Untuk menunjang produktivitas dan efisiensi kerja, karyawan dapat diberikan akses terhadap inventaris perusahaan.
Sarana dan prasarana ini bisa berupa laptop, mouse, keyboard, atau sesederhana pulpen dan pensil.
Untuk mengelola inventaris kantor secara efektif, maka harus disusun daftar inventaris perusahaan guna menghindari hal-hal yang tak diinginkan.
Salah satunya adalah kasus pengambilan inventaris kantor berupa smartphone yang dilakukan mantan karyawan sebuah perusahaan kecantikan yang sempat viral beberapa waktu silam.
Seperti apa contoh daftar inventaris kantor? Dalam artikel LinovHR ini, kita akan mengupas tuntas cara membuat dan mengelolanya dengan mudah.
Pentingnya Membuat Daftar Inventaris Kantor
Membuat daftar inventaris perusahaan adalah suatu tindakan yang sangat penting dalam mengelola aset bisnis. Berikut ini rangkumannya:
1. Manajemen Aset yang Lebih Baik
Dengan mengetahui apa yang dimiliki perusahaan, manajemen dapat mengatur sumber daya dengan lebih efisien.
Mereka dapat memutuskan apakah perlu mengganti peralatan lama, memperbarui software, atau mengetahui siapa yang memegang aset tertentu.
Dengan kata lain, daftar inventaris membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
2. Menghindari Kehilangan dan Pencurian
Daftar inventaris juga membantu dalam mencegah kehilangan dan pencurian aset perusahaan.
Dengan mencatat setiap aset dan memantau perubahan yang terjadi, perusahaan dapat lebih mudah melacak kehilangan atau tindakan pencurian.
Ini dapat mendorong kebijakan keamanan yang lebih baik dan mengurangi risiko kerugian finansial yang signifikan.
3. Memenuhi Persyaratan Pajak dan Hukum
Pemeliharaan daftar inventaris yang akurat juga diperlukan untuk mematuhi persyaratan pajak dan hukum.
Pemerintah biasanya memerlukan laporan aset bisnis, dan memiliki daftar inventaris yang teratur dan terdokumentasi dengan baik dapat membantu dalam hal ini.
Jika perusahaan tidak memenuhi persyaratan ini, bisa menghadapi konsekuensi hukum dan denda pajak yang signifikan.
4. Evaluasi Kinerja dan Pertumbuhan Bisnis
Daftar inventaris perusahaan dapat digunakan sebagai alat evaluasi kinerja bisnis.
Dengan melihat aset yang dimiliki, perusahaan dapat melacak bagaimana daftar aset tumbuh dari waktu ke waktu.
Ini membantu merencanakan pertumbuhan bisnis, mengidentifikasi tren, dan menilai apakah perlu menambahkan investasi aset tertentu untuk memenuhi kebutuhan.
5. Pemantauan Biaya Operasional
Daftar inventaris juga membantu memantau biaya operasional. Perusahaan dapat melihat berapa banyak yang dihabiskan untuk perawatan aset, pengadaan persediaan, atau pembaruan software.
Dengan informasi ini, perusahaan dapat mencari cara untuk mengurangi biaya operasional yang tidak perlu dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih bijak.
Tips Membuat Daftar Inventaris Kantor
Berikut adalah tips yang dapat Anda ikuti untuk mempermudah pembuatan daftar inventaris:
1. Mencatat dan Mengidentifikasi Inventaris
Setiap barang inventaris yang tersedia di perusahaan harus dicatat secara detail.
Dalam hal ini, cobalah berikan nama atau nomor identifikasi yang dapat memudahkan proses pemantauan dan pelacakan.
Jangan lupa juga untuk membuat deskripsi lengkap mengenai masing-masing barang, yang mencakup informasi tentang merek, model, spesifikasi, dan kondisi barang.
2. Menggunakan Sistem Manajemen Inventaris
Seiring dengan perkembangan teknologi, manajemen inventaris akan semakin mudah jika menggunakan sistem digital.
Software atau sistem online akan membantu perusahaan untuk mengelola inventaris dengan lebih terstruktur dan efisien.
3. Mengawasi dan Memelihara Inventaris
Agar kondisi aset tetap optimal, maka diperlukan pengawasan dan pemeliharaan yang baik.
