Proses rekrutmen adalah salah satu proses penting yang akan menentukan kualitas internal perusahaan. Dari manpower yang dimiliki, perusahaan bisa mencapai seluruh tujuan dan kompetitif di industrinya.
Maka dari itu, proses rekrutmen yang efektif dan efisien dibutuhkan di sini. Untuk mengetahui seberapa baik proses rekrutmen yang dijalankan, biasanya akan dibuat contoh laporan rekrutmen.
Laporan rekrutmen karyawan ini akan menerangkan secara komprehensif seperti apa perjalanan HR dalam mendapatkan kandidat dan memenuhi manpower sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk membantu Anda memahami lebih jauh seperti apakah contoh laporan rekrutmen karyawan, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Baca Juga: Apa itu Talent Pool? Ketahui Manfaat dan Cara MembangunnyaÂ
Apa itu Laporan Rekrutmen?
Laporan rekrutmen adalah dokumen yang mengevaluasi calon karyawan, menganalisis kegiatan rekrutmen, dan menilai keseluruhan keberhasilan strategi rekrutmen.
HR representatives dan talent acquisition sering menggunakan laporan ini untuk melacak kemajuan mereka dan menentukan return of investment (ROI) dari aktivitas perekrutan yang dilakukan.
Informasi dari laporan rekrutmen untuk HRD ini dapat membantu dalam mengoptimalkan proses rekrutmen dan membuat keputusan perekrutan yang lebih baik di masa depan.
Laporan rekrutmen dan seleksi juga memiliki beberapa manfaat penting bagi perusahaan, seperti:
- Mengidentifikasi tantangan dan area yang perlu diperbaiki
- Mengembangkan proses yang lebih efisien
- Mengurangi waktu yang dihabiskan dalam proses perekrutan
- Mengungkap perubahan dalam tren industri dan perekrutan
- Memprediksi ROI dari keputusan perekrutan tertentu
- Berkomunikasi mengenai kemajuan Anda kepada atasan dan pemangku kepentingan utama
- Meningkatkan kualitas pekerjaan
Baca Juga: Cara Menyusun SOP Rekrutmen Perusahaan dan Contoh Template-nya
Format Laporan Rekrutmen
Anda dapat menyusun laporan rekrutmen sesuai dengan kebutuhan perusahaan, tapi setidaknya laporan tersebut haruslah berisikan beberapa elemen umum yang biasa disertakan dalam laporan rekrutmen karyawan, seperti berikut ini:
Laporan Rekrutmen
Biasanya akan berisi beberapa hal berikut:
- Disusun oleh (nama belakang Anda)
- Pekerjaan: Recruiter
- Alamat email perusahaan yang Anda gunakan
- Tanggal pembuatan laporan rekrutmen
Tujuan
Tuliskan 2 hingga 3 kalimat untuk menjelaskan apa itu laporan rekrutmen, termasuk ruang lingkup proyek rekrutmen yang Anda kerjakan. Cantumkan juga tujuan utamanya.
Daftar Kandidat yang Direkrut
Di sini Anda bisa menuliskan daftar semua nama kandidat beserta posisi yang cocok untuk mereka. Contohnya:
- Putri Ayu, Desainer Arsitek
- Karen Putri, Teknik Sipil
- Andi Pratama, Teknik Elektro
Biaya
Daftar total biaya yang dialokasikan untuk proses rekrutmen beserta rincian pengeluaran. Contoh:
- Total anggaran: Rp1.000.000
- Jumlah pengeluaran: Rp850.000
- Biaya pengeluaran kandidat: anggaran Rp500.000, pengeluaran sebenarnya Rp450.000
- Biaya pengeluaran eksternal: anggaran Rp350.000, pengeluaran sebenarnya Rp300.000
- Biaya pemasaran: anggaran Rp. 150.000, pengeluaran sebenarnya Rp. 100.000
Tantangan
Jelaskan tantangan yang dihadapi selama proses rekrutmen dan bagaimana Anda mengatasi tantangan tersebut. Contohnya:
- Tantangan terbesar yang kami alami adalah menjalankan proses rekrutmen dan mengembangkan praktik perekrutan. Selama proses ini, kami bekerja sama dengan manajer departemen untuk mengoptimalkan sistem perekrutan.
Saran
Berikan saran dan masukan dari Anda sesuai dengan tantangan yang Anda hadapi dan Anda rasa akan berguna untuk meningkatkan proses rekrutmen di masa depan. Contoh:
- Berdasarkan analisis biaya pada kuartal ini, kami menyarankan penambahan anggaran pengeluaran eksternal menjadi Rp1.500.000 per kuartal. Kami merekomendasikan agar anggaran ini dipertahankan untuk pengeluaran kandidat di masa mendatang.
Melalui saran dalam laporan rekrutmen ini, diharapkan kami dapat menghitung fluktuasi biaya berdasarkan pasar kerja dan jumlah kandidat yang direkrut dalam kuartal tertentu.
