Dari sekian banyaknya perusahaan yang ada saat ini, baik itu perusahaan skala kecil hingga besar masing-masing memiliki sistem penggajiannya sendiri.
Meskipun perusahaan berskala kecil bisa menggaji karyawannya dengan sistem manual, namun sebagian besar perusahaan sekarang sudah melakukan computerized payroll.
Sistem penggajian yang terkomputerisasi secara otomatis dapat menghitung dan mencetak slip gaji yang di dalamnya terdapat informasi besaran gaji, potongan dan pajak.
Sistem penggajian ini dapat menghasilkan perubahan positif, menghemat waktu dalam memproduksi dan memperbarui jurnal serta catatan penggajian.
Untuk lebih jelas, mari kita simak pembahasan mengenai computerized payroll system dari LinovHR berikut ini.
Mengenal Arti Computerized Payroll
Computerized payroll adalah sistem yang terdiri dari serangkaian program perangkat lunak yang dapat menghitung proses gaji dari data karyawan, seperti kehadiran, jabatan, dan sebagainya.
Software ini biasanya berisi formula yang dapat menginput data dan menghitung jumlah gaji kotor serta gaji bersih. Kemudian untuk kerahasiaan data beserta informasinya, software payroll ini memiliki keamanan yang terjamin.
Berapapun skala perusahaan yang Anda pimpin, penerapan sistem computerized payroll mampu menciptakan efisiensi karena seluruh data dapat disimpan, diatur, dan dikelola secara digitalisasi.
Dengan begitu, Anda dan staf HRD bisa terbantu untuk melacak kinerja karyawan, data kehadiran, dan bonus.
Baca Juga: Payroll Confidentiality: Privasi Data Penggajian Karyawan
Fungsi Computerized Payroll
Computerized payroll memiliki sistem yang berfungsi hampir sama dengan cara penggajian manual. Namun, penyimpanan data, seperti nama, alamat, nomor jaminan sosial, tingkat gaji serta tunjangan karyawan dilakukan satu kali secara digital dan sisanya otomatis.
Dengan sistem penggajian elektronik, Anda dapat memisahkan jam kerja reguler dari lembur sehingga Anda dapat menghitung angka-angka yang berbeda dan melakukan pemotongan pajak.
Cara ini juga menghindari dari kesalahan perhitungan yang terkadang terjadi dengan sistem penggajian manual.
Fungsi lainnya yakni menghasilkan laporan upah secara tahunan maupun triwulan, laporan pajak, laporan pemotongan, laporan penggajian, hingga proses penggajian. Hal ini tentu akan memudahkan bagi manajemen untuk membuat laporannya dalam waktu yang lebih cepat.
Keunggulan Menggunakan Computerized Payroll
Sudah jelas bahwa computerized payroll mengotomatiskan banyak fungsi, yang mampu menghemat waktu dan sumber daya. Lalu apa keuntungan yang didapatkan dari penggunaan software penggajian? Berikut ini ulasannya:
- Sistem komputerisasi membuat penyimpanan data dan penghitungan gaji tetap terorganisir. Sehingga Anda bisa mengakses dan memperbaruinya secara digitalisasi sesuai kebutuhan.
- Sistem komputerisasi payroll akan secara otomatis menghitung angka-angka upah karyawan berdasarkan data yang sudah diinput. Meskipun beberapa data harus dikumpulkan dan dimasukkan secara manual, seperti informasi perekrutan.
- Sejumlah software penggajian juga dapat diintegrasikan dengan fungsi pencatatan lainnya, seperti absensi.
- Dengan proses yang terdigitalisasi akan mengurangi tingkat kesalahan karena sebagian besar dilakukan oleh sistem.