Karena itu, tetapkanlah tim yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan memelihara daftar inventaris kantor dengan tepat.
Ini termasuk juga melakukan perawatan rutin, mengecek kondisi barang secara berkala, hingga melakukan perbaikan bagi barang yang rusak.
4. Evaluasi Daftar Inventaris Perusahaan
Untuk memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan terkait pengelolaan inventaris, buatlah penilaian pada setiap barang.
Tujuannya tak lain untuk mengetahui nilai aset karena ini dapat berubah karena berbagai faktor, seperti depresiasi dan peningkatan nilai.
Dengan ini, manajemen dapat mempertimbangkan apakah perlu diadakan perbaikan, pengadaan barang yang baru, atau pensiun aset yang sudah usang.
5. Membuat Laporan dan Analisis Aset
Pembuatan laporan dan analisis aset sangatlah penting karena menjadi dokumentasi daftar inventaris perusahaan.
Laporan ini harus mencantumkan informasi mengenai status inventaris, perubahan terbaru, dan kinerjanya.
Baca Juga: Inventory Management: Definisi, Fungsi, dan Manfaatnya untuk Perusahaan
Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor
Pembuatan daftar inventaris dapat dilakukan baik secara manual maupun digital.
Dalam metode manual, data dikumpulkan dalam satu buku, sementara dalam metode digital, komputer dan aplikasi seperti Microsoft Excel bisa digunakan.
Berikut ini langkah-langkah cara membuat daftar inventaris yang efektif:
1. Membuat Format Tabel
Tahap pertama adalah membuat format tabel agar proses pembuatan daftar inventaris menjadi lebih mudah.
Pada umumnya, tabel dibuat menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel.
Bagi yang memilih metode manual, buku folio yang lebih besar dapat digunakan untuk menciptakan tabel yang lebih luas.
2. Menyertakan Informasi yang Dibutuhkan
Informasi yang dimasukkan ke dalam daftar inventaris harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Ini mencakup nama barang, jumlah, kategori, harga, status, dan detail lainnya yang relevan dengan bisnis.
3. Mengalokasikan Waktu Khusus
Proses pembuatan daftar inventaris membutuhkan waktu yang cukup dan perhatian khusus.
Jika memungkinkan, tugas ini dapat diberikan kepada pegawai yang jujur, teliti, dan berintegritas tinggi.
Pemilihan pegawai yang tepat penting untuk mencegah potensi penyelewengan atau ketidakjujuran yang dapat merugikan perusahaan.
Contoh Daftar Inventaris Kantor
Daftar inventaris kantor biasanya dibuat menggunakan Microsoft Excel dengan format seperti gambar di bawah ini.
Namun yang perlu dipahami, formatnya sendiri dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan membuat ini, perusahaan dapat melihat dan mengelola daftar inventaris dengan mudah.
Kelola Daftar Inventaris Kantor dengan Software HRIS LinovHR
Agar produktivitas karyawan tetap terjaga dengan baik, maka perusahaan dapat menyediakan sejumlah barang inventaris untuk menunjang pekerjaan.
Untuk memastikan aset tetap aman dan terpelihara dengan baik, perusahaan harus melakukan manajemen daftar inventaris secara efektif.
Namun, menggunakan cara manual dalam mengelola inventaris akan memakan waktu dan tenaga, sehingga berisiko tidak berjalan dengan efisien.
Salah satu metode terbaik untuk mempermudah manajemen inventaris perusahaan adalah dengan menggunakan Software HRIS LinovHR.
Di dalam software tersebut terdapat Modul Personnel Administration yang mampu mengelola informasi terkait aset perusahaan yang diberikan kepada karyawan secara efektif dan efisien.
Dengan modul ini, manajemen HR perusahaan dapat mengelola data karyawan dengan rinci, sehingga mengurangi potensi kesalahan dalam penginputan atau pencatatan data.
Melakukan pencatatan secara detail mengenai barang-barang yang dipinjamkan kepada karyawan juga bertujuan agar perusahaan dapat memelihara barang inventaris secara rutin.
Ini juga mendorong karyawan agar memiliki rasa tanggung jawab dalam mengelola barang inventaris tersebut dengan baik.
Tunggu apalagi, segera ajukan demo gratis sekarang dan dapatkan penawaran menariknya!
