Dalam sebuah proses rekrutmen, kandidat yang melamar tentunya tidak selalu sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan perusahaan.
Untuk menangani hal tersebut, tentunya seorang HR perusahaan harus menuliskan email penolakan terhadap kandidat yang bersangkutan. Hal ini penting untuk dilakukan, selain sebagai bentuk profesionalitas, melakukan hal ini juga berfungsi untuk meningkatkan employer branding perusahaan.
Namun, menuliskan sebuah kalimat penolakan bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah. Selain harus sopan, surat penolakan lamaran kerja juga harus ditulis secara profesional.
Maka dari itu, dalam kesempatan kali ini, LinovHR akan membagikan contoh kalimat penolakan kandidat via email yang wajib diketahui oleh HR perusahaan. Mari kita simak dan cari tahu bersama-sama di sini!
Hal yang Harus Dimasukkan dalam Email Penolakan
Terdapat beberapa hal yang harus tersemat di dalam sebuah email penolakan, di antaranya:
1. ApresiasiÂ
Pastikan bahwa di setiap email penolakan yang perusahaan buat, tersemat sebuah kata “terima kasih”.
Kata tersebut menunjukkan bahwa perusahaan sangat menghargai dan juga mengapresiasi segala usaha dan waktu yang diberikan oleh pelamar dalam menyelesaikan tahap rekrutmen perusahaan.
Selain berguna untuk menjunjung tinggi profesionalitas, apresiasi juga menunjukkan bahwa perusahaan selalu menghargai waktu yang diberikan oleh calon kandidat.
2. Personalisasi
HR perusahaan dapat menggunakan nama depan pelamar dan judul posisi yang dilamarnya. Jika memungkinkan, sertakan juga catatan dari percakapan atau sebutkan atribut positif tertentu yang Anda hargai selama proses rekrutmen berlangsung.
3. Feedback
Berikan feedback atau timbal balik kepada setiap pelamar yang ada. Tujuannya adalah agar pelamar yang bersangkutan dapat mengetahui hal-hal apa saja yang perlu ditingkatkan dan apa yang sudah bagus.
Dilansir dari Indeed survey, 86% pelamar kerja menginginkan feedback atau umpan balik dari perusahaan yang dilamarnya. Ironisnya, hanya 57% orang yang menerimanya.
4. Ajakan untuk Melamar Kembali
Hal terakhir yang harus ada pada setiap email penolakan yaitu ajakan atau imbauan kepada pelamar untuk mencoba dan melamar kembali posisi kosong yang ada di perusahaan ke depannya.
Namun, HR tidak perlu memasukkan bagian ini jika pelamar tersebut tidak memiliki keterampilan yang baik atau memiliki kepribadian yang bertentangan dengan budaya perusahaan.
Contoh Kalimat Penolakan yang Biasa Digunakan HR
Ada beberapa contoh kalimat penolakan yang umum digunakan oleh HR perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan besar, di antaranya:
Baca Juga: Apakah Perlu Memberi Rejection Letter kepada Kandidat?
Direct Rejection
Seringkali HR perusahaan menuliskan email penolakan yang penuh dengan ambiguitas. Artinya, kalimat-kalimat yang tertulis di dalamnya tidak menunjukkan penolakan secara langsung.
Dalam kebanyakan kasus, HR perusahaan merasa takut bahwa kalimat-kalimat yang ditulisnya terkesan sangat kasar, yang mengakibatkan isi dari surat penolakan tersebut menjadi ragu-ragu dan ambigu.
Hal ini tentunya dapat membingungkan kandidat yang membacanya. Terkadang, hal ini bisa memicu terjadinya mispersepsi atau salah tafsir dari kandidat.
Contoh kalimat yang bisa digunakan untuk menyatakan direct rejection adalah:
- Dengan berat hati kami tidak akan melanjutkan lamaran Anda ke proses rekrutmen selanjutnya.
- Kami beritahukan bahwa Saudara tidak lolos dalam proses rekrutmen kali ini.
- We regret to tell you that your application will no longer be taken into consideration as we have moved on to other candidates.
- We are sorry to say that we will not be pursuing your candidacy.
Gratitude
Ungkapkan rasa syukur atau rasa berterima kasih atas usaha dan juga waktu yang diluangkan kandidat terhadap perusahaan Anda.
Mengekspresikan rasa berterima kasih dan mengapresiasi kandidat, dapat mempengaruhi pengalaman positif kandidat terhadap perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan citra positif perusahaan di mata pencari kerja lainnya di luar sana.
Contoh kalimat yang bisa Anda gunakan yaitu:
- Terima kasih telah melamar posisi ini.
- Terima kasih telah meluangkan waktu dan tenaga untuk melamar di perusahaan kami.