Baca Juga: Menentukan Sistem Payroll yang Baik untuk Perusahaan
Fitur Penting dalam Payroll Terkomputerisasi
Pada dasarnya setiap perangkat lunak computerized payroll diatur secara berbeda berdasarkan fungsinya. Namun, meski berbeda ada beberapa fitur utama yang jadi kebutuhan dalam penggunaannya, yaitu:
-
Database
Perangkat lunak payroll harusnya dapat terintegrasi dengan database yang menjadi dasarnya. Database ini berisi catatan karyawan, jam kerja, komisi, dan informasi terkait lainnya.
Ketika perangkat lunak menghasilkan transaksi setoran langsung, maka perangkat akan menambahkan catatan tersebut ke tabel pembayaran dalam database.
Di dalam database sendiri sudah tersedia fitur keamanan untuk mencegah adanya kebocoran data atau hack dari oknum yang tidak bertanggung jawab.
-
Report dan Form
Perangkat lunak dalam sistem payroll juga harus memiliki fitur yang bisa menghasilkan berbagai laporan untuk manajemen, seperti total pengeluaran penggajian mingguan atau bulanan, hingga jam kerja. Selain mencetak slip gaji, sistem ini dapat terdapat formulir untuk laporan pajak penghasilan karyawan.
-
Pencairan Bank Langsung
Fitur ini memudahkan dalam pembayaran gaji bulanan yang bisa langsung masuk ke rekening karyawan. Ini akan menghemat waktu bekerja staf HRD karena tidak butuh mengeluarkan cek kertas, dan mengurangi risiko apabila cek hilang.
-
Pengarsipan dan Hitung Pajak
Computerized payroll system harus mampu mengisi formulir pajak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Ditambah lagi dengan adanya dukungan pengarsipan otomatis akan membantu staf HRD untuk memastikan bahwa pajak perusahaan dan juga karyawan sudah diajukan tepat waktu.
-
Employee Self Service
Employee self service atau ESS ini merupakan fitur yang ada dalam perangkat lunak payroll untuk memudahkan karyawan mengakses data sendiri. Selain itu, karyawan juga bisa melihat kuota cuti yang dimiliki dan dengan mudah mengakses slip gaji.
Dalam fitur ESS, karyawan juga bisa mengajukan cuti, atau izin dengan mudah secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan dulu kepada HRD.
Computerized Payroll Software LinovHR, Pilihan Utama Pengelolaan Payroll
Computerized payroll bisa menjadi pilihan tepat bila perusahaan ingin mempersingkat proses penggajian yang selama ini dikenal memakan waktu. Bagaimana tidak, proses penggajian menyangkut hak-hak karyawan, tentu saja harus dilakukan penuh ketelitian jangan sampai ada salah hitung apalagi salah transfer.
Penggunaan komputerisasi sistem penggajian tentu akan memudahkan divisi payroll dalam memproses penggajian seluruh karyawan. Semua komponen penggajian bisa dilakukan dengan otomatis.
Divisi payroll juga tidak perlu takut lagi dengan salah hitung karena proses perhitungan akan dilakukan dengan software.
Saat ini sudah banyak vendor yang menyediakan computerized payroll, tapi pastikan Anda hanya memilih yang benar-benar bisa menjawab kebutuhan perusahaan Anda. Untuk pilihan softwarenya, Anda bisa mengandalkan software payroll LinovHR yang memiliki kelima fitur utama di atas.
Software payroll LinovHR memiliki fitur untuk menyimpan database penggajian mulai dari nomor rekening, tanggal penggajian, komponen penggajian dan lainnya. Ada juga fitur Tax Calculator yang memungkinkan Anda untuk menghitung berapa pajak yang mesti dibayar karyawan.
Dengan menggunakan fitur software payroll yang disediakan LinovHR, Anda bisa menghemat waktu dalam proses perhitungan gaji karyawan yang tepat dan akurat. Sebab, selain proses penggajian dan pengajuan pajak otomatis, LinovHR bisa meningkatkan proses penghitungan penggajian karyawan Anda.
Tertarik mencoba software payroll LinovHR? Isi formnya untuk menjadwalkan demonya dengan tim ahli kami. Mumpung ada promo menarik, jangan sampai ketinggalan!
