti Karyawan
Alasan karyawan mengajukan cuti umumnya sangat beragam. Contohnya, ada yang karena sedang melahirkan, izin sakit, melanjutkan pendidikan, dan lainnya. Karena alasan itulah jenis cuti pun berbeda-beda. Menurut UU ketenagakerjaan, ada beberapa jenis cuti yang umum di Indonesia.
1. Cuti tahunan
Jenis pertama adalah cuti tahunan. Cuti jenis ini berhak didapatkan karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan berturut-turut dalam perusahaan. Kuota cuti tahunan dalam perusahaan biasanya 12 hari untuk setahun.
Selain itu, cuti tahunan dapat diuangkan selama dari kebijakan perusahaan memang menerapkan.
2. Cuti Sakit
Karyawan yang jatuh sakit bisa mengajukan cuti untuk beristirahat atau memulihkan kesehatan pasca sakit, tergantung diagnosis dokter. Kuota cuti sakit dalam perusahaan tidak tentu. Setiap perusahaan punya kebijakan yang berbeda mengenai cuti sakit.
Karyawan harus melampirkan dokumen diagnosa dokter mengenai kondisi karyawan. Dokumen ini akan dijadikan pertimbangan bagi HRD apakah akan menyetujui pengajuan cuti atau tidak.
3. Cuti Besar
Jika cuti tahunan diberikan kepada karyawan yang sudah bekerja di perusahaan selama 12 bulan berturut-turut, maka cuti besar diberikan kepada karyawan yang sudah bekerja selama 5 tahun dalam satu perusahaan. Durasi cuti panjang berlangsung 21 – 30 hari. Akan tetapi, kebijakan cuti besar tidak selalu diterapkan di perusahaan.
4. Cuti Melahirkan
Karyawan perempuan yang sedang hamil dan akan melahirkan sebentar lagi berhak mengajukan cuti melahirkan. Durasi cuti melahirkan adalah 90 hari, dibagi menjadi 45 hari sebelum melahirkan dan 45 hari setelah melahirkan.
Selama cuti melahirkan, karyawan perempuan tetap mendapatkan gaji bulanan dan tidak mengurangi jatah cuti tahunannya.
5. Cuti Penting
Ada masanya karyawan menghadapi situasi tak terduga dalam hidup dan tidak bisa dihindari. Karyawan tersebut berhak mengajukan cuti penting dengan ketentuan:
- Karyawan menikah dengan waktu cuti 3 hari.
- Karyawan yang menikahkan anak dengan waktu cuti 2 hari.
- Mengkhitankan atau membaptiskan anak dengan waktu cuti 2 hari.
- Khusus karyawan lelaki, bila istri karyawan tersebut mengalami keguguran atau melahirkan berhak mengajukan cuti 2 hari.
- Karyawan berhak mengajukan cuti selama 2 hari jika ada anggota keluarga seperti suami/istri, orangtua atau mertua, anak, dan menantu meninggal.
- Karyawan juga berhak mengajukan cuti selama 1 hari jika ada anggota keluarga serumah yang meninggal.
6. Cuti Bersama
Yang terakhir adalah cuti bersama, yaitu jenis cuti yang telah ditetapkan pemerintah. Cuti bersama ditetapkan pemerintah saat sebelum dan sesudah hari besar keagamaan. Misalkan saat Hari Raya Idul Fitri dan Natal.
Beberapa perusahaan ada yang menghitung cuti bersama sebagai bagian cuti tahunan, jadi bisa mengurangi jatah cuti tahunan. Tetapi, ada pula perusahaan yang tidak memasukkan jatah cuti tahunan ke dalam cuti bersama.
Baca juga: 15 Jenis Cuti Karyawan Menurut UU Ketenagakerjaan
Contoh Surat Cuti Karyawan
Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan cuti dan jenis-jenis cuti, Anda sebagai karyawan yang baik pun harus memahami bagaimana menulis surat cuti agar bisa mengajukan cuti dengan benar. Nah, di bawah ini adalah contoh surat cuti yang biasa digunakan dalam perusahaan.