Ringkasan
Sajikan rangkuman ROI kampanye rekrutmen Anda dalam 2 hingga 3 kalimat. Contoh:
- Kami telah mencapai tujuan rekrutmen kami pada kuartal ini dengan berhasil merekrut 5 kandidat yang melalui seluruh tahapan proses. Kami juga berhasil mempertahankan karyawan kami serta pekerjaan yang ada.
Anda dapat menyesuaikan format dan bagian-bagian ini sesuai dengan kebutuhan Anda dan untuk membuat laporan rekrutmen yang lebih profesional.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menghitung Cost Per Hire dalam Proses Rekrutmen?
Contoh Laporan Rekrutmen Karyawan
Berikut adalah contoh laporan rekrutmen karyawan yang telah selesai yang dapat Anda jadikan referensi saat membuat laporan Anda sendiri:
Laporan Rekrutmen Triwulan Universal Engineering
Disiapkan oleh Andika Firman
Manajer sumber daya manusia
an***********@un******************.com
3 Juli 2023
Tujuan
Tujuan utama kampanye rekrutmen kami pada triwulan ini adalah untuk mengisi lima posisi menengah dan senior yang mencakup tim desain, rekayasa, dan pengendalian.
Kandidat yang direkrut
Total: 5
Jennifer Kim, designer
Brian Ken, perancang arsitektur
Mustofa Ari, insinyur listrik
Qory Ningrum, insinyur sipil
Wiliam Rusdi, spesialis pengendalian kontrol
Biaya
Total anggaran: Rp5.000.000
Jumlah yang dihabiskan: Rp4.750.000
Biaya pemasaran: anggaran Rp2.000.000
Biaya kandidat: anggaran Rp2.200.000
Biaya eksternal lainnya: anggaran Rp550.000
Tantangan
Tantangan terbesar yang kami hadapi adalah mengimplementasikan proses rekrutmen yang formal dan mengembangkan praktik perekrutan yang lebih konsisten. Sepanjang triwulan ini, tim SDM bekerja sama dengan manajer departemen untuk mengoptimalkan sistem yang dapat kami replikasi ke depan untuk menyederhanakan upaya rekrutmen kami.
Saran
Berdasarkan analisis biaya kami pada triwulan ini, kami menyarankan untuk meningkatkan anggaran biaya eksternal menjadi 25.000.000 per triwulan. Kami juga menyarankan untuk mempertahankan anggaran yang sama untuk biaya pemasaran dan biaya kandidat ke depannya. Hal ini dapat membantu kami mengakomodasi fluktuasi biaya berdasarkan kondisi pasar kerja dan jumlah peran yang kami rekrut dalam satu triwulan tertentu.
Ringkasan
Kami berhasil mencapai tujuan perekrutan kami pada triwulan ini dengan mengisi semua lima posisi terbuka dengan kandidat berkualitas. Kami juga berhasil tetap berada di bawah anggaran dan kami telah mempertahankan semua karyawan yang kami rekrut.
Saya harap laporan ini dapat membantu Anda dalam membuat laporan rekrutmen Anda sendiri. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk bertanya.
Baca Juga: Tips Membangun Divisi Rekrutmen Agar Mencapai Target
Permudah Manajemen Rekrutmen dengan Recruitment Software LinovHR
Rekrutmen karyawan merupakan proses penting dalam manajemen sumber daya manusia perusahaan. Proses ini seringkali memakan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, terutama jika dilakukan secara manual.
Untuk mengatasi masalah ini, penggunaan Recruitment Software LinovHR dapat sangat membantu.
Dengan menggunakan Software Rekrutmen LinovHR, perusahaan dapat membuat dan mengelola semua tahapan dalam rekrutmen lebih mudah. Dari tahap manpower planning, dengan menganalisis kebutuhan tenaga kerja perusahaan, menyusun job description.
Setelah itu manpower planning direalisasikan dan lowongan pun bisa langsung dipublikasikan di laman website perusahaan menggunakan fitur Career Website. Tidak sampai situ saja, HR juga bisa mengatur tahapan apa saja yang ada dalam proses rekrutmen, hal ini bisa diatur dalam fitur Stage.
Seluruh kandidat potensial yang telah disaring dapat langsung dimasukkan ke dalam fitur Recruitment & Talent Acquisition.
Software Rekrutmen LinovHR juga menyediakan laporan mengenai jumlah kandidat yang melamar, berapa jumlah kandidat yang lolos dari setiap tahapan. Informasi ini tentu akan membantu Anda dalam menilai seberapa efektif strategi rekrutmen Anda.
Dengan memanfaatkan Software Rekrutmen LinovHR, tidak ada lagi proses rekrutmen yang memakan waktu dan tidak efisien, semua bisa dilakukan dengan ringkas!
Ayo ajukan demo gratis dan dapatkan penawaran menarik dari LinovHR!