- Thank you for applying for this position.
Encouragement
Berikan dorongan pada setiap email penolakan kandidat yang Anda buat. Jika Anda merasa kandidat tersebut dapat menjadi potensi yang baik di masa yang akan datang, maka Anda bisa untuk mendorongnya untuk melamar posisi-posisi baru di masa depan.
Selain itu, jika Anda merasa kandidat tersebut cocok untuk posisi lain di perusahaan, maka Anda dapat mereferensikan kandidat secara langsung untuk melamar posisi tersebut.
Namun, apabila Anda merasa kandidat tersebut tidak akan pernah cocok untuk bekerja di perusahan, maka Anda dapat mengakhirinya dengan kalimat-kalimat yang menggembirakan dan mendorong mood kandidat tersebut.
Contoh kalimat encouragement yaitu:
- Berdasarkan kemampuan yang Saudara miliki, kami menyarankan untuk mendaftarkan diri pada posisi di bidang Marketing. Kami akan mereferensikan Saudara ke pihak terkait.
- Kami sangat terbuka apabila Saudara hendak melamar di posisi lain pada perusahaan ini di waktu mendatang.
- We encourage you to submit an application for any open positions that match your interests and qualifications.
- We would like to retain your resume on file for any future opportunities.
Baca Juga: Contoh Kalimat Imperatif, Sudah Tahu?
Contoh Email Penolakan Kandidat
Berikut contoh email penolakan kandidat yang bisa Anda simak dan ikuti:
Contoh Kalimat Penolakan 1
Selamat Pagi [Nama Kandidat],
Terima kasih telah melamar posisi [nama posisi] di [nama perusahaan]. Kami sangat menghargai minat dan waktu yang Anda berikan pada perusahaan kami.
Namun, kami ingin memberitahukan Anda bahwa kami telah memilih untuk maju bersama kandidat lain untuk posisi ini.
Kami berharap yang terbaik dalam proses pencarian pekerjaan Anda,
Salam,
[Hiring Manager]
Contoh Kalimat Penolakan 2
Selamat Siang [Nama Kandidat],
Terima kasih banyak atas lamaran Anda dan minat Anda pada peluang karir [nama perusahaan].
Namun, setelah pemeriksaan yang panjang dan menyeluruh, kami merasa bahwa kami tidak dalam posisi untuk melanjutkan lamaran Anda. Kami percaya bahwa pengetahuan dan kualifikasi Anda yang luar biasa, dapat membantu Anda menemukan posisi yang sepenuhnya sesuai dengan minat dan tujuan Anda.
Kami berharap yang terbaik untuk masa depan Anda.
Dengan hormat,
[Nama HR Perusahaan]
Baca Juga: Surat Lamaran Kerja Sering Ditolak? Coba Perhatikan 7 Alasan Berikut Ini
Contoh 3
Hai [Nama Kandidat]
Terima kasih banyak telah meluangkan waktu untuk wawancara untuk peran [posisi] di [nama perusahaan]. Saya menerima umpan balik dari wawancara Anda dan sayangnya, kami tidak akan dapat memajukan Anda dalam proses wawancara.
Saya berharap, Saya memiliki berita yang lebih baik, tetapi karena itu, saya sangat menikmati waktu mengobrol dengan Anda. Silakan kirimkan saya undangan di LinkedIn sebagai salah satu cara lain untuk tetap berhubungan untuk peluang di masa depan.
Sementara itu, kami berharap semoga sukses dalam wawancara Anda yang lain dan sisa minggu Anda yang luar biasa,
Terima kasih,
[nama perekrut]
Kelola Proses Rekrutmen Bersama Aplikasi HRD LinovHR
Saat ini menjalankan proses rekrutmen tidaklah sulit, apalagi dengan bantuan Software Rekrutmen seperti dalam Aplikasi HRD LinovHR.
LinovHR adalah platform HRIS yang dapat membantu kerja HR menjadi lebih praktis. Salah satu fitur dalam LinovHR yang dapat diandalkan untuk membantu proses perekrutan karyawan adalah modul recruitment.
Didalam modul rekrutmen terdapat fitur Manpower Planning untuk merencanakan proses perekrutan karyawan lalu ada fitur Stage yang dapat mengelola proses rekrutmen dari penyerahan lamaran, assement hingga proses interview user maupun interview HR.
Masih banyak fitur dari modul rekrutment LinovHR yang dapat dilihat disini
Itulah beberapa contoh kalimat penolakan kandidat via email, yang perlu dan wajib diketahui oleh HR perusahaan. Semoga artikel ini dapat membantu perusahaan Anda untuk berkembang dan semakin profesional, terutama di mata para pelamar di luar sana. Terima kasih.