Contoh Surat Cuti Melahirkan
Surat Permohonan
Hal : Surat Permohonan Cuti Kerja Untuk Melahirkan
Lampiran : 1
Kepada Yth.
Bapak/Ibu HRD
Di Tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Wilhemina Fitri
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 4 Januari 1990
Jabatan / Posisi : Purchasing staff
dengan surat ini saya mengajukan cuti melahirkan, selama 90 hari, terhitung mulai dari tanggal 4 Januari 2021 sampai 4 Maret 2021
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan, untuk menjadi pertimbangan bagi Bapak/Ibu pimpinan.
Atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Wilhemina Fitri
Contoh Surat Cuti Menikah
Jakarta, 25 Agustus 2020
Kepada Yth,
Kepala HRD PT ABC
Di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Erza Chandra
NIK : 1234
Jabatan : Backend Programmer
Divis: Software Dev
Ingin mengajukan cuti untuk mempersiapkan pernikahan saya terhitung tanggal 30 Agustus 2019 hingga 1 September 2019.
Saya telah mendiskusikan situasi saya dengan Rudolph selaku Project Manager dan akan mengalihkan tugas saya selama berhalangan hadir kepada Stephen untuk memastikan keberlangsungan program kerja.
Berikut terlampir formulir pengajuan cuti untuk referensi Anda. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Dengan hormat,
Erza Chandra
Contoh Surat Cuti Sakit
Jakarta, 14 November 2019
Perihal : Permohonan cuti sakit
Lampiran : 1 lembar surat dokter
Kepada Yth,
Kepala HRD PT Visi Maju
Di tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andi Saputra
NIK : 5564321
Jabatan : Supervisor
Divisi : Marketing
Bermaksud mengajukan cuti tahunan selama dua hari mulai tanggal 14 November 2020 sampai dengan tanggal 15 November 2020. Bersama surat ini, saya lampirkan dokumen diagnosa dokter mengenai kondisi saya. Demikian surat permohonan cuti sakit ini. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Andi Saputra
Contoh Surat Cuti Keluarga Meninggal
Contoh Surat Cuti Besar
Contoh Surat Cuti PNS
Contoh Surat Contoh Surat Izin Cuti Haid
Contoh Surat Contoh Surat Cuti Umroh
Contoh Surat Permohonan Cuti Haji
Contoh Surat Cuti Kuliah
Contoh Surat Contoh Surat Cuti Tahunan
Contoh Surat Cuti Kerja Urusan Keluarga
Baca Juga: Contoh Surat Cuti Melahirkan yang Benar untuk PNS, Guru dan Karyawan
Tips Mengajukan Cuti Kerja
Cuti dapat menjadi salah satu kesempatan Anda untuk menjernihkan pikiran, beristirahat, atau juga melakukan berbagai keperluan yang sebelumnya mungkin tidak bisa dilakukan di hari kerja.
Namun, terkadang masih banyak ditemui karyawan yang kesulitan untuk mendapatkan persetujuan cuti.
Terkadang ditolaknya cuti yang karyawan ajukan tidak selalu kesalahan perusahaan. Bisa saja karyawan tersebut yang salah strategi dalam pengambilan cuti.
Nah, berikut ini beberapa tips yang bisa Anda aplikasikan agar cuti bisa disetujui.
1. Coba Diskusikan Rencana Cuti dengan Atasan
Agar cuti bisa mendapatkan persetujuan, cobalah untuk mendiskusikan cuti yang akan diajukan bersama atasan. Sampaikanlah berapa lama dan kapan Anda akan melakukan cuti.
Bila diperlukan, sampaikan juga alasan cuti kepada atasan, sehingga mereka bisa memberikan persetujuan.
Selain memperlancar persetujuan cuti yang diajukan. Mendiskusikan rencana cuti ini juga penting agar operasional perusahaan tidak terganggu saat Anda tidak hadir, atasan pun bisa mengatur kembali pendelegasian tugas sehingga tidak ada kekosongan saat Anda cuti.
2. Ikuti Prosedur Cuti yang Ditetapkan
Setiap perusahaan pastinya memiliki prosedur seperti apa pengajuan cuti yang berbeda-beda.
Nah, agar cuti disetujui ikutilah segala proses dan prosedur pengajuan cuti yang ditetapkan perusahaan.
Salah satu prosedur yang perlu Anda perhatikan adalah kuota cuti dan berapa jumlah cuti yang bisa diambil. Untuk itu, cobalah cek lebih dahulu sisa cuti yang masih bisa diambil sehingga Anda tidak melanggar prosedur dan cuti ditolak.
3. Pastikan Pekerjaan Selesai Sebelum Cuti
Sebelum mendekati waktu cuti, pastikan semua pekerjaan yang menjadi tanggung jawab Anda telah selesai dengan baik. Untuk tugas harian, cobalah delegasikan sementara kepada pengganti yang telah ditunjuk atau anggota tim lainnya.
4. Hindari Mengajukan Cuti Mendadak
Jika memang tidak ada hal mendesak, sebisa mungkin hindari untuk mengajukan cuti secara mendadak. Hal ini agar tidak menimbulkan masalah di tempat kerja yang akan merepotkan tim atau pun diri sendiri nantinya.
Selain itu, cuti yang diajukan secara mendadak pun bisa memberikan penilaian negatif dari atasan atau rekan kerja. Anda akan dianggap kurang profesional atau dianggap sebagai orang yang kurang terencana dan tidak menghargai orang lain.
Cuti yang diajukan mendadak pun bisa mengganggu operasional perusahaan, membuat jadwal kerja tim berantakan, dan rencana kerja yang telah disusun menjadi tertunda.
5. Beritahu Cuti kepada Rekan Kerja atau Eksternal
Pastikan agenda cuti yang Anda jalankan juga diketahui oleh rekan kerja atau pun juga pihak eksternal seperti klien. Hal ini sangat penting, apalagi jika posisi Anda sangat berkaitan erat dengan klien.
Memberitahu cuti ini akan menandakan transparansi, profesionalisme, dan rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan dan klien.
Ada banyak cara memberitahu cuti yang bisa Anda lakukan, contohnya dengan mengirimkan email pemberitahuan secara resmi atau menyampaikannya secara personal baik secara pesan atau telepon.
Mengelola Cuti Lebih Mudah dengan Software HRD LinovHR
Mungkin tidak akan menjadi masalah jika karyawan yang mengajukan cuti hanya 1 atau 2 orang dalam sehari. Akan tetapi, bagaimana jika skala perusahaan cukup besar dan jumlah karyawan yang mengajukan cuti dalam sehari cukup banyak?
Padahal HRD dihadapkan banyak permasalahan dan hambatan dalam pengelolaan karyawan dengan cara manual.ย Sudah saatnya bagi HRD untuk beralih menggunakan Time Management Modul dari LinovHR untuk pengelolaan cuti.
LinovHR dapat memudahkan HRD dalam pengelolaan cuti yang lebih mudah dan akurat. Hal ini dikarenakan HRD dapat memantau pengajuan cuti yang masuk, menetapkan jatah cuti untuk tiap karyawan, dan menyetujui pengajuan cuti hanya dalam satu sistem terpusat.
Tidak hanya dari sisi HRD, karyawan pun dapat dengan mudah mengajukan cuti di gawai mereka masing-masing. Mereka hanya perlu melakukan pengajuan di aplikasi absensi online, dan tinggal menunggu approval dari HRD atau atasan. Tidak perlu lagi menggunakan dokumen yang menyusahkan.
Coba jadwalkan demo untuk mengetahui time management modulย LinovHR lebih lanjut!
